Владимир Морыженков - Расходы Банка России. Целесообразность, контроль и аудит

До внедрения новой технологии управления затратами, в банке велось годовое планирование хозяйственных бюджетов с ежеквартальными корректировками. В процессе участвовали сметообразующие подразделения, отвечающие за формирование сметы на основании заявок потребляющих подразделений. Для планирования использовались привычные Excel-таблицы. Планы в Excel-формате подразделения пересылали в Департамент финансового планирования и контроллинга, где проходил контроль и утверждение. Согласование платежей осуществлялось на бумажных носителях-оригиналах или копиях документов, что, с учетом территориального распределения подразделений головного офиса, значительно замедляло процесс.

Для создания годовых бюджетных планов с детализацией по месяцам сметообразующие подразделения вводят плановые значения по статьям бюджетов в специальные Excel-шаблоны, данные из которых импортируются в систему. Сводный годовой бюджет формируется за счет консолидации бюджетов подразделений с внесением необходимых корректировок. При исполнении сметы подразделения банка, инициирующие расход, создают в системе электронный документ, распоряжение на платеж, и прикладывают к нему отсканированные оригиналы счета, договора, акта и другие документы, подтверждающие основание платежа. Потребляющее подразделение вводит заявку или распоряжение на платеж в систему с помощью клиентского приложения или на специализированном веб-сайте. В системе каждый документ проходит цепочку согласований, необходимых для данного платежа и предписанных циклом документооборота. Система позволяет максимально гибко настроить разнообразные цепочки согласований в зависимости от пройденных этапов, выполненных действий и значений атрибутов документа: сумма, статья бюджета, подразделение-инициатор, номер договора. В процессе согласования документы визирует руководитель сметообразующего подразделения, ответственный за данный расход, бюджетный контролер, куратор, налоговый контролер (в случаях, когда банк выступает налоговым агентом по уплате налога) и бухгалтерия. При визировании осуществляется контроль на соответствие платежа запланированным лимитам (функция бюджетного контролера).

Расходы, которые не были учтены в бюджете, проходят отдельную цепочку согласования с дополнительными этапами подписи начальника Департамента финансового планирования или Председателя Правления. Эти ответственные лица могут принять решение об оплате из резерва или отклонить платеж.

Оплата распоряжений осуществляется в АБС банка. Для этого распоряжения с визами «к оплате» выгружаются из системы в АБС, где на их основании формируются документы оплаты. Регулярно из АБС выгружается файл с данными по оплаченным документам, который автоматически загружается в систему. На основании этих данных в системе формируется проводка совершенных платежей по статьям фактической сметы.

По данным плановой и фактической сметы формируется ряд план-факт отчетов, с помощью которых руководство может контролировать исполнение бюджета. Также в системе присутствует интерфейс анализа бюджета. Пользователь может просматривать как фактические платежи (признаваемые по кассовому методу в разрезе дат оплаты), так и расходы (признаваемые по методу начисления), в случае если они отнесены на период, отличный от периода фактической оплаты. Например, если банк оплачивает аренду помещений за год со 100 % предоплатой, за период начисления расхода принимается год, в течение которого банк будет пользоваться арендованными оплаченными площадями.

Контроль над фактическими расходами осуществляется с помощью отчета «Исполнение БХР по периоду» (по сметообразующему или по потребляющему подразделению), где фактические данные отображены по методу ежемесячного начисления расходов. Данный отчет позволяет оценить реальные расходы каждого подразделения. Отчеты «Исполнение сметы БХР» и «Исполнение сметы БХР, помесячно» позволяют сравнить плановые и фактические значения расходов любого подразделения или всего банка. Первый предназначен для поквартального, а второй – для помесячного план-факт анализа. С помощью этих двух отчетов можно рассчитать процент выполнения бюджета, отклонение от него и определить, какая часть расходов заимствована из резервного фонда [11].

Необходимо исследовать официальные источники, которые содержат информацию о процессе финансового планирования в Банке России (см. табл. 3.1).