José Luis Sesmero Carrasco - Aprovisionamiento y montaje para servicios de catering. HOTR0308

SOLUCIÓN

1 Reunión con los jefes del área comercial y de gestión de eventos.

2 Visita a las instalaciones donde se acometerá el servicio.

3 Diseñar actuaciones de su departamento.

4 Calcular todo lo necesario para llevar el evento a cabo.

5 Reservar el material necesario (siempre que se encuentre en los almacenes para el día señalado).

6 Adquirir -mediante compra o alquiler- todo lo necesario.

7 Reunión con todos los responsables dentro del área para elaborar el informe de actuación.

8 Reunión con el resto de departamentos de la empresa para cotejar todos los informes y coordinar la actuación.

El montaje y adecuación de espacios -efímeros o fijos- para el desarrollo de eventos es la tarea más ardua de todas cuantas tiene que acometer un servicio de catering .

De ella se encarga el departamento de montaje, adscrito al área de logística de la empresa.

El personal fijo debe ser muy versátil, ya que durante toda la fase de preproducción no suele existir mucho volumen de trabajo, solo para una tarea concreta, y sí sería necesario que el profesional en plantilla dedicara partes de su tiempo a muy diversas tareas.

En los días previos a los servicios es cuando se contrata la mayor parte del personal que intervendrá en ellos.

El jefe del departamento mantendrá reuniones periódicas con el resto de departamentos de la empresa, para mejor coordinar todas las actuaciones y prever los posibles cambios que vayan sucediendo hasta el momento del servicio.

Ejercicios de repaso y autoevaluación

1. ¿Cuál de los siguientes departamentos será el encargado de los montajes?

1 Logística.

2 Gestión de eventos.

3 Montajes y producción.

4 Cualquier departamento dependiente del área comercial.

2. ¿Cuál es la diferencia entre el área de logística y el departamento de montaje?

1 No hay diferencia, siempre son el mismo departamento, aunque con nombres distintos.

2 No hay una diferencia clara. En algunos casos el departamento de montaje está dentro de logística y en otros son el mismo.

3 Uno se ocupa de los almacenes y de la búsqueda de personal y el otro de la coordinación con gestión de eventos.

4 Ninguna de las anteriores es correcta.

3. El profesional de montaje usualmente también dirigirá el transporte de todo el material a él asignado.

1 Verdadero

2 Falso

4. ¿Qué área tiene almacenados los materiales más usuales para montajes de eventos?

1 Producción.

2 Cocina.

3 Almacén.

4 Compras.

5. Relacione los departamentos de la empresa de catering con sus tareas en cuanto a montaje.

1 Área de logística.

2 Gestión de eventos.

3 Departamento comercial.

1 Montajes de una alta cualificación técnica.

2 Comunicación con los clientes. Adopción de cambios sobre la marcha.

3 Montajes más usuales y comunes a todos los eventos.

Capítulo 3

Relaciones con otros departamentos

El departamento de montaje, por su complejidad y extensión, siempre tiene espacios en común con el resto de departamentos de la empresa. En una organización empresarial esto debe ser tomado como una oportunidad para que los departamentos no sean ‘áreas estancas’, sino que compartan todos esos trabajos en común y se aporten mutuamente todo lo que los profesionales de cada área puedan dar por su experiencia y formación.

En este capítulo veremos cómo el área de logística debe estar en continuo contacto con el resto de departamentos, bien a través de reuniones ordinarias o cada vez que surja una necesidad.

Si en el contexto hostelero la relación interdepartamental es fundamental para el buen funcionamiento global de la empresa, en unos servicios que pueden llegar a ser tan complejos y variados, y en muchas ocasiones enormes en número de comensales que atender, este factor es más que importante.

Las relaciones entre los departamentos de una empresa de catering deben centrarse en llevar a cabo tres líneas fundamentales:

1 La presentación de nuevos desarrollos por parte de cualquier departamento, para su puesta a disposición al resto de la empresa.

2 El diseño y realización de cada evento concreto.

3 El uso de cada material, materia prima, espacio dentro de las instalaciones, etc., para coordinarlo con el resto de departamentos.

En el día a día de una empresa de catering, las reuniones para plantear servicios deben ser continuas, aunque establecidas con la lógica que marque la propia organización de los distintos eventos. Pero no solo deben ser reuniones al hilo de la preparación de servicios contratados, también debe haber reuniones periódicas para exponer nuevas vías de negocio, explicar nuevas adquisiciones de maquinaria o utensilios, presentar menús, etc.; todo ello para conseguir que cualquier departamento pueda, en el planteamiento de su trabajo, contar con las posibilidades que le brindan los nuevos desarrollos de sus compañeros, y que todos puedan aportar sus experiencias para seguir realizando un buen trabajo en el presente y futuro.

Usualmente, los trabajadores de una empresa hostelera gustan de poder ofrecer una muy amplia oferta de productos a sus clientes para no tener que atender demasiadas ‘peticiones extraordinarias’, que les rompería la mise en place, haciendo uso siempre de lo que se tiene preparado. En este contexto, los trabajadores tienen este campo mucho más abierto a aquello que el cliente desee, por lo que las preparaciones (sobre todo en el área de montaje) no siempre pueden llevarse a cabo con mucha antelación. Eso es algo a lo que deben estar preparados todos los departamentos, y que exige que entre ellos haya una comunicación muy fluida, fácil y sin trabas, con todos los elementos previamente pactados y dados a conocer.

Definición

Mise en place

Es un término francés que significa “puesta en su lugar”. Es la preparación previa a los servicios, en la que se coloca todo lo necesario en su lugar, de forma accesible y en cantidad suficiente.

Una buena comunicación entre departamentos estará fundamentada en dar a conocer todos los requisitos a tener en consideración ante cualquier evento, estableciendo las tareas o funciones propias de cada departamento, para poder llevar a cabo con el mayor éxito posible cualquier propuesta. Así algunos de los motivos o causas a exponer en cualquier encuentro son:

1 Comunicación para saber con la mayor anticipación posible qué materiales deberán preparar, adquirir, reparar o modificar antes de las jornadas de montaje.

2 Comunicación para poder rectificar en algún momento de la preparación, al instante en que se produzca un cambio de parecer por parte del cliente (que los hay).

3 Comunicación para poder contratar el personal o las empresas externas necesarias para acometer todos los trabajos necesarios.

4 Y comunicación para coordinar todos los movimientos, y aprovechar las sinergias de todos los profesionales de cada una de las áreas y departamentos de la empresa.

Además de las reuniones ordinarias y extraordinarias que se pudieran planificar para llevar a buen término toda esta comunicación interdepartamental, habrá que establecer unos sistemas de memorándums, correos electrónicos u otros documentos, que se recibirán en tiempos pactados y por los profesionales asignados para esas tareas.