Виктор Шейнов - Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть

Секретарь – ваш главный помощник. Будучи профессионалом своего дела, он экономит до 30 % рабочего времени шефа. Такой специалист умеет переадресовать значительную часть документов, звонков и посетителей на более низкий уровень управления и может снять многие вопросы своими квалифицированными ответами.

Чтобы создать условия для эффективной работы секретаря:

1. Обучите его или пригласите истинного профессионала. [5]

2. Приобщите секретаря к вашей системе использования времени.

Секретарь должен быть постоянно в курсе того, где находится, над чем работает в данную минуту и что собирается делать в ближайшее время его руководитель. Это союзник, который разделяет взгляды шефа на приоритетность и важность дел, а потому никогда не позволит оторвать его от них непрошеными визитами и звонками.

С секретарем следует обсуждать свой рабочий график, ему нужно объяснять детали и посвящать во все тонкости. Чем более информирован ваш секретарь, тем больше пользы он способен принести. Квалифицированный секретарь может принимать решения по некоторым вопросам самостоятельно, не отнимая вашего времени.

Этого можно добиться, соблюдая одно условие: постоянное общение со своим секретарем. В противном случае вам не на кого будет жаловаться, если, вернувшись из командировки, вы обнаружите горы документов у себя на столе, переполненную электронную почту и раскалившийся докрасна телефон.

Внимательно прислушивайтесь к тому, что предлагает ваш помощник Многие его советы окажутся для вас полезными.

Поощряйте хорошую работу секретаря, сделайте так, чтобы ваши отношения стали по-настоящему деловыми и одновременно дружескими и доверительными. И тогда секретарь сможет защитить вас от многих зол.

Примеры делегирования служебных функций приведены выше. По-другому обстоит дело с семейными обязанностями. Они довольно однообразны: закупка продуктов, приготовление пищи, наведение порядка, уборка квартиры, вынос мусора, стирка и глажение белья, занятия с детьми. Многие из этих дел, традиционно считающихся женскими, хозяйка дома вполне может передавать мужу и детям. Супруг в состоянии выполнить любую домашнюю работу. Но, как правило, не хочет этого делать, чему способствует устоявшееся распределение ролей в семье (с которым многие женщины, особенно молодые, сегодня не согласны), а также использование многими мужчинами манипуляции по типу «дитя в семье». [6]

Процесс делегирования можно разбить на три этапа:

1. Постановка задачи.

2. Обеспечение доступности для обращений за помощью и консультациями.

3. Оценка конечного результата.

1. Постановка задачи.

Людям особенно нравится помогать другим, когда они чувствуют, что своими усилиями вносят ценный вклад в общее дело. Делегируя какую-либо функцию, объясняйте исполнителю, какой важный вклад его работа вносит в коллективный успех.

Расскажите помощникам, в чем состоит их задача, точно ее сформулируйте, но не давайте детальных инструкций и предписаний относительно того, каким образом они обязаны ее выполнять. Доведите до сведения сотрудников лишь общие правила и пожелания. Вам может быть трудно отказаться от мысли сделать все по-своему. Но гордость, которую ваш помощник будет испытывать за собственную работу, и время, которое вы сэкономите для себя, того стоят.

Поощряйте творческий подход и самостоятельное мышление в каждом из членов команды. Если вы не оставляете людям достаточно пространства, от этого страдают все. Вашим сотрудникам кажется, что с ними обращаются как с прислугой, а вы лишаетесь проявлений инициативы и притока новых идей.

Если вы поручаете задачу человеку не столь опытному, как вы, его свежий взгляд и непривычный подход могут решить гораздо больше проблем, чем вы думаете.

Приведу пример из своей практики.

Менеджер нанял студента-практиканта для ввода в свою программу управления деловыми контактами информации, поступившей на веб-сайт. Это кропотливая, нудная работа, и студент нашел утилиту под названием Web Grabber, которая ускорила процесс более чем в 10 раз. В результате вновь подтвердилась мысль: если вы делегируете что-либо человеку, равному себе по квалификации, или специалисту-эксперту, их подход может кое-чему научить вас самих.

Убедитесь, что вы точно оцениваете время, необходимое для выполнения задачи. На какой период вы занимаете сотрудников этой работой? Как эти задачи вписываются в их текущий график? Установите для них дедлайн и оставьте достаточный резерв – если сделанная работа будет нуждаться в исправлениях или улучшениях, у вас будет время на это, прежде чем наступит действительно крайний срок.