María José García Casermeiro - Técnicas de información y atención al cliente/consumidor. COMT0110

La clasificación documental es una técnica para la identificación y la reagrupación de sistemas de los datos y de las informaciones similares, según características comunes que pueden ser diferenciadas.

Sistema de ordenación y clasificación alfabético

La clasificación alfabética ordena la documentación de acuerdo con la secuencia alfabética.

Debido a su sencillez constituye el sistema de ordenación o clasificación más extendido a la hora de su utilización.

Además, puede encontrarse el documento o información de que se trate de una manera directa, pues solo hay que seguir las letras de abecedario.

En cuanto a los nombres, primero se anota el apellido, y si hay primeros apellidos que coincidan, se tendrá en cuenta el segundo. Por supuesto, este sistema es válido no solo para nombres de personas, también para ciudades, regiones, empresas, etc.

Nota

Cuando los apellidos contienen partículas gramaticales como “de”, “y”, “del”, “de la”, etc. estas no se tendrán en cuenta a la hora de ordenarlos alfabéticamente

Aplicación práctica

Imagine que trabaja en una biblioteca y tiene que ordenar una serie de libros de autores de la Generación del 27. ¿Cómo lo haría utilizando la clasificación alfabética?

Federico García Lorca

Rafael Alberti Merello

Vicente Pío Marcelino Cirilo Aleixandre y Merlo

Luis Cernuda Bidón

Emilio Prados Such

Gerardo Diego Cendolla

Pedro Salinas Serrano

Jorge Guillén Álvarez

José María Hinojosa Lasarte

SOLUCIÓN

Sistema de ordenación y clasificación numérico

Con el sistema de clasificación numérico se ordenan los documentos siguiendo la secuencia natural de los números. Se trata de asignar a cada individuo, empresa, cliente o asunto de que se trate un número.

Este sistema de clasificación numérica necesita acompañarse de un sistema de tarjetas, de tal manera que cada tarjeta se identificará con cada carpeta. A través de estas tarjetas se podrá averiguar qué información contiene cada número asignado.

Hoy día, gracias a los sistemas informáticos existentes en el mercado, todos los datos relativos a clientes, socios, asegurados, etc., pueden obtenerse de manera rápida y eficaz a través de una base de datos.

Aplicación práctica

El club de tiro de arco “Arco Iris” utiliza el sistema numérico de clasificación, de manera que se asigna a cada socio un número. Este número identifica a cada sujeto y sirve, además, para acceder a todos los datos pertenecientes al mismo. Hay dos tipos de socios: individuales y familiares. A este último grupo se le asigna un número que identifica a cada uno de los miembros de la familia.

Con los datos que se ofrecen a continuación, confeccione una lista ordenada por el número de socio que contenga, además, todos los datos pertenecientes a cada uno de ellos.

Socio individual

Nombre: Alicia Gómez Artacho

Fecha de alta: 09/03/2010

Nº socio: 003

Socio individual

Nombre: Marcelo Delgado Sánchez

Fecha de alta: 13/05/2005

Nº socio: 008

Socio familiar

Nombre: Alberto Moreno Rosa

Pedro Moreno García

Ana Moreno García

Felixa García Montes

Fecha de alta: 06/07/2007

Nº socio: 001

Socio familiar

Nombre: Clara Martínez Arrabal

Teresa Martínez Antúnez

Miguel Corbacho Martínez

Fecha de alta: 25/04/2008

Nº socio: 002

Socio individual

Nombre: Javier Cruz Cámara

Fecha de alta: 09/03/2007

Nº socio: 005

Socio individual

Nombre: Jesús Marín Obregón

Fecha de alta: 30/08/2006

Nº socio: 006

Socio individual

Nombre: Luis Cebrián Linares

Fecha de alta: 15/05/2005

Nº socio: 004

Socio individual

Nombre: Cristina Méndez Ramos

Fecha de alta: 13/02/2006

Nº socio: 007

SOLUCIÓN

Sistema de ordenación y clasificación alfanumérico

El sistema alfanumérico clasifica los ficheros utilizando una combinación de los números naturales y de las letras del alfabeto, o anteponiendo primero las letras y después los números.

En el caso de la combinación de números seguidos por una o varias letras, el orden lo marcará primero el número y después las letras.

Importante

En el caso de la combinación de números seguidos por una o varias letras, el orden lo marcará primero el número y después las letras.

En el caso de combinaciones hechas por letras seguidas de números, el orden lo marcarán primero las letras y después los números.

Aplicación práctica

Ordene las siguientes matrículas de vehículos:

SOLUCIÓN

Sistema de ordenación y clasificación cronológico

La clasificación cronológica es un sistema que utiliza las fechas para ordenar o registrar documentos.

Este sistema suele utilizarse, en general, para ordenar presupuestos, actos, memorias, etc. También es muy utilizado cuando se trata de confirmar vencimientos de pagos o cobros y de control de plazos.

Sistema de ordenación y clasificación geográfico

El sistema ordena la información de la empresa atendiendo a la localización geográfica de su procedencia. El mismo criterio se puede emplear con los clientes, proveedores, etc.

En general, teniendo en cuenta el territorio geográfico en el que opera la empresa y las necesidades de cada entidad a la hora de ordenar y clasificar sus documentos, se utilizan las siguientes divisiones territoriales: