Manuel Abolacio Bosch - Gestión contable. ADGD0108

3. Instrumentos de análisis

4. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Bibliografía

Capítulo 1

La teoría contable

En el desarrollo habitual de sus actividades mercantiles y comerciales, las empresas siempre han tenido la necesidad de registrar sus operaciones de modo que pudieran tener un control sobre ellas a la vez que un resumen histórico de su evolución.

La creciente complejidad que desde siglos han ido experimentando los mercados y los entornos económicos propició la homogeneización en la forma de llevar a cabo estos registros, más aún cuando las empresas dejaron de ser familiares y pasaron a recibir capitales de inversores que colocaban su dinero en espera de futuras remuneraciones por la buena marcha de las empresas de las que eran accionistas.

Todo ello hacía necesario la existencia de sistemas de registros estandarizados y que pudieran ser conocidos por todos los agentes que participaban en la actividad empresarial.

La identificación de los elementos que intervienen en una transacción, el conocimiento de su comportamiento, los derechos y obligaciones que generan y el momento en que estos son efectivos, la clasificación de partidas homogéneas en unidades superiores, la presentación de los distintos registros que se llevan a cabo, etc. son puntos que la teoría contable ha estudiado, definido y desarrollado, permitiendo la comprensión de las cuentas de las empresas por cualquier agente interesado en el estudio contable.

La información contable estará compuesta por el conjunto de informes de carácter económico y financiero que pretende mostrar la situación de la empresa, de modo que sirva como base informativa para la toma de decisiones a los distintos agentes interesados.

Esta información se generará a través del sistema contable establecido en la empresa.

El objetivo fundamental de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica.

Quienes toman decisiones en las empresas necesitan información financiera en la que basar la planificación y la actuación de sus actividades. Y a ellos se le suman una serie de agentes económicos que igualmente están interesados en conocer el estado económico y financiero de las empresas, como son los inversores, los accionistas, el gobierno, los acreedores, etc.

El sistema contable de una organización es el encargado de desarrollar y comunicar esta información.

Definición

Sistema de información contable

Es el conjunto de métodos, procedimientos y recursos que las entidades emplean para llevar a cabo el control y el registro de sus actividades comerciales y empresariales y resumirlas a través de informes útiles para el uso por los distintos agentes económicos interesados.

La información contable obtenida de estos sistemas puede clasificarse en dos grandes categorías:

1 Contabilidad financiera o externa: aquella que tiene como finalidad mostrar al público en general la situación económica y financiera de la empresa mediante el registro de sus operaciones empresariales, ajustándose a las regulaciones vigentes. Es la que se estudiará en el presente manual.

2 Contabilidad de costes, analítica o interna: aquella cuya función consiste en el estudio y el análisis de las relaciones entre costes, volumen de negocio y beneficios, permitiendo una valoración de la eficacia y la eficiencia de los distintos departamentos o centros de coste de las empresas y, de ese modo, la toma de decisiones estratégicas o de planificación. Su calificación de interna se debe a que esta información es de uso exclusivo del personal de la empresa y no de agentes externos o del público en general.

Ejemplo

La contabilidad de costes supone dividir la empresa en centros de coste para permitir determinar las áreas más o menos rentables y, de ese modo, poder tomar las oportunas decisiones.

Una empresa con varios centros de trabajo es un claro ejemplo de la necesidad de llevar una contabilidad analítica. Supóngase una empresa X con tres centros de trabajo, A, B y C. La empresa X tiene unos beneficios a final de año de 500 €.

La composición de este resultado por centros de trabajo es la siguiente:

1 Centro de trabajo A: beneficios por importe de 400 €.

2 Centro de trabajo B: beneficios por importe de 300 €.

3 Centro de trabajo C: pérdidas por importe de 200 €.

4 Resultado global de la empresa X = 400 + 300 − 200 = 500 €.

En este caso, si no se llevase contabilidad analítica, no se podría focalizar el problema o el centro de trabajo donde la empresa no es rentable y, por lo general, si la situación no cambiara, en periodos siguientes la empresa seguiría disminuyendo sus beneficios por este motivo.

La información de la contabilidad de costes permite determinar qué áreas deben ser analizadas en mayor detalle a fin de poner medidas correctoras para conseguir la máxima productividad global.

No únicamente se consideran centros de coste los distintos centros de trabajo que pueda tener una empresa, sino que también se consideran como tales los distintos departamentos, delegaciones o cualquier otra segmentación que la empresa crea oportuno establecer.

Debido a la diversidad de usuarios que tiene la contabilidad, la información que esta suministra debe ser de calidad, pudiéndose entender que esto se consigue cuando presenta una serie de características como:

1 Utilidad: la información debe adecuarse al propósito del usuario, es decir, debe valer para que aquel pueda tomar sus decisiones de forma coherente. El contenido de la información debe ser significativo, relevante y veraz.

2 Confiabilidad: el proceso empleado en el sistema contable debe ser estable (aplicando siempre las mismas reglas, informando cuando por necesidad estas cambian), objetivo (debe ser un sistema imparcial) y verificable (las operaciones registradas en el sistema deben poder ser comprobadas).

3 Provisionalidad: en ocasiones la información contable no refleja hechos concluidos, sino estimaciones o previsiones de los mismos. Más que una cualidad deseable para la información de la contabilidad, la provisionalidad se trata de una realidad de esta que supone una posible limitación a su precisión.

Nota

El sistema contable de cualquier empresa se ejecuta en tres pasos básicos que se aplican a la información relacionada con su actividad financiera: registro, clasificación y archivo.

Con objeto de sentar las bases desde un primer momento, conviene definir el término de empresa.

Una empresaes una entidad autónoma de producción en la que se coordinan diversos medios productivos (trabajo humano y elementos materiales e inmateriales) bajo la dirección de un empresario con el fin de elaborar productos o prestar servicios que permitan la satisfacción directa o indirecta de alguna necesidad humana.

En cualquier caso, no es esta una definición estándar ni universal. Los distintos autores y organizaciones atienden a los aspectos más relevantes para ellos, enfatizándolos en sus definiciones. Así, por ejemplo, la Comisión de la Unión Europea considera empresa a “toda entidad, independientemente de su forma jurídica, que ejerza una actividad económica”. O, según el derecho internacional, “la empresa es el conjunto de capital, administración y trabajo dedicados a satisfacer una necesidad en el mercado”.