Виктор Шейнов - Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть

Как правило, подобного рода услуги оказывают все крупные библиотеки и информационные центры.

Установлено, что около 90 % плодотворных идей возникает при контакте мнений. Этим объясняется распространенность такой коллективной формы поиска решений, как совещание.

Совещания – один из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности. Ведь совещаются обычно руководители, то есть наиболее высокооплачиваемые работники. При этом имеются скрытые потери, связанные со временем на сбор участников, дроблением рабочего дня. Большинство чрезвычайных происшествий происходит во время отсутствия руководителя на своем рабочем месте. Некоторых работников совещания расхолаживают.

Вторая проблема состоит в том, что зачастую совещания оказываются неэффективными. Например, в США, по оценкам специалистов, 90 % совещаний не достигают цели. И у нас дело обстоит не лучше.

Сюда же примыкает проблема размывания ответственности за принимаемые решения, так как некоторые руководители рассматривают совещания в качестве коллективного способа ухода от персональной ответственности, что наносит немалый вред.

Время – деньги.Организаторы производства и управления в разных странах озабочены указанными проблемами. В США, чтобы сократить длительность совещаний, нередко применяется такой способ: в комнате для собраний устанавливают электронное табло, показывающее текущую длительность заседания и его стоимость нарастающим итогом (показания меняются ежеминутно). Подобное напоминание хорошо действует на деловых людей, умеющих считать деньги, и в результате темп и эффективность совещаний возрастают.

Некоторые компании копируют метод проведения совещаний компании Xerox – собрания без стульев. Встречи проводят стоя, начиная и заканчивая по звонку, независимо от любых обстоятельств.

Сокращение числа совещаний.Другой путь экономии времени – сокращение количества совещаний. Так, в Японии используется прием, называемый «кингсё»: предварительно собираются письменные отзывы о проекте решения. Это позволяет руководству проработать вопрос без проведения совещания или организовать встречу с очень узким кругом лиц, требующую меньших затрат. Похожий прием применялся еще в первые годы советской власти и назывался «пустить вкруговую», так что кингсё – не оригинальное японское изобретение, а, можно сказать, полезное заимствование из отечественной практики.

Если вы работаете с зарубежными партнерами, то для участия в совещаниях сегодня необязательно лететь через полмира. Видеоконференции онлайн экономят массу времени при сравнительно небольших затратах.

Существуют также технические возможности для проведения конференций по телефону с громкой связью, селектору.

Экономьте время на совещаниях

Совещания станут менее продолжительными и более эффективными при выполнении, в частности, следующих условий:

• цели совещания сформулированы конкретно, а повестка доведена до всех участников заблаговременно;

• круг участников – по возможности минимальный;

• вместо приглашенного руководителя разрешено участвовать его заместителю (или специалисту), компетентному в рассматриваемом вопросе;

• заранее определена общая продолжительность совещания и отведено время на рассмотрение каждого вопроса;

• назначены ответственные за подготовку и обсуждение каждого вопроса повестки;

• участники заранее ознакомлены с подготовленными проектами решений по всем обсуждаемым вопросам;

• вопросы, оказавшиеся неподготовленными, снимаются с повестки, ответственному за вопрос лицу выносится замечание;

• председательствующий строго следит за регламентом, не допускает отклонений от темы, обеспечивает активность участников.

Неподготовленные совещания, как правило, не имеют эффективности. Поэтому, чтобы сократить их длительность и повысить результативность, не следует жалеть сил на их подготовку.

Цель совещанияявляется «началом всех начал». Чем конкретнее сформулированы цели, тем больше надежды на продуктивность. Напротив, расплывчатая формулировка («Обсудить состояние вопроса», «О переподготовке кадров», «О разработке плана», «О методах руководства коллективом» и т. п.) не акцентирует внимание ни на чем определенном. На многих совещаниях участники никак не могут договориться, обсуждая разные аспекты одной проблемы.