Thomas Bohinc - Kommunikation im Projekt

Tomas Bohinc

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Lektorat: Eva Gößwein, GABAL Verlag GmbH, Offenbach

Umschlaggestaltung: Martin Zech Design, Bremen | www.martinzech.deSatz und Layout: Lohse Design, Heppenheim | www.lohse-design.de

©2014 GABAL Verlag GmbH, Offenbach

Das E-Book basiert auf dem 2014 erschienenen Buchtitel „Kommunikation im Projekt“ von Tomas Bohinc, ©2014 GABAL Verlag GmbH, Offenbach.

ISBN Buchausgabe: 978-3-86936-558-9

ISBN epub: 978-3-95623-083-7

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Vorwort Vorwort 11. April 1970: 55 Stunden und 54 Minuten nach dem Start der Raumkapsel Apollo 13 explodierte in 300 000 Kilometern Höhe ein Sauerstofftank. Die Ursache war ein unter zu hoher Spannung kurzgeschlossenes Thermostat. Weitere Untersuchungen deckten schließlich eine Reihe von Versäumnissen auf, die auf mangelnde Kommunikation im Projekt zurückzuführen waren. Dieses Beispiel verdeutlicht, was allgemein bekannt ist: Kommunikation ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektleiters. Mangelnde Kommunikation und unzureichende kommunikative Fähigkeiten zählen zu den Hauptgründen für das Scheitern von Projekten. Obwohl das eine bekannte Tatsache ist, werden bei der Kommunikation im Projekt immer wieder Fehler gemacht. Ziel dieses Buches ist es, diesen Widerspruch aufzulösen. Das Thema Kommunikation begleitet den Projektleiter auf Schritt und Tritt. Er und sein Team kommunizieren mit Stakeholdern – also allen, die einen Einfluss auf den Verlauf des Projektes haben. Die Fähigkeit, zu kommunizieren, ist vor allem dann gefragt, wenn das Projekt nach außen vertreten werden muss: Auftraggeber oder Kunden müssen überzeugt werden. Internationalisierung, Kosteneinsparungen und neue Arbeitsformen führen dazu, dass für die Kommunikation im Projekt immer mehr neue Kommunikationsmedien eingesetzt werden. E-Mails, Telefon- und Webkonferenzen sowie viele andere Formen der Internetkommunikation stellen neue Herausforderungen an die Kommunikationsfähigkeit des Projektleiters. Dieses Buch gibt Ihnen einen Überblick über alle Aspekte der Kommunikation im Projekt. Ich hoffe, Ihnen damit zeigen zu können, wie Sie als Projektleiter die Kommunikation im Projekt professionell organisieren und mit Projektmitarbeitern und Stakeholdern effektiv und effizient kommunizieren können.

1. Theorien zur Kommunikation: Anspruch und Wirklichkeit 1. Theorien zur Kommunikation: Anspruch und Wirklichkeit Wie reden Menschen mit Menschen? Aneinander vorbei . KURT TUCHOLSKY Stellen Sie sich vor, die Kommunikation in Ihrem Projekt würde perfekt funktionieren. Und wenn nicht, dann wüssten Sie sofort, woran es liegt, und könnten das Problem mühelos aus der Welt schaffen. Sie kämen gut gelaunt ins Büro, weil Sie sich darauf freuen würden, mit Ihren Stakeholdern zu kommunizieren. Wenngleich Sie diesen Idealzustand vielleicht nicht sofort erreichen, mit mehr Wissen über Kommunikation können Sie diese zumindest besser organisieren und dabei auftretende Probleme lösen, indem Sie sie analysieren. In diesem Kapitel erhalten Sie Antworten auf die folgenden Fragen: Durch welche Elemente wird die Kommunikation beeinflusst? Wie werden Nachrichten übermittelt? In welchem Verhältnis stehen Bewusstes und Unbewusstes? Welche Nachrichten werden übermittelt? Was muss man über Kommunikation wissen? Welche Botschaften empfängt der Empfänger?

Kommunikation ist Wirkung, nicht Absicht Kommunikation ist Wirkung, nicht Absicht Missverständnisse in der Kommunikation Wir kommunizieren von der ersten Minute unseres Lebens an. Kommunikation ist für uns so selbstverständlich, dass wir uns in der Regel keine Gedanken darüber machen, wie sie funktioniert. Erst dann, wenn wir mit der Kommunikation nicht die gewünschte Wirkung erzielen, stellen wir uns vielleicht die Frage: Warum versteht man mich nicht? Im Gespräch setzen wir immer schon voraus, dass bei unserem Gesprächspartner auch das ankommt, was wir ihm sagen wollen. Die vielen Missverständnisse in der Kommunikation zeigen jedoch, dass dem nicht immer so ist. Wir merken dies dann, wenn unser Gesprächspartner irritiert oder beleidigt ist. Mit dem Satz „Das habe ich nicht so gemeint“ leiten wir den Versuch ein, unser Anliegen nochmals zu formulieren. So zeigt sich täglich, dass auch in der Kommunikation der Grundsatz von Ursache und Wirkung gilt, wobei die erzielte Wirkung nicht immer unserer Absicht entspricht.

Elemente der Kommunikation: die Lasswell-Formel Elemente der Kommunikation: die Lasswell-Formel Der US-amerikanische Politik- und Kommunikationswissenschaftler Harold Dwight Lasswell formulierte 1948 eine nach ihm benannte Formel der Kommunikation. Sie fasst in einem Satz zusammen, welche Elemente Kommunikation formen, und lautet wie folgt: Wer sagt was in welchem Kanal zu wem mit welchem Effekt?

Nachrichtenübermittlung: das Sender-Empfänger-Modell Nachrichtenübermittlung: das Sender-Empfänger-Modell Sender-Empfänger-Modell Die Nachrichtentechnik stand Pate beim Kommunikationsmodell von Warren Weaver und Claude Elwood Shannon, das diese 1949 entwickelten. Das sogenannte Sender-Empfänger-Modell ist die Basis für viele andere Kommunikationsmodelle. Es ist in Abbildung 1 wiedergegeben. Abb. 1: Das Sender-Empfänger-Modell erklärt, wie Nachrichten übermittelt werden.

Nachrichtenauswahl: das Gatekeeper-Modell Nachrichtenauswahl: das Gatekeeper-Modell Ein Gatekeeper ist ein Torwächter und die metaphorische Bezeichnung für einen Faktor, der bei einem Entscheidungsprozess die Auswahl bestimmt. Das Gatekeeper-Modell von Bruce Westley und Malcolm McLean beschreibt die Nachrichtenübermittlung als einen selektiven Prozess. Es ist in Abbildung 2 dargestellt. Abb. 2: Der Empfänger erhält eine mehrfach selektierte Information.

Nachrichtenumfang: das Eisbergmodell Nachrichtenumfang: das Eisbergmodell Eisbergmetapher Die sogenannte Eisbergmetapher stammt von Ernest Hemingway. Er war der Auffassung, dass es reiche, wenn in seinen Werken, wie bei einem Eisberg, nur ein Achtel sichtbar ist, also explizit erzählt wird, weil der Rest, der sozusagen unter der Wasseroberfläche liegt, vom Publikum auch so erkannt würde. In Abbildung 3 ist das Eisbergmodell der Kommunikationstheorie nach Floyd L. Ruch und Philip G. Zimbardo abgebildet. Abb. 3: Wie beim Eisberg sehen wir nur einen kleinen Teil des Ganzen.

Annahmen über die Kommunikation: Kommunikationsaxiome Annahmen über die Kommunikation: Kommunikationsaxiome „Man kann nicht nicht kommunizieren“ ist ein immer wieder zitierter Satz von Paul Watzlawick, einem österreichischen Kommunikationswissenschaftler. Neben diesem Axiom über Kommunikation hat er noch vier weitere formuliert, mit denen er erklärt, wie Kommunikation funktioniert.

Die vier Seiten einer Nachricht: der Kommunikationsquadrant und das 4-Ohren-Modell Die vier Seiten einer Nachricht: der Kommunikationsquadrant und das 4-Ohren-Modell Das Buch Miteinander Reden von Friedemann Schulz von Thun ist eines der meistverkauften Bücher über Kommunikation. Dort beschreibt er ein Kommunikationsmodell, das zum Repertoire eines jeden Kommunikationstrainers gehört. Der Erfolg des Modells beruht darauf, dass Schulz von Thun die Ansätze mehrerer Kommunikationsmodelle und Theorien wie zum Beispiel das Sender-Empfänger-Modell und den Beziehungsaspekt von Watzlawick in sein Modell integriert hat. Sein Modell setzt sich aus zwei Teilen zusammen, die sich gegenseitig ergänzen: dem Kommunikationsquadranten und dem 4-Ohren-Modell. Dieses Kommunikationsmodell ist in Abbildung 4 dargestellt. Abb. 4: Jede Nachricht hat vier Seiten: das Kommunikationsmodell von Schulz von Thun.