Александр Высоцкий - Оргсхема. Как разработать структуру компании

В некоторых компаниях важной составляющей технологии работы является система автоматизации; в ряде случаев программные продукты – основа технологии компании. Например, в интернет-магазинах, кол-центрах, торговых компаниях, осуществляющих массовое обслуживание клиентов по телефону, программное обеспечение представляет собой важнейшую составляющую технологических ноу-хау. Или когда создается сеть аптек, то система автоматизации продаж и закупок, которая позволяет прогнозировать продажи, формировать заказы на закупку и дает данные о деятельности руководителям, является основной составляющей технологии. В данном случае разработка и совершенствование этого программного продукта, его поддержание в рабочем состоянии относятся к функциям этой службы или отдельной службы в 21-м отделе.

И, конечно, эта служба осуществляет надзор за применением технологии, используя командные линии, она добивается, чтобы не было отклонений. Людям свойственно проявлять творчество, часто в процессе работы они находят великолепные решения, которые позволяют усовершенствовать технологию. Иногда в попытках улучшить они что-то меняют или упрощают, не понимая, как это повлияет на результаты всей компании. Чтобы творчество приносило пользу, им необходимо управлять. Каждая идея по совершенствованию технологии должна быть рассмотрена службой и, если она действительно хороша, вознаграждена.

ЦКП службы: хорошо описанная, эффективная технология, которая без искажений применяется всеми подразделениями компании.

Служба построения – анализирует процессы компании, разрабатывает и совершенствует инструменты управления, внедряет новые инструменты, осуществляет надзор за применением, ставит на посты высших руководителей компании.

Одно из первых действий службы – найм высших руководителей и создание отделения Построения; это дает возможность поддерживать все внедренные инструменты и получать все необходимые данные для их совершенствования.

Данная служба разрабатывает план, описывающий последовательность построения компании: в какой последовательности должна заполняться организующая схема, должны создаваться новые подразделения и рабочие места, чтобы это приводило к повышению дохода. Оперативную деятельность по найму и введению в должности осуществляет отделение Построения, а Служба построения должна осуществлять надзор, чтобы с увеличением количества сотрудников росли и заработные платы, и прибыль, а также найм топ-менеджеров компании и ключевых специалистов.

Высокая заработная плата сотрудников – очень важный продукт, так как построение имеет непосредственное отношение к сотрудникам, и, осуществляя построение, мы заинтересованы в его долгосрочности, а она зависит от того, насколько сотрудники довольны предоставляемым обменом. Если компетентность исполнителей и эффективность работы растут, должна расти и заработная плата.

ЦКП службы: применяемые в компании эффективные инструменты управления, которые приводят к повышению дохода и средней заработной платы.

Служба финансов и ценных активов – разрабатывает и внедряет систему финансового планирования, полноценный долгосрочный бюджет, на еженедельной основе осуществляет надзор за финансовой деятельностью компании, обеспечивает правильное обращение с недвижимостью и ценными активами компании, формирует резервные фонды.

Руководитель этой службы отвечает за еженедельную проверку финансового планирования, которое проводят руководители компании, он является тем, кто окончательно одобряет еженедельное предложение по распределению средств, после чего Финансовое отделение имеет возможность осуществлять одобренные расходы. Он отвечает за то, чтобы финансовая деятельность полностью соответствовала долгосрочному бюджету и политике, а обращение с деньгами приводило к увеличению дохода и поддержанию платежеспособности компании.

К обязанностям этой службы относится качественное обслуживание и обновление принадлежащих компании зданий, дорогостоящего оборудования и имущества, чтобы в результате эти активы не утрачивали своей ценности.

Любой компании нужны денежные резервы, которые являются инструментом для того, чтобы справиться с внезапно возникшими угрозами деятельности или чтобы осуществить какой-то проект по развитию, который невозможно финансировать из текущего дохода. Размер необходимых денежных резервов должен быть такой, чтобы в случае кризиса или каких-то значительных проблем, приводящих к остановке деятельности, компания могла покрывать свои основные расходы как минимум в течение нескольких месяцев.