Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

Возьмем меньший по своим масштабам пример, одну из функций организации – найм и постановку на посты новых сотрудников, и рассмотрим последовательность необходимых для этого функций. Чтобы получить продуктивных сотрудников, появление которых в компании увеличит ее объем производства и в конечном итоге – прибыль, необходимо последовательно выполнять следующие функции:

• составлять и размещать в интернете и газетах объявления о найме в тех местах, где их могут найти потенциальные кандидаты;

• обрабатывать входящие резюме, оценивать их с точки зрения установленных в компании требований, отбирать подходящих кандидатов и правильно отказывать неподходящим;

• приглашать кандидатов на интервью, проводить эти интервью, чтобы выбрать лучших для работы в компании;

• инструктировать нанятых, проводить их через испытательный срок, чтобы окончательно убедиться в правильности выбора;

• оформлять все необходимые официальные документы и передавать сотрудников руководителям подразделений.

Если мы посмотрим на эту последовательность действий, то обнаружим, что в ней присутствуют только «делать» и «иметь». Составляющая «быть» упущена, а это означает, как мы уже рассмотрели раньше, что придется прилагать слишком много усилий, чтобы добиться нужного результата. При этом опыт подсказывает, что эту разумную и довольно простую последовательность действий не так-то легко соблюсти, чтобы получить хороших сотрудников. Когда эти функции выполняет менеджер небольшой компании, у него возникают сложности практически на каждом из описанных шагов. Во-первых, почему-то не так много желающих прислать свое резюме в компанию, во-вторых, самые способные кандидаты почему-то исчезают из виду после того, как прошли интервью. Во время прохождения испытательного срока куда-то пропадают стажеры, а большая часть из них не может справиться с порученной работой.

Причина этих сложностей во многом предопределена тем, что отсутствуют функции, соответствующие «быть». Для функции найма бытийностью будет являться точный план, описывающий то, как в идеале должна выглядеть организация работы, как последовательно ей нужно расширяться, в каком порядке посты оргсхемы следует наполнять людьми. То есть человеку, отвечающему в компании за персонал, необходимо иметь ясное представление о том, как в идеале должны выглядеть процессы компании и как они выглядят сейчас, у него должен быть план, как приводить компанию с точки зрения наличия персонала к такой идеальной картине. Для этого нужно планировать, исследовать, наблюдать за тем, что происходит в компании. Чтобы успешно нанять подходящего сотрудника, должно быть ясное представление о его обязанностях, а для этого необходимо иметь хорошее описание его работы. Наличие такого описания поможет потом быстро поставить человека на пост. Но самое первое, с чего начинаются эти функции, – решение о том, что именно человек, который занимается наймом, отвечает за то, чтобы каждый нанятый сотрудник увеличивал общую эффективность работы. Интересно, что даже принятие такого решения можно отнести к обязанностям этого сотрудника. Поэтому стоит к перечисленным функциям в самое начало этого списка добавить:

• принять решение о том, что именно вы, и никто другой в компании, обеспечиваете ее продуктивными сотрудниками, наполняя компанию людьми разумно, чтобы каждый новый сотрудник улучшал общие результаты;

• постоянно осуществлять анализ потока производства организации, чтобы выявлять те места, где нехватка рабочих рук создает заторы в развитии;

• разработать квалификационные требования к нанимаемому персоналу, чтобы точно знать критерии, кто подойдет для этой работы, а кто нет;

• создать привлекательные с точки зрения квалифицированных сотрудников рабочие места и условия работы в целом, а также материалы, создающие привлекательность компании.

Возможно, вы возразите, что обычно это не относится к функциям человека, отвечающего за персонал. Но правда в том, что, даже если это так, кто-то все равно должен эти функции выполнять.

Если известна точная последовательность функций, можно для каждой из них сформулировать ЦКП, определить статистику для количественного измерения. В зависимости от размеров компании за все эти функции может отвечать один человек или целое подразделение. Понимание функций позволяет распределить их между отдельными сотрудниками и легко контролировать уровень производства каждой из них. С ростом компании, когда на выполнение какой-то функции будет требоваться больше времени, возникнет необходимость назначения отдельного специалиста; это позволяет осуществлять эффективное расширение.