José Luis Sesmero Carrasco - Aprovisionamiento y montaje para servicios de catering. HOTR0308

Como en todos los proyectos complejos, la forma de abordar su desarrollo será partiendo y dividiendo el trabajo en tareas y estas en subtareas más sencillas, para ir consiguiendo objetivos más fáciles y que la suma de todos ellos lleve a la consecución de todo el trabajo.

Como para cada subtarea es posible necesitar profesionales de distintas disciplinas, se harán grupos de trabajo con la cantidad y la variedad suficiente de profesionales para acometer un conjunto de tareas asignadas. Estos grupos los irá formando cada responsable o los profesionales que aquellos asignen, según la complejidad y el número de tareas y el personal disponible.

Los grupos de trabajo son algo más que la suma de los esfuerzos individuales.

La creación de grupos de trabajo también se puede hacer por jornadas, diseñando de antemano la forma en la que los grupos se forman o disgregan y las tareas que acometen en cada jornada, coordinando dichas tareas al trabajo de otros grupos, la llegada de cierta maquinaria, el comienzo de la preparación de menús, etc. Por supuesto, al crear grupos con profesionales de distintos departamentos o disciplinas la coordinación entre los responsables debe ser casi perfecta.

La formación de los grupos de trabajo es siempre un proceso dinámico. Están en continuo desarrollo y deben pasar forzosamente por varias fases:

1 1. Formación. Es el momento en el que más hay que trabajar para que todos sus integrantes se consideren parte del grupo. Habrá que poner todo lo necesario para terminar con la incertidumbre que experimentan en cuanto a la finalidad y el liderazgo. Para ello será bueno intentar conocer a todos sus componentes, en cuanto a conducta y formas de actuación e interactuación con el resto de participantes y como miembros de otros grupos.

2 2. Creación de subgrupos. Se utilizan para reducir la inseguridad e incertidumbre de la primera etapa, además de para detectar posibles conflictos o actitudes de oposición a los objetivos o estructuras del grupo de trabajo.

3 3. Conflictos y confrontación. Es el momento en el que se desatan hostilidades entre los distintos subgrupos. Habrá que intentar utilizar la confrontación para sacar lo provechoso que pudiera tener, en concreto, el establecimiento de jerarquías entendidas y aceptadas por la mayoría. Para que esto sea efectivo, los líderes externos a los grupos de trabajo no deberán intervenir, sino para proponer ciertas vías (la más adecuada según las características personales del grupo) y apoyar la decisión o la postura tomada por todos ellos. En caso último, se impondrá una postura, pero esto suele ser lo menos eficaz.

4 4. Diferenciación. Es la fase posterior a la confrontación, en la que se ha encontrado el equilibrio de fuerzas dentro del grupo y se ha llegado a un acuerdo en cuanto al cómo deben ser las relaciones internas. Si todo se ha hecho correctamente, se puede llegar a un sentido del compañerismo basado en la aceptación de las diferencias de todos los miembros del grupo y en la creación de un conjunto común de expectativas. Cada grupo encontrará su marco de aceptación mutua, y será distinto del resto.

5 5. Realización y responsabilidad compartida. Es el momento en el que culmina la fase de conocimiento y creación del grupo. Este se encuentra cohesionado y con todos sus integrantes centrando su esfuerzo en la consecución de los objetivos propuestos, sin más dedicación al conocimiento mutuo ni a la creación de relaciones interpersonales. Cada persona ocupa su papel y trabaja en su tarea por el bien del grupo, con actitud de ayuda y cumpliendo las normas de convivencia y relaciones establecidas. Es cuando empieza realmente el trabajo en equipo, aunque no sería posible de no haber pasado las fases anteriores con cierto éxito.

La realización de un grupo de trabajo es la base de una actividad laboral bien hecha.

Para conseguir pasar todas estas fases con éxito, y aprovechar sus resultados a favor del grupo de trabajo y en general del proceso de montaje, los coordinadores deben saber detectar la tipología de cada profesional y asignarlo a un grupo de trabajo, creando la variedad más adecuada y facilitando su llegada a la fase de cohesión. Un coordinador que maneje bien este aspecto puede crear en la asignación de personas de distintas tipologías a un grupo aquel que sea más adecuado para el objetivo marcado, eso sí, sabiendo las dificultades que le puede crear cada grupo durante las fases de formación.

Sobre tipologías de integrantes de grupos de trabajo hay muchas clasificaciones. La siguiente fue elaborada por Michael Brikenbihl para la formación de grupos de adultos en cursos de formación, basada en los roles o papeles que toma cada persona al quedar integrada en un grupo:

Clasificación basada en la tipología de roles de M. Birkenbihl, en su “Formación de formadores”. Editorial Thomson, Madrid 2002.

Los roles que adquiere cada integrante de un grupo no es algo que deba fijarse en el tiempo, sino que hay que ayudar a que evolucione. Son papeles adquiridos que pueden ser cambiados o modelados, tanto para bien como para mal, por lo que la tarea del coordinador en estos casos será de vital importancia para, precisamente, dirigir la evolución hacia algo positivo.