Omar Javier Solano Rodríguez - La administración en la propiedad horizontal

CAPÍTULO 7. REVISORÍA FISCAL Y SU RESPONSABILIDAD

La Revisoría Fiscal en las copropiedades de uso residencial

La Revisoría Fiscal en las copropiedades de uso comercial o mixto

Nombramiento y periodo del Revisor Fiscal en la propiedad horizontal

Funciones del Revisor Fiscal

Normas Internacionales aplicadas a la Revisoría Fiscal

Obligaciones del Revisor Fiscal

Derechos de inspección del Revisor Fiscal

Inhabilidades para el Revisor Fiscal

Sanciones para el Revisor Fiscal

Informes del Revisor Fiscal

CAPÍTULO 8. FUNCIONES Y PERFIL DEL ADMINISTRADOR DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL

Administración provisional

Habilidades del administrador

Competencias del administrador de la propiedad horizontal

Habilidades blandas o no cognitivas

BIBLIOGRAFÍA

NOTAS AL PIE

TABLA 2.1. Estructura de la Ley 675 de 2001 del régimen de propiedad horizontal

TABLA 2.2. Resumen de algunas Sentencias de la Corte que impactan la Propiedad Horizontal

TABLA 3.1. Cuestionario para el proceso de evaluación (Planeación)

TABLA 3.2. Cuestionario para elaborar la misión

TABLA 3.3. Cuestionario para evaluar la declaración de la misión

TABLA 3.4. Cuestionario para elaborar la visión

TABLA 3.5. Fijación de objetivos

TABLA 3.6. Cuestionario para el análisis del entorno externo

TABLA 3.7. Matriz de evaluación de factores externos (MEFE) Conjunto Residencial XT001

TABLA 3.8. Matriz del factor competitivo (MPC)

TABLA 3.9. Matriz de evaluación de factores internos

TABLA 3.10. Matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)

TABLA 3.11. Matriz Integradora DOFA

TABLA 3.12. Cuestionario para el diseño de estrategia

TABLA 3.13. Guía general del plan de acción

TABLA 3.14. Gráfica de Gantt para programar tareas

TABLA 3.15. Guía del presupuesto de inversión para el plan de acción

TABLA 3.16. Cuestionario para el proceso de evaluación

TABLA 3.17. Formato de diseño del manual de responsabilidades

TABLA 3.18. Comportamiento del indicador

TABLA 3.19. Comportamiento del indicador estratégico

TABLA 4.1. Modelo de presupuesto anual de ingresos y gastos

TABLA 4.2. Ejecución Presupuestal

TABLA 4.3. Análisis horizontal del presupuesto

TABLA 5.1. Diferencias entre las notas y las revelaciones en los estados financieros

TABLA 5.2. Clasificación de la copropiedad de acuerdo a sus características

TABLA 5.3. Formato base de datos por apartamento y coeficiente

TABLA 5.4. Resumen de cuotas de administración por coeficiente

TABLA 5.5. Ejemplo cálculo de fondo de imprevistos

TABLA 6.1. Informe reporte de cartera por edades

TABLA 6.2. Tabla del cálculo de intereses de mora del año 2019 y enero del 2020

TABLA 7.1. Normas internacionales de auditoría

TABLA 7.2. Principios generales y las responsabilidades, NIA 200-265

TABLA 7.3. Planeación, NIA 300-330

TABLA 7.4. Control interno, NIA 402-450

TABLA 7.5. Evidencia, NIA 500 – 580

TABLA 7.6. Uso del trabajo de otros, NIA 600 – 620

TABLA 7.7. Informe del revisor fiscal, NIA 700 – 810

TABLA 8.1. Competencias del administrador de la propiedad horizontal

TABLA 8.2. Habilidades blandas primarias y secundarias

TABLA 8.3. Habilidades para el futuro

FIGURA 3.1. Proceso administrativo

FIGURA 3.2. Proceso de planeación estratégica

FIGURA 3.3. Elementos básicos de la misión organizacional

FIGURA 3.4. Valor comparativo de factores de éxito

FIGURA 3.5. Organigrama propuesto para las copropiedades sometidas al régimen de propiedad horizontal

FIGURA 3.6. Organigrama propuesto para crear el comité de seguridad

FIGURA 3.7. Temas y subtemas para el comité de seguridad

FIGURA 3.8. Organigrama comité de convivencia

FIGURA 5.1. Procesos del Sistema de Información Contable

FIGURA 7.1. Obligaciones del revisor fiscal

FIGURA 7.2. Estructura de Informes del Revisor Fiscal

FIGURA 8.1. Habilidades que componen el perfil del administrador según Katz

FIGURA 8.2. Habilidades del administrador según American Management Association

Gracias a la Universidad del Valle y a los Directivos de la Facultad de Ciencias de la Administración por permitir la publicación de este libro. A los jurados de este trabajo académico por sus sugerencias y recomendaciones; a los estudiantes del Programa de Contaduría Pública de la asignatura de contabilidad, control y regulación en la propiedad horizontal de la Universidad del Valle, por sus aportes. A la abogada Lina María Bonilla Mejía por su gran contribución en la revisión normativa y a la Administradora Karina Burbano por el apoyo en la transcripción de la información.

Al creador por brindarme su orientación, sabiduría y fuerza, a mi esposa Martha Lucía por su apoyo incondicional y decidido en este proceso, a mis hijos Javier Andrés y José David por ser parte activa de este proyecto académico, a mis padres José Omar y Marie, un amor infinito les profeso.

La administración y la gestión es una función altamente demandada en la actualidad por las copropiedades sometidas al régimen de propiedad horizontal, la cual exige personal idóneo y capacitado que se encargue de planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos de las copropiedades. En este este libro los lectores podrán encontrar herramientas útiles para una adecuadagestión administrativa, sirviendo además como guía contable y presupuestal para establecer características en la aplicabilidad del nuevo marco normativo contable de las acciones que concurren en la actividad presupuestal. Este texto contribuye al proceso de planeación con un enfoque estratégico y operativo resaltando la relevancia que tiene el perfil del administrador como el encargado de dirigir, gestionar y administrar este tipo de entidades sin ánimo de lucro.

La evolución en los temas jurídicos y administrativos que han surgido en este tipo de entidades han impulsado en la academia, el estudio de nuevos esquemas administrativos que orienten la actividad gerencial en la propiedad horizontal. No solo basada con la aplicación de las habilidades que se obtienen por el conocimiento empírico y la experiencia al desempeñar actividades administrativas básicas, sino en la alta responsabilidad que se asume como representante legal de estas organizaciones.

La complejidad y confluencia de factores sociales, jurídicos, económicos y financieros en relación con la gestión administrativa de edificios, de apartamentos, conjuntos residenciales, mixtos y comerciales, requiere de competencias profesionales, habilidades y conocimientos que moldean el perfil de un buen administrador y la manera de cualificar su gestión administrativa.

Este libro está diseñado con la finalidad de ayudar a los administradores, asesores de las entidades sometidas al régimen de propiedad horizontal a comprender la importancia que tiene el proceso de planeación como herramienta gerencial, para que desde el consejo de administración y de quien ejerce la representación legal puedan realizar control y anticiparse a previsibles acontecimientos futuros.

Planear estratégicamente compete a las directivas de la organización y constituye el núcleo del trabajo administrativo (Aktouf, 2009). Implica además la definición racional y sistemática de las grandes orientaciones de las organizaciones, señalando su misión, objetivos y los medios propios para su realización. En este sentido, la directiva de planificación que se propone para la copropiedad es un proceso continuo de lineamientos que permiten confrontar los objetivos con los resultados obtenidos por medio de un mecanismo de retroalimentación y de control. Así, los administradores de la propiedad horizontal deberán ser capaces de orientar la organización como un todo y de poder integrar las áreas funcionales de la organización, manteniendo de esta forma un constante conocimiento de la unidad de análisis y de los factores del medio ambiente que la afectan.