María José García Casermeiro - Técnicas de información y atención al cliente/consumidor. COMT0110

En primer lugar, se identificará el documento a archivar:

¿De dónde procede?

¿Cuál es su temática?

Fecha de su emisión.

Etc.

Valoración

En segundo lugar, la persona encargada del archivo debe calcular su vigencia efímera o permanente.

Se debe tener en cuenta que no es necesario archivar toda la documentación que llega o se genera en la empresa. Hay que decidir qué documentos se eliminan y cuáles se archivan. Para ello, se establecerá un criterio de selección de los documentos que no es necesario archivar y cuáles deben ser archivados.

Organización

La organización del archivo conlleva la realización de varias tareas: la clasificación, la ordenación y la instalación.

Para una correcta organización del archivo hay que desarrollar un método objetivo que consiga que el resultado del archivado sea siempre el mismo, independientemente de la persona que realice la tarea.

Clasificación

La clasificación consiste en juntar y separar grupos documentales.

Podemos clasificar la información en función de su contenido informativo, del valor administrativo que tengan y de su valor legal.

Ordenación

La ordenación consiste en establecer, dentro de las ?series?, ?expedientes” y documentos, ya clasificados.

Los criterios de ordenación pueden variar de una organización a otra. Habitualmente, los más empleados son:

Una secuencia natural (orden según los momentos de la gestión que los originó).

Alfabética (expedientes personales o de materias). Orden abierto.

Geográfica (series y documentos referidos a ciudades o barrios o calles).

Numérica (documentos contables, documentos de correspondencia). El orden numérico es cerrado y no permite interpolaciones ni pérdidas.

Nota

A la ordenación del archivo se dedicará un punto entero más adelante, dada la complejidad y extensión de esta operación.

Instalación

La instalación consiste en exponer la documentación ya clasificada y ordenada.

2.5. Archivos activos, semiactivos e inactivos

Una de las primeras cosas que tendremos que saber es con qué frecuencia vamos a consultar la documentación.

Hay tres niveles de archivo dependiendo de la frecuencia de consulta: son los archivos activos, semiactivos e inactivos.

TIPOS DE ARCHIVO SEGÚN LA FRECUENCIA DE CONSULTA

Archivo activoEs aquel donde los documentos son consultados frecuentemente. La documentación es actual, resulta accesible y está situada en un área cercana al puesto de trabajo.

NOTA:Este tipo de archivo está formado por los documentos del año en curso, los documentos que se encuentran pendientes de respuesta o solución y los documentos de años anteriores que mantengan su vigencia y seña de consulta frecuente.

Archivo semiactivo

Está formado por los documentos no activos de más de un año que son materia de consulta aunque no frecuente. La frecuencia de consulta de los documentos en él guardados es pequeña, en general, una vez al año.

Archivo inactivo

Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal. Son los denominados archivos históricos. El tipo de documento que se guarda es el relativo a los que legalmente deben permanecer por un tiempo determinado hasta su destrucción, o simplemente tienen un valor documental.

2.6. Centralización o descentralización del archivo

Hay otras clases de archivo según el tipo de empresa u organización: pueden ser archivos centralizados, archivos descentralizados y archivos mixtos.

Archivo centralizado: significa que todos los documentos de la empresa están emplazados en el mismo lugar. Las principales ventajas de la centralización son: la economía de espacio, la información es más fácilmente localizable, la responsabilidad del cuidado de los documentos está definida, y, por tanto, permite un control en su utilización.

Archivo descentralizado o departamental: en este caso, cada departamento de la empresa tiene su propio archivo. La principal ventaja es la rapidez de acceso a los documentos.

Archivo mixto: permite que los archivos activos y semiactivos estén descentralizados o en los diferentes departamentos y, a su vez, permite que el archivo inactivo esté centralizado.

3. Elaboración de ficheros

3.1. Concepto

El concepto de fichero es bastante genérico. Su amplitud y generalidad ha creado confusión en las organizaciones, al poder considerarse como fichero, conceptos informáticos tales como: carpeta, base de datos, fichero, documento, aplicación, etc.

Un fichero es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

De este modo, consideraremos que nos encontramos ante un fichero cuando exista una organización de esos datos de una manera lógica, que permita tratarlos con determinadas finalidades.

Los ficheros pueden ser ordenados y organizados atendiendo a distintos criterios que veremos a continuación.

3.2. Sistemas de ordenación y clasificación de ficheros

La clasificación y ordenación de los ficheros constituye la base del sistema de archivo empresarial. Sin una clasificación, los datos y las informaciones serían difícilmente interpretables. No se sabría qué posee la empresa ni cuáles son sus necesidades.