Uwe Freund - Korrekt schreiben nach DIN 5008 für Dummies

5 Einführung Einführung Sie möchten also Ihre Texte nicht nur inhaltlich, sondern auch formal korrekt verfassen und sich von der DIN 5008 dabei wirkungsvoll unterstützen lassen. Perfekt, dann sind Sie bei mir und bei diesem Buch genau richtig. Denn aus den vielen Projekten zum Optimieren der Wirkung von Texten, die ich in Unternehmen unterstützt habe, weiß ich: Das Formale hat vor allem auch im deutschsprachigen Raum einen hohen Stellenwert. Wir bewerten daran, für wie kompetent wir den Verfasser eines Textes halten. Aber es gibt noch einen wichtigeren Punkt: Wenn sich unsere Texte formal in einer für den Lesenden gewohnten und logischen Weise präsentieren, können diese schneller gelesen werden und erreichen ihr Ziel leichter und besser. Wenn wir Werte und Angaben lesen und sie schon formal sofort verstehen, finden wir das einfach sympathischer, als wenn wir rätseln müssen. Formale Richtigkeit ist für Sie also eine Investition in die bessere Wirkung Ihrer Texte, Ihre persönlichen Sympathiewerte beim Leser und dessen Einschätzung Ihrer Kompetenz. Und in das zielgerichtete Erreichen Ihrer Ziele. Über dieses Buch Über dieses Buch Dieses Buch ist Ihr zentrales Nachschlagewerk zu allen Fragen rund um die formale Richtigkeit von Texten. Die wichtigsten Vorgaben dafür macht die DIN 5008, die vor über 90 Jahren ihre Karriere mit den unspektakulären Namen »Richtlinien für die Behandlung von Geschäftspost« und »Regeln für Maschinenschreiben« begonnen hat. Es ging also ursprünglich nur um den Brief. Die aktuelle DIN 5008 heißt »Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung« und wurde deutlich erweitert: Aus den 70 Seiten des Original-Normblatts der letzten Norm-Version von 2011 sind jetzt 122 Seiten geworden – mit vielen kleinen und größeren Änderungen sowie mit ganz neuen Themen wie Empfehlungen für Formulare, Checklisten, Protokolle, Bewerbungen und sogenannte typografisch anspruchsvolle Textwerke, also zum Beispiel Kondolenzen. In einigen Bereichen gibt die DIN 5008 zwar Empfehlungen, geht aber nicht ins Detail. Deshalb finden Sie in diesem Buch auch viele Kommentare, Empfehlungen und Umsetzungstipps aus der beruflichen Praxis, die über die DIN 5008 hinausgehen, zum Beispiel zur Verwendung von korrekten Anreden und Titeln, zum Erstellen von professionellen pyramidalen Präsentationen und zum Arbeiten mit Vorlagen in Ihrer Textsoftware und in Ihrem E-Mail-Programm. Und es gibt natürlich einige formale Regelungen, bei der die DIN 5008 gar nicht maßgebend ist, wie bei Rechtschreibung und Kommasetzung oder bei englischsprachigen Texten. Auch zu diesen Themen finden Sie die Regeln und Empfehlungen kompakt in diesem Buch. Konventionen in diesem Buch Konventionen in diesem Buch In diesem Buch finden Sie auch ganz konkrete Anleitungen dazu, wie Sie die Vorgaben und Empfehlungen auf Ihrem Computer umsetzen. Bei der Darstellung von Menübefehlen und Tastenkombinationen halte ich mich natürlich an die DIN 5008: Tastenkombinationen werden als Symbole verdeutlicht, zum Beispiel +. Befehle werden durch Kapitälchen gekennzeichnet, zum Beispiel: »Speichern Sie mit DATEI|SPEICHERN.« Törichte Annahmen über die Leser Törichte Annahmen über die Leser Meine wichtigste Annahme über Sie ist: Sie möchten oder müssen die Wirkung Ihrer Texte verbessern und Ihr Interesse richtet sich dabei vor allem auf das Formale. Vielleicht sind Sie in einem Unternehmen oder einer Institution tätig, wo Sie korrekt schreiben müssen. Oft arbeiten Sie dabei nicht nur mit E-Mails und Briefen, sondern auch mit Entscheidungsvorlagen, Berichten, Protokollen, Stellungnahmen und Präsentationen für Kunden, Vorgesetzte oder den Vorstand. Dann müssen Sie oft sogar Webseiten, Blog-Posts sowie andere Internet- und Web-Texte erstellen oder Korrektur lesen. Oder Sie sind in einer Ausbildung, Weiterbildung beziehungsweise im Studium. Sie müssen sich also schnell und gezielt bei den formalen Vorgaben auf den aktuellen Stand bringen und brauchen ein kompaktes Nachschlagewerk bei allen formalen Fragen. Sitzen Sie gerade an Ihren Bewerbungsunterlagen, die natürlich auch professionell aussehen und formal korrekt sein müssen? Dann sind Sie sicher auf der Suche nach formal korrekten und positiv wirkenden Vorlagen. Und die finden Sie in diesem Buch. Ich bin sicher, dass Sie einen Computer besitzen und einen Internetzugang. Und wahrscheinlich nutzen Sie zusätzlich ein Smartphone oder Tablet zum mobilen Arbeiten, an dem Sie ebenso korrekt und effizient arbeiten möchten. Deshalb finden Sie im Buch auch technische Tipps dazu, wie Sie sich die Arbeit wesentlich erleichtern können, zum Beispiel durch Vorlagen. Schließlich nehme ich an, dass Sie nicht nur in deutscher, sondern auch – zumindest hin und wieder – in englischer Sprache arbeiten, sodass Sie auch Tipps für englischsprachige Texte sowie formale Vorgaben und Kommaregeln benötigen. Wie dieses Buch aufgebaut ist Wie dieses Buch aufgebaut ist Dieses Buch ist in vier Teile gegliedert, die Sie in ganz beliebiger Reihenfolge beziehungsweise einfach als Nachschlagewerk nutzen können – je nachdem, was Sie lernen und vertiefen möchten. Dabei hilft Ihnen der ausführliche Index am Ende des Buchs. Symbole in diesem Buch Symbole in diesem Buch Ein Tipp ist ein Hinweis aus der Praxis, also dazu, wie eine Regelung insbesondere in Unternehmen heute umgesetzt wird oder was sich in Untersuchungen und Befragungen als günstig herausgestellt hat. Beispiele zeigen Ihnen, wie Sie eine Regel oder eine Empfehlung praktisch umsetzen. Mit dem Hinweis-Zeichen habe ich Informationen gekennzeichnet, die Ihren Blick über das Thema hinaus weiterführen sollen. Sie sind eine reine Ergänzung. Manchmal kann es jedoch sein, dass eine Regelung oder ein Thema echte Fallstricke zu bieten hat. Und damit Sie diese Fallstricke erkennen und umgehen können, sind sie mit dem Achtung-Symbol gekennzeichnet. Praktische Aufgaben helfen Ihnen, das neu Erlernte direkt zu üben und zu festigen. Die Lösungen zu allen Aufgaben finden Sie am Ende des Buchs. Mit dem Web-Symbol sind Hinweise auf Webseiten gekennzeichnet, über die Sie an weitere Informationen zum jeweiligen Thema kommen.

6 Teil I: Sie möchten also mit formal perfekten Texten glänzen Teil I Kapitel 1: Perfekt in Form: DIN 5008 Warum Sie sich an die Normen und Regeln halten sollten Wann Sie sich nicht an die Normen und Regeln halten sollten DIN 5008: Alle formalen Vorgaben für Schreibweisen von A bis Z Kompakter Überblick: Was hat sich bei der DIN 5008 von 2020 geändert? Schreibnormen in anderen deutschsprachigen Ländern Alles klar? Übung: DIN 5008 Kapitel 2: Schnell lesbare Texte: Korrekte Rechtschreibung Warum hat man 1998 überhaupt die Rechtschreibung reformiert? Getrennt- und Zusammenschreibung Silbentrennung Alles klar? Übungen zur Rechtschreibung Abschlussübung Kapitel 3: Sätze mit klarer Struktur: Sieben Kommaregeln Alle Regeln in der Übersicht Alles klar? Übung: Kommasetzung

7 Teil II: So kommt Ihre Kommunikation an: Briefe, E-Mails, elektronischer Schriftverkehr Kapitel 4: Der perfekte visuelle Eindruck: Maße und Platzierungen bei Briefen und E-Mails Gibt's auch noch: Briefe Schreiben zu besonderen Anlässen Elektronischer Schriftverkehr Signatur Kapitel 5: Auch der Inhalt muss passen: E-Mails und Briefe Warum wir heute anders schreiben – ungünstige Formulierungen vermeiden Briefe und E-Mails strukturieren Geht gar nicht mehr: Formulierungen, die Sie unbedingt vermeiden müssen Beispielschreiben Kapitel 6: Please write in English: was Sie beachten müssen Was deutsche und englische E-Mails und Briefe unterscheidet – und was sie gemeinsam haben Qualitätskriterien für englischsprachige Schreiben Und so geht’s: Beispielformulierungen in englischer Sprache Kommaregeln im Englischen Kapitel 7: Nimm mich: Bewerbungen, die ankommen Tipps für Ihr Bewerbungsanschreiben Tipps für Ihren Lebenslauf