Uwe Freund - Korrekt schreiben nach DIN 5008 für Dummies

6 9 Über den Autor Uwe Freund ist Kommunikationstrainer, Speaker, Textoptimierer und Fachjournalist. Seit 1989 unterstützt er Unternehmen und Institutionen bei der Weiterentwicklung von Korrespondenz und Beschwerdemanagement per Brief, E-Mail, Chat und Social Media sowie bei Zeitmanagement, Telefondialog und pyramidalen Präsentationen. Er ist Mitglied im Arbeitsausschuss »Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen« im DIN e. V., der sich auch mit der Weiterentwicklung der DIN 5008 beschäftigt. Bei der Neugestaltung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation in Unternehmen sowie der konkreten Umsetzung in Form von Empfehlungen, Vorlagen, Bausteinen und Templates geht es immer auch darum, sprachlich und formal korrekt zu formulieren und zu texten. Die Antworten aus den Fragen aus Projekten und Schulungen sind direkt in dieses Buch eingegangen. Uwe Freund hat Politik, Germanistik und Psychologie in Frankfurt am Main und München studiert. Bereits während des Studiums war er als freier Journalist für verschiedene Zeitungen und Zeitschriften tätig. 1989 erschienen seine ersten Bücher, Softwareprodukte und CD-ROMs mit mehr als einer Million verkauften Exemplaren. Zahlreiche Bücher und Produkte wurden ins Englische, ins Französische und in weitere Sprachen übersetzt.

7 21 Einführung Sie möchten also Ihre Texte nicht nur inhaltlich, sondern auch formal korrekt verfassen und sich von der DIN 5008 dabei wirkungsvoll unterstützen lassen. Perfekt, dann sind Sie bei mir und bei diesem Buch genau richtig. Denn aus den vielen Projekten zum Optimieren der Wirkung von Texten, die ich in Unternehmen unterstützt habe, weiß ich: Das Formale hat vor allem auch im deutschsprachigen Raum einen hohen Stellenwert. Wir bewerten daran, für wie kompetent wir den Verfasser eines Textes halten. Aber es gibt noch einen wichtigeren Punkt: Wenn sich unsere Texte formal in einer für den Lesenden gewohnten und logischen Weise präsentieren, können diese schneller gelesen werden und erreichen ihr Ziel leichter und besser. Wenn wir Werte und Angaben lesen und sie schon formal sofort verstehen, finden wir das einfach sympathischer, als wenn wir rätseln müssen. Formale Richtigkeit ist für Sie also eine Investition in die bessere Wirkung Ihrer Texte, Ihre persönlichen Sympathiewerte beim Leser und dessen Einschätzung Ihrer Kompetenz. Und in das zielgerichtete Erreichen Ihrer Ziele.

8 22 In einigen Bereichen gibt die DIN 5008 zwar Empfehlungen, geht aber nicht ins Detail. Deshalb finden Sie in diesem Buch auch viele Kommentare, Empfehlungen und Umsetzungstipps aus der beruflichen Praxis, die über die DIN 5008 hinausgehen, zum Beispiel zur Verwendung von korrekten Anreden und Titeln, zum Erstellen von professionellen pyramidalen Präsentationen und zum Arbeiten mit Vorlagen in Ihrer Textsoftware und in Ihrem E-Mail-Programm. Und es gibt natürlich einige formale Regelungen, bei der die DIN 5008 gar nicht maßgebend ist, wie bei Rechtschreibung und Kommasetzung oder bei englischsprachigen Texten. Auch zu diesen Themen finden Sie die Regeln und Empfehlungen kompakt in diesem Buch.

9 23 Oder Sie sind in einer Ausbildung, Weiterbildung beziehungsweise im Studium. Sie müssen sich also schnell und gezielt bei den formalen Vorgaben auf den aktuellen Stand bringen und brauchen ein kompaktes Nachschlagewerk bei allen formalen Fragen. Sitzen Sie gerade an Ihren Bewerbungsunterlagen, die natürlich auch professionell aussehen und formal korrekt sein müssen? Dann sind Sie sicher auf der Suche nach formal korrekten und positiv wirkenden Vorlagen. Und die finden Sie in diesem Buch. Ich bin sicher, dass Sie einen Computer besitzen und einen Internetzugang. Und wahrscheinlich nutzen Sie zusätzlich ein Smartphone oder Tablet zum mobilen Arbeiten, an dem Sie ebenso korrekt und effizient arbeiten möchten. Deshalb finden Sie im Buch auch technische Tipps dazu, wie Sie sich die Arbeit wesentlich erleichtern können, zum Beispiel durch Vorlagen. Schließlich nehme ich an, dass Sie nicht nur in deutscher, sondern auch – zumindest hin und wieder – in englischer Sprache arbeiten, sodass Sie auch Tipps für englischsprachige Texte sowie formale Vorgaben und Kommaregeln benötigen.

10 24 Auch wenn E-Mails für Sie wahrscheinlich den größeren Teil Ihrer Schreiben ausmachen, kümmert sich die DIN 5008 natürlich auch noch um die Gestaltung von Briefen. In Teil II finden Sie deshalb alle Vorgaben für Briefe, aber natürlich auch E-Mails und das, was die DIN 5008 als »elektronischen Schriftverkehr« bezeichnet: also alles, was über E-Mail hinausgeht – und was vielleicht künftig noch kommen mag. Das können jetzt schon zum Beispiel Nachrichten und Posts in internen Kommunikationssystemen wie Microsoft Teams oder Atlassian Jira sein. Neben dem rein Formalen gebe ich Ihnen hier auch Tipps für die Struktur und für Formulierungen, die heute als veraltet gelten und die Sie deshalb unbedingt in Ihren Texten vermeiden sollten. Selbstverständlich sehen Sie auch, welche Formulierungen heute als zeitgemäß und wirkungsvoll gelten. In international tätigen Unternehmen und auch im universitären Bereich wird natürlich auch in englischer Sprache kommuniziert. Deshalb habe ich in Teil II auch formale und stilistische Tipps für englischsprachige Texte zusammengestellt – und insbesondere für Ihre Bewerbungen in deutscher und englischer Sprache.

11 25 Beispiele zeigen Ihnen, wie Sie eine Regel oder eine Empfehlung praktisch umsetzen. Mit dem Hinweis-Zeichen habe ich Informationen gekennzeichnet, die Ihren Blick über das Thema hinaus weiterführen sollen. Sie sind eine reine Ergänzung. Manchmal kann es jedoch sein, dass eine Regelung oder ein Thema echte Fallstricke zu bieten hat. Und damit Sie diese Fallstricke erkennen und umgehen können, sind sie mit dem Achtung-Symbol gekennzeichnet. Praktische Aufgaben helfen Ihnen, das neu Erlernte direkt zu üben und zu festigen. Die Lösungen zu allen Aufgaben finden Sie am Ende des Buchs. Mit dem Web-Symbol sind Hinweise auf Webseiten gekennzeichnet, über die Sie an weitere Informationen zum jeweiligen Thema kommen.

12 27 Teil I

13 28 IN DIESEM TEIL … Sie möchten mit Ihren Texten einfach gut ankommen und fangen deshalb bei den Regeln der DIN 5008, der Rechtschreibung und der Kommasetzung an. Das ist der perfekte Start und der Schwerpunkt in diesem Teil des Buchs. Die Regeln helfen Ihnen, schnell und sicher zu Ergebnissen zu kommen. Sie brauchen das Rad nicht selbst neu zu erfinden, sondern vieles ist einfach schon da: Sie können also einfach nachschauen und sich den Denkaufwand sparen. Deshalb ist alles alphabetisch geordnet. Wenn Sie bislang noch nichts mit der DIN 5008 zu tun hatten und sich einen Überblick über alle Regelungen verschaffen möchten, starten Sie am besten direkt mit dem Abschnitt »Perfekt in Form«. Wenn Sie bereits mit der DIN 5008 vertraut sind und erst einmal wissen möchten, welches denn die Neuerungen sind, dann ist Ihr Schnell-Einstieg der Abschnitt »Kompakter Überblick: Was hat sich 2020 geändert«. Bei den Rechtschreib- und Kommaregeln hat sich seit 2006 nichts mehr getan, und im Kern sind die Regelungen noch so, wie sie 1998 gültig geworden sind. Bei meinen Seminaren äußern die Teilnehmenden aber trotzdem überraschend oft, dass sie gerade bei der Zusammen- und Getrenntschreibung von Verben und bei der Kommasetzung unsicher sind – übrigens ganz unabhängig von Alter und Tätigkeit. Deshalb habe ich die wichtigsten Änderungen und Tipps zum Vermeiden der häufigsten Fehler am Ende dieses Teils für Sie zusammengestellt.

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