Виктор Шейнов - Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть

• Не тратьте время на споры! Если точка зрения оппонента не вредит делу, то он, в конце концов, имеет на нее право. Мы нередко пускаемся в споры по какому-то второстепенному вопросу лишь для того, чтобы почувствовать вкус победы. Стоит ли это затраченного времени и сил? Не лучше ли направить их на пользу делу? Тем более что побежденные редко благодарны своим победителям – скорее наоборот.

• Вносите сведения о встречах и других обязательных мероприятиях в свой ежедневник или органайзер немедленно по достижении соответствующей договоренности. В начале года заполняйте ежедневник максимальным объемом уже известной вам информации (включая праздники, дни рождения тех, кого вы будете поздравлять).

• После встречи записывайте на обратной стороне визитки, которую вам вручили, полезную информацию. Данные сведения будут весьма кстати при следующем контакте с этим человеком, который может произойти спустя длительное время. На людей производит впечатление, что вы помните дату последней встречи и прочие детали!

• Планируйте общение по различным вопросам в наименее продуктивный период времени (см. рис. 1.3 и 1.4).

• Встречи вне офиса люди часто воспринимают как не столь строго ограниченные во времени. Важно четко указывать период таких переговоров. Например: «У нас есть 40 минут, и я должен исходить из этого». Если людям известны временные границы, более вероятно, что они будут дорожить вашим временем.

• Марку Твену приписывают следующий прием: когда раздавался звонок в его дверь, он надевал пальто. И если посетитель был желанным, он говорил: «Вам повезло, что вы застали меня. Я только что пришел». Если посетитель был нежеланным, он говорил, что сожалеет, но не сможет остаться, ему нужно уходить.

• Сделайте шаблоны всех документов, которые вам неоднократно приходится набирать на компьютере, а также образцы стандартных писем – предложений, благодарностей, отказов.

• Поиск документов будет занимать меньше времени, если организовать систему их хранения. В частности, цветные метки для разного типа документов – финансовых, деловых, личных и т. д. – ускоряют их нахождение.

• Наведите порядок на рабочем столе и в шкафах, иначе вы будете тратить массу времени на поиски нужных документов.

• Делайте впрок закупки канцелярских принадлежностей, мыла, зубной пасты, талонов на проезд и др.

• Покупайте поздравительные открытки единовременно на весь год вперед. Сразу подписывайте адреса (чтобы потом не вспоминать, какая и для кого предназначена); в ежедневнике, органайзере отметьте даты, когда и кого нужно поздравить (открыткой либо по телефону).

• Подарки можно покупать по Интернету, заказывая их доставку по адресу (своему или тех, кого вы поздравляете).

Существуют также манипулятивные способы сэкономить свое время за счет времени других. Однако следует иметь в виду, что всякая манипуляция может стать причиной конфликта:

• Чтобы миновать очередь в приемной шефа, можно предварительно позвонить ему и спросить разрешения зайти, объявив ожидающим в приемной, что вас вызвали.

• На конференции или семинаре можно попросить председательствующего разрешить вам выступить вне очереди, пообещав сократить время своего сообщения. Реально же такой участник выступает столько, сколько и было предусмотрено регламентом.

• Высыпайтесь. Бодрый, хорошо отдохнувший человек имеет более высокую производительность труда. Поэтому не пытайтесь выиграть время за счет сокращения сна. Приучите себя ложиться раньше. Время с 22:00 является самым ценным для сна. Тот, кто ложится в 10 вечера, высыпается за меньшее время и тем самым его экономит. Не смотрите телевизор перед сном: качество телепрограмм редко оправдывает время, которое на них тратится.

• Используйте часть времени нахождения на совещаниях, в очередях или транспорте для статических физических упражнений. Незаметное для окружающих напряжение мышц оказывает такое же оздоравливающее действие, как и динамические упражнения.

• Ходите быстрым шагом. Это сократит пустое время и даст вам состояние бодрости. В метро не стойте на эскалаторе, если можно по нему идти. Вместо ожидания лифта прогуляйтесь по лестнице.

• Находите в жизни веселые моменты. Смех активизирует мыслительную деятельность, нормализует пульс и кровяное давление, а также является одним из лучших способов снять напряжение.

• Создавайте себе хорошее настроение. Оно придает дополнительную энергию. Напротив, в плохом расположении духа все валится из рук. Помните, что, согласно библейской заповеди, «уныние есть грех». Как добиться позитивного душевного состояния? [4]Самый простой способ – подумать о чем-то приятном, заставить себя улыбнуться. После нескольких даже натужных улыбок настроение вдруг улучшается. Утром, собираясь на работу, слушайте любимую музыку, которая позволит настроиться на позитивный лад.