José Luis Sesmero Carrasco - Aprovisionamiento y montaje para servicios de catering. HOTR0308

El departamento de logística debe proveer de todo lo necesario para el montaje de un evento.

Dirección (Diseño de eventos)

Es también un área compleja, aunque más especializada que la logística, ya que se ocupa de la dirección y la coordinación de todos y cada uno de los aspectos en que deriva la organización de un evento.

Si la producción es el corazón de la empresa, el diseño de eventos es el cerebro del servicio de catering, ya que se encargará, una vez se ha concretado el tipo de montaje que requiere el cliente, de redactar los ‘pedidos de servicio’ a cada uno de los departamentos implicados (que usualmente son todos): pasará a cocina un informe detallando con exactitud el tipo de servicio solicitado por el cliente (menú, número de comensales, tipo de servicio, necesidades especiales, junto con la fecha de realización y el presupuesto); desglosará a logística todo lo que se necesitará preparar para el día del evento (número de profesionales y tiempo que van a ser contratados para el servicio concreto, espacios a montar, servicios especiales, lugar y características donde se realizará el montaje y presupuesto para su departamento); pondrá en marcha al departamento comer-cial si se necesita promoción del evento (menús, cartelería, publicidad, mails, planos y todo lo que tenga que ver con comunicación); y además contratará los servicios externos que pueda requerir el cliente, tales como floristería, música, jardinería, espectáculos, asistentes, aparcacoches, etc.

Importante

Si la producción es el corazón de la empresa, el diseño de eventos es el cerebro del servicio de catering.

Como se puede apreciar, este departamento necesitará de profesionales con experiencia en varios campos, que conformen un grupo muy técnico, usual-mente multidisciplinar.

Comercial

En algunas empresas se denomina departamento externo. Se encarga de todo lo que tiene que ver con promoción, presentación y dar a conocer a la empresa y sus productos. Elabora la imagen de la empresa, capta clientes, les ofrece productos y servicios y se encarga de las tareas de comunicación entre los asistentes a los eventos organizados, si le es requerido por parte del departamento de diseño de eventos.

Generalmente son los que contactan con el cliente y ponen a toda la empresa ‘a funcionar’ para satisfacer sus necesidades. Este departamento debe estar continuamente informado de todo lo que ocurre en la empresa, para estar al día de qué puede ofertar y saber qué margen de maniobra puede tener para incorporar a dichas ofertas las peticiones de los clientes.

Las redes sociales son hoy en día muy importantes para la promoción de eventos.

Los departamentos de diseño de eventos y comercial deberán seguir una estrategia clara para promocionar sus productos y servicios y para crear una imagen de empresa, siendo coherente con ella en la forma tanto interna como externa de funcionar. La comercialización es un proceso sinérgico en que ambos departamentos deberán colaborar, siguiendo una serie de directrices:

1 Cuando se inicia la actividad empresarial se destinará una parte importante de la inversión hacia todo lo que tiene que ver con la publicidad de la misma, para dar a conocer los productos y servicios ofertados a la sociedad en la que se instala y a las empresas, entidades o particulares a los que considera clientes potenciales.

2 Para todas las empresas y también para las que pertenecen al sector hostelero será indispensable pensar bien hacia dónde dirigen su oferta antes de pensar en la comercialización del producto, y saber cuál será la ‘población diana’ con sus características propias. Con este estudio, que debe ser muy exhaustivo, y en el que se deberán tener en cuenta muchos factores, se empezará a desarrollar todo el diseño de su oferta y a organizar la actividad para destinarla al segmento poblacional que se supone es el más idóneo.

Una empresa hostelera (restaurante en zona de playa) está pensando en desarrollar una línea de catering. El gerente sabe que necesita dotar de recursos a una serie de tareas que se deben llevar a cabo, agrupándolas en determinados departamentos o áreas de trabajo.

Cuando exista ya un departamento que las pueda asumir, se indica entre paréntesis cuál podría hacerlo. De esta forma el gerente sabría reutilizar departamentos y recursos ya existentes y ubicar aquellas tareas a las que hay que dotar de nuevos departamentos.

SOLUCIÓN

Un catering es un proveedor de servicios de hostelería a distancia, es decir, aunque parte de la producción y preparación de los alimentos que se van a servir se hacen en las instalaciones del establecimiento, el servicio se desarrolla en un lugar facilitado o elegido habitualmente por el cliente, previo montaje de todo lo necesario para realizarlo.

Intentar englobar a las empresas de catering dentro de un estilo unitario sería tarea imposible ya que forma parte de la filosofía de este tipo de negocios el que cada servicio elabore sus propias ofertas, tratando de imprimir un sello distintivo

Puede ser un departamento de una empresa hostelera o funcionar como una empresa independiente con sus objetivos propios.

Ambas fórmulas funcionarían de forma parecida, aunque con diferencias formales en cuanto a funcionamiento interno.

Un catering, tanto el departamento como la empresa, se divide en cuatro áreas fundamentales, que a su vez, por la infinidad de tareas que abarca, pueden ser divididas en otras áreas o departamentos: producción, logística, dirección y área comercial.