Antonio Manuel Montaño Sobrino - Comunicación efectiva y trabajo en equipo. ADGD0208

2. Busque información sobre dinámicas de grupo a través de juegos de comunicación, y determine su importancia para establecer una mejor comunicación en la empresa.

Para lograr una comunicación eficaz y que la idea previa del emisor coincida con el mensaje descifrado por el receptor, se deberán tener en cuenta:

1 Ordenar las ideas para poder emitir el mensaje deseado.

2 Definir claramente los objetivos de la comunicación.

3 Adaptar la comunicación al receptor o receptores a los que vaya dirigida la comunicación.

4 Informar sobre todo lo necesario.

5 Crear un clima de comunicación propicio.

6 Procurar información de retorno (feedback) .

7 A la hora de seleccionar un canal, es conveniente que sea:El más adecuado al grupo al que se dirige.El más adaptado al objetivo del emisor.El más adecuado al contenido del mensaje.El de mayor impacto.

8 Establecer coherencia entre el mensaje verbal y el no verbal, entre lo que se dice y cómo se dice.

9 Pedir feedback al receptor para comprobar que ha entendido el mensaje que el emisor ha querido transmitir.

Aplicación práctica

Desde la Dirección de la consultora Diriget se comunica a sus analistas, vía e-mail, como es habitual, el nuevo proceso que se ha de llevar a cabo en las consultorías que desarrollen a partir del mes de enero de 2016. Entre los procesos novedosos que se establecen, está el de enviar un correo al consultor jefe de cualquier incidencia, para que estos puedan analizarlos y, en caso de no poder responder, hacerlo llegar al consultor senior.

Llegado el 2 de enero, el correo electrónico del consultor senior se ha bloqueado por exceso de e-mails de consultores jefes y de analistas, lo que ha provocado un retraso en todas las actividades de consultoría que se están llevando a cabo a la espera de soluciones.

Analice qué ha podido ocurrir para que la consultora pueda solucionar el colapso en el que se encuentra.

SOLUCIÓN

Como se puede observar, la comunicación inicial llevada a cabo no ha sido eficaz.

Analizando los hechos, la empresa ha definido claramente y emitido el mensaje deseado, como es el de las modificaciones que se han de llevar a cabo, y el personal lo ha entendido y ha adaptado la comunicación a los receptores de esta. Por tanto, se puede observar que la empresa no ha tenido en cuenta factores como:

1 Informar sobre todo lo necesario. Ha faltado información en el protocolo de actuación a llevar a cabo a partir del 1 de enero.

2 Crear un clima de comunicación propicio. Al tratarse de cambios tan significativos, la empresa ha seguido manteniendo el canal unidireccional de comunicación con sus trabajadores, por lo que no ha tenido en cuenta que estos podrían no hacer una inter-pretación correcta del mensaje.

3 Procurar información de retorno (feedback). No se ha dado la posibilidad de que los receptores expresen sus dudas al respecto y comprobar que el mensaje se ha interpretado correctamente.

Comunicación verbal y no verbal

En todo proceso de comunicación, el mensaje no se transmite únicamente a través de la palabra, sino que el cuerpo, los gestos utilizados, el tono de voz, etc. son factores que refuerzan tanto el mensaje como la fuerza que se quiera imprimir al mismo. El receptor hará una decodificación de todo ello y obtendrá un significado del mensaje. Es importante, para ello, que todo comparta coherencia y los gestos acompañen al mensaje, así como la postura corporal y el tono de voz. Todos estos factores se pueden agrupar en dos tipos de comunicación, la comunicación verbal y la comunicación no verbal.

La comunicación verbal

La comunicación verbal es la más utilizada en el proceso de comunicación, y son la comunicación oral y escrita. La elección de una u otra forma viene determinada por lo siguiente:

1 El tipo de mensaje y la rapidez que requiera su recepción.

2 La situación de comunicación.

3 El número de personas a quien va dirigido.

4 La necesidad de conservar el mensaje.

Este tipo de comunicación es la base del proceso de comunicación, ya que, a partir de la generación de la idea a transmitir, el mensaje fluirá al receptor con el significado que el emisor pretende transmitir. Es importante, en este momento inicial de la comunicación, tener en cuenta el proceso de pérdida de información que se produce en todo proceso de comunicación, e intentar controlar las barreras que pueden dificultar el mensaje. Estas barreras pueden ser:

1 Barreras psicológicas. La personalidad de cada individuo, sus valores y creencias hacen que cada persona tenga una perspectiva sobre la que interpretar la comunicación. La interpretación desde perspectivas diferentes hace que el mensaje no tenga el sentido inicial para el que se creó.

2 Barreras semánticas. El uso incorrecto de expresiones o palabras inadecuadas por parte del emisor hace que el mensaje no se transmita con la intención inicial por parte del emisor. Por otro lado, la utilización de palabras que desconocen los receptores hará que el mensaje se interprete inadecuadamente.

3 Barreras fisiológicas. La dificultad de las diferentes personas para poder percibir el mensaje de manera correcta, por problemas como escuchar mal, expresarse con dificultad o no poseer buena comprensión de los mensajes, forman esta barrera. Está relacionada con problemas incapacitantes de la persona (incapacidad) o estado de salud.

4 Barreras físicas. Hacen referencia al ruido que distorsiona o inter-fiere en el mensaje. El ruido, como se ha podido estudiar, es toda perturbación que interfiere en el mensaje y dificulta su recepción o interpretación.

5 Barreras socioculturales. Cuando en un proceso de comunicación se dan personas de diferentes culturas, religiones, nivel económico, etc., y cada uno habla en un idioma o interpreta el mensaje desde sus valores culturales o sociales, se pueden dar, entre emisor y receptor, malas interpretaciones o malentendidos.

Sabía que...

Según diferentes estudios, un receptor es capaz de escuchar realmente el 50 % de lo que el emisor le comunica; al cabo de una hora, solo será capaz de recordar el 10 % de lo escuchado.

La comunicación no verbal

Una de las partes más importantes del proceso de comunicación tiene que ver con el cómo se transmite. Esto es, el contexto del que el emisor dota al mensaje, como puede ser el tono de voz con el que acompaña el mensaje, la postura del cuerpo que se adopta, que refuerza la información que se transmite, etc.

Como parte fundamental del proceso de comunicación se ha de atender a la comunicación no verbal, siendo aquella que se produce a través de acciones y comportamientos humanos, y no por medio de lenguaje ordinario, es decir, es aquella que no utiliza signos lingüísticos para elaborar el mensaje. Dentro de esta comunicación, se puede distinguir:

1 Lenguaje paralingüístico: se denomina así al tono vocal del discurso que acompaña al mensaje. Esto es, aquello que interviene en la construcción del lenguaje, como puede ser el tono de voz (intensidad y volumen), el acento y énfasis, la vocalización, la entonación, el ritmo, etc. El uso adecuado de estos elementos que complementan el lenguaje influyen en la comprensión del mensaje que se quiere transmitir, por lo que resulta de especial importancia el cuidado del lenguaje paralingüístico para evitar malas interpretaciones.