José Luis Sesmero Carrasco - Aprovisionamiento y montaje para servicios de catering. HOTR0308

La comunicación es fundamental en todas las empresas.

Las empresas de grandes dimensiones, que necesitan una mayor departamentalización y cuyas plantillas están bastante dimensionadas, funcionan de forma algo más compleja, por lo que los distintos departamentos, áreas o sectores tienen pactados entre sí unos procedimientos en los que se especifica la forma de actuar, sobre todo en cuanto a las relaciones interdepartamentales se refiere. En estos procedimientos se especifica:

1 Los tiempos de respuesta para cada petición.

2 Las personas encargadas de recibir y enviar cada comunicado en cada departamento.

3 Las formas de proceder en cada tarea de cada área o profesional y las comunicaciones que generan o esperan.

4 Los formularios a utilizar para cada tipo de comunicado.

5 Las personas implicadas en cada tarea y el nivel de decisión que tiene cada una de ellas.

6 Los profesionales que vendrán a cubrir vacantes por bajas, vacaciones u otras contingencias.

7 La periodicidad de las reuniones ordinarias y las situaciones en las que se convocarán las extraordinarias, así como los cauces para dichas convocatorias y las personas implicadas.

Otra de las razones por lo que la coordinación es fundamental es la imagen que se da a los clientes. Una empresa poco coordinada es muy fácil de detectar por un posible cliente, y esto es algo muy negativo para darse a conocer. El cliente debe ver cómo se van cumpliendo los plazos pactados y que todos los profesionales con los que trate en cada fase estén perfectamente al corriente de lo tratado anteriormente, y dando siempre las mismas respuestas y alternativas. Es una cuestión de seriedad que no podría ser bien llevada de no existir coordinación entre los profesionales de cada departamento.

Importante

La coordinación es fundamental de cara al público ya que ofrece al cliente la confianza de que los trabajos se realizan en tiempo y forma correcta.

Recuerde

Todo aquello que un departamento pueda proponer, desarrollar o incluso inventar, como complemento a la oferta a clientes, suele tener repercusiones en el trabajo del resto de áreas de la empresa. Las reuniones periódicas tienen el objetivo de ir presentando todas estas nuevas líneas, máquinas, menús, ofertas o utensilios, que harán más atractivo el producto/servicio en el mercado, y para que todos los profesionales sepan cómo incluirlas en su trabajo diario.

Aplicación práctica

Una empresa de catering ofrece diferentes servicios tematizados por diferentes culturas, a través de distintos menús internacionales: comida árabe, comida mediterránea, comida mejicana, comida hindú o comida andaluza, con el consiguiente montaje en ambientes acordes con cada cultura. Sin embargo, durante la presentación de la oferta a un cliente este no encuentra su servicio ideal de entre los que se le presentan, y más bien le agradaría una mezcla de todos ellos. ¿Cuál sería la actitud correcta, tanto del personal del área comercial como del resto de jefes de equipo de todos los departamentos?

SOLUCIÓN

Las actitudes correctas consistirían en:

Moverse dentro de los márgenes pactados con el resto de departamentos, e intentar satisfacer al cliente con elecciones múltiples, que sean técnicamente posibles.

Intentar que el cliente se ciña a lo ofertado o hacer las modificaciones que se saben de antemano que son viables (gracias a las reuniones con otros departamentos), y dejar todo lo extraordinario hasta saber si es posible.

En definitiva, todas las aptitudes que se basen en reuniones y pactos entre los departamentos (tanto posteriores como anteriores al trato con el cliente) deben ser correctas. Como aptitudes incorrectas definiríamos todas las que dan por buenas cualquier situación no expuesta con anterioridad o que arriesgue los sistemas de producción y desarrollo y el cierre de la venta.

La comunicación interdepartamental se centrará en tres aspectos fundamentales: presentación de nuevos desarrollos o adquisiciones, coordinación de cada evento y uso de espacios, maquinaria o equipos de trabajo.

Todo aquello que un departamento pueda proponer, desarrollar o incluso inventar, como complemento a la oferta a clientes, suele tener repercusiones en el trabajo del resto de áreas de la empresa.

Para una mejor coordinación se debe establecer un sistema de reuniones ordinarias, en las que se exponga todo lo que va aconteciendo en el día a día de cada departamento, así como reuniones especiales al hilo de cada evento a organizar. Se establecerán tanto la periodicidad de las reuniones ordinarias, como procedimientos para convocar las especiales.

La comunicación se hace pues fundamental para el normal desarrollo de todas las funciones de los departamentos, debiendo la empresa formar en este sentido a sus trabajadores.

Ejercicios de repaso y autoevaluación

1. Los departamentos de una empresa de catering deben comportarse como áreas estancas

1 Verdadero

2 Falso

2. ¿Cuáles de las siguientes afirmaciones deben ser líneas a seguir en la relación inter-departamental de una empresa de catering?

1 Presentación de nuevos desarrollos.

2 El diseño y realización de cada evento.

3 El uso de materiales, materias primas, espacios en las instalaciones, etc.

4 Todas las anteriores son correctas.

3. Explique en un párrafo corto de qué tipo serán las reuniones que deberá mantener el departamento de montaje con el resto de departamentos de la empresa.

4. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es una razón importante por la que la comunicación entre departamentos debe ser fluida?

1 La contratación de materiales de montaje, que cada departamento puede hacer por separado.

2 La preparación de los servicios, que está muy abierta a lo que el cliente desea para cada evento.

3 La convocatoria de reuniones, que se harán siempre que un departamento lo necesite.

5. ¿Cómo se establece la relación interdepartamental en las empresas grandes con plantillas muy dimensionadas?

1 A través de órdenes de altos mandos.

2 Con reuniones establecidas en los estatutos del trabajador.

3 Con procedimientos pactados por todos los departamentos de la empresa.

4 A través de correos electrónicos o mensajes instantáneos.

Capítulo 4

Características, formación y funcionamiento de grupos de trabajo en un catering

La empresa moderna tiende a valorar a los trabajadores que saben desarrollar tareas en equipo. En este capítulo veremos cómo está demostrado que el trabajo en equipo hace el esfuerzo colectivo mucho más eficiente, y que es algo más la suma de todos los esfuerzos individuales de los integrantes del grupo.

A continuación se exponen una serie de formas de hacer del trabajo en equipo una herramienta eficaz para sacar más rendimiento a las plantillas de las empresas de catering.