Рэндалл Инглунд - Руководитель проектов. Все навыки, необходимые для работы

Вот если бы он только мог понять, почему у него такое странное имя…

Фокусник закончил свое выступление под громкие аплодисменты. Промен нанял его, чтобы отметить завершение того периода, который стали называть Фазой один проекта. На вечеринку пригласили всех участников проекта со всей компании. Дворик ресторана в тени деревьев был отличным местом для отдыха, в небе ярко светило солнце.

Промен улыбнулся, вспоминая о знакомстве с фокусником. Они отредактировали выступление, чтобы сделать его забавным и запоминающимся. Придумали шутку по поводу упрямой проблемы номер 105 — о ней упоминалось несколько раз за время выступления. «ПРОБЛЕМА 105» было написано на рулоне туалетной бумаги, которой потом обернули руководителя, принимавшего окончательное решение. Смех воодушевлял.

Промен сосредоточился на процессе. Несмотря на атмосферу торжества, он чувствовал, что сделать предстоит еще многое. Конечно, покоя ждать не приходится. Тяжелая работа, долгие часы в офисе, напряженное общение измучили всех. Но впереди еще много задач, которые придется решить до того, как платформу можно будет представить на рынке.

Позже, когда собрался совет руководителей учебных отделов всей организации, они обсудили Фазу один и заговорили о предстоящей работе.

— Что нам от вас нужно, — сказала Тони, возвращаясь к своей роли инициатора, — так это новый набор приоритетов. Мы должны продолжать работать над задачами. Мы многому научились за прошедшие несколько месяцев, и это поможет работать более упорядоченно. Но нам требуется ваша поддержка.

Тони знала, что восторг не может быть вечным и люди скоро начнут расходовать свою энергию на собственные текущие проблемы, если не сконцентрировать их на больших задачах, которые касаются всех.

Ретроспективный обзор программы, занявший целый день, описывал полученные уроки. Крэйг зафиксировал данные, которые показывали, сколько времени ушло на каждую задачу. Он провел корреляцию между затраченным временем и тем, насколько сложной была каждая задача. Затем рассортировал по степени сложности оставшиеся. Данные также показали, что, хотя миссией программы было решить 100 задач, на самом деле к концу фазы их набралось 120: пришлось уточнять некоторые технические вопросы, чтобы завершить более крупные разделы. Промен беспокоился об этом расширении масштабов работы, но технические эксперты уверяли, что дополнительные задачи действительно являлись необходимой частью работы.

Другие темы, затронутые во время длительного совещания, касались сложностей коммуникации, обучения лидеров групп менеджменту проектов, процесса передачи задач на более высокий уровень и процесса составления расписания, который был полезным, но подлежал улучшению теперь, когда появились ретроспективные данные.

Промен почувствовал, что это его шанс.

— Я могу провести короткий семинар по менеджменту проектов для лидеров учебных групп. Это поможет всем разобраться в этапах процесса. Получив отзывы, я заново создам основное расписание, но на этот раз мы добавим на 20 % больше работы. Мы можем активнее применять онлайн-технологии, чтобы размещать предложения и отвечать на них. Я сам могу руководить одной из учебных групп.

Когда он показал этот план спонсору, она спросила:

— Почему вы показываете мне 60 вопросов? Я думала, что совет одобрил работу только над 50.

— Мы и начнем с 50. Однако опыт показывает, что работа всегда увеличивается на 20 %, — объяснил Промен. — Мы включили это расширение в план программы. Это поможет нам избежать сюрпризов, и мы сможем идти по графику.

— Я не уверена в этом, но ладно. Вы убеждены, что сможете руководить учебной группой?

Промен подтвердил это без колебаний. Он немного беспокоился о том, поймет ли технический жаргон, но знал, что его роль — добиваться прогресса и результатов, а не решать проблемы самостоятельно.

Запуск Фазы два и быстрый прогресс в последующие недели шли в точности как представлял себе Промен. Обучение, план коммуникаций, доклады, отслеживание и дискуссии были крайне продуктивными. И действительно, всплыли непредвиденные задачи. Как и в прошлом, пришлось совместно решать некоторые новые вопросы. Но на этот раз их включили в расписание, так что работа шла по графику.

И он снова расшифровал код! Промен узнал, что полноценное расписание может включить в себя много неизведанных проблем в высокотехнологическом окружении. Он узнал, что нужно обучить людей процессу менеджмента проектов, использовать в новой среде исторические данные, найти уверенного лидера, добиться и удерживать поддержку процесса руководством, быть гибким и постоянно находить инновации. Он узнал, что план следует продать всем ключевым заинтересованным лицам и усердно вести переговоры. А затем — отпраздновать успех и поделиться обратной связью.