Olaf Schmidt - Die Abschlussarbeit im Unternehmen schreiben

[29]Wie? Wann? Womit? Nehmen Sie sich Zeit, die formalen Anforderungen für die (befristete) Anstellung eines Studenten genau zu klären. Sie sind später der erste Ansprechpartner für den Studenten und sollten ihm einwandfrei Auskunft geben können – oder zumindest wissen, wer ihm kompetente Auskunft geben kann (und auch will!). Sobald die inhaltliche Arbeit beginnt, will man sich von formalen Angelegenheiten nicht mehr ablenken lassen. Jetzt ist die Zeit, sich zu informieren, welche Dokumente der Student dem Unternehmen vorlegen muss, um seine Abschlussarbeit dort zu schreiben. Die gute Nachricht: Um die Formalien auf akademischer Seite müssen Sie sich nicht kümmern, dies erledigt der Student zusammen mit dem betreuenden Professor.

Wer ist involviert? Wer sind die Stakeholder 1? Wer hat also ein Interesse daran, dass die Abschlussarbeit ein Erfolg wird? Es versteht sich von selbst, dass der Betreuer sich vorab mit allen Kollegen im Unternehmen abstimmt, die mit dem Projekt Abschlussarbeit zu tun haben werden. Wer nicht unmittelbar einbezogen ist, sondern nur am Rand damit zu tun hat, muss zumindest zeitnah über die geplante Abschlussarbeit informiert werden. Denken Sie auch an die Personalabteilung, Ihren unmittelbaren Vorgesetzten und an den Budgetverantwortlichen für Ihre Abteilung. Denken Sie an das Abteilungssekretariat! Und: Sind bereits Studenten in der Abteilung tätig, trägt es viel zur Akzeptanz des zu erwartenden Neulings bei, wenn man die Kommilitonen rechtzeitig über das geplante Projekt informiert.

Und noch ein Punkt muss unbedingt geklärt sein, bevor die Stelle ausgeschrieben wird. Wer vertritt Sie im Falle einer Krankheit oder dann, wenn Sie im Urlaub sind? Viele Missverständnisse und in der Folge Missstimmungen können vermieden werden, wenn dieser sensible Punkt genau dekliniert und die Rollen (z.B. Betreuer/Vertreter/Eskalationsstufe) definiert sind.

Sind nun alle Formalien erledigt? Nicht ganz. Die Ausschreibung der Stelle sollte auch die Rahmenbedingungen erwähnen, unter denen der Student in Ihrem Unternehmen arbeiten und forschen wird. [30]Bekommt er einen eigenen Arbeitsplatz? Wo? Vielleicht einen unternehmenseigenen Laptop? Und wie steht es um eine eventuelle Bezahlung? All diese Rahmenbedingungen sind mit der Personalabteilung, dem Vorgesetzten und/oder dem Budgetverantwortlichen zu klären.

2.5 Kosten planen

Um es offen auszusprechen: die Arbeit eines Studenten fällt mit weitaus weniger Kosten ins Gewicht als die eines (fest angestellten) Absolventen. Weniger Kosten sind aber nicht keine Kosten! Eine Abschlussarbeit ist keine Gratis-Leistung. Doch wie viel kostet die Begleitung einer Abschlussarbeit tatsächlich? Es empfiehlt sich, vor der Ausschreibung einen Kostenplan zu erstellen. Ein realistischer Überblick über die zu erwartenden Kosten der Betreuung verhindert, dass man später in die ‚Kostenfalle’ tappt und das Projekt möglicherweise ausgebremst wird.

Budget

Zum notwendigen Budget gehören:

Anschaffungen wie Software, Hardware, PC, Verbrauchsmaterialien und sonstiges Material, das extra für die Aufgaben des Studenten besorgt werden muss. Dieser Posten betrifft vor allem den praktischen Teil der Abschlussarbeit, dessen Gelingen eben auch auf der guten Ausstattung mit Materialen gründet. Auch ein Student kann nichts aus dem Nichts heraus erschaffen!

In vielen Unternehmen erhält der Student der Fairness halber eine Aufwandsentschädigung in Form einer monatlichen Zahlung. Hier ist die Spannweite groß: Entschädigungen von 300,- bis 1.000,- Euro sind gängige Praxis. Dieser kleine bis große Obolus soll dem Studenten [31]helfen, seine laufenden Lebenshaltungskosten zumindest teilweise zu decken. Studenten, die von außerhalb kommen, wird manchmal auch ein Appartement angeboten (dies dann oft als Ersatz für die monatliche Vergütung).

Viele Unternehmen zahlen den Studenten eine Prämie, wenn sie die Abschlussarbeit in der angegebenen Zeit fertig stellen. Diese Prämie richtet sich nach dem angestrebten akademischen Grad (Bachelor, Master, Doktor) und bewegt sich erfahrungsgemäß im Rahmen um 500,-Euro. Diese Prämie ist aber keine Vergütung der Abschlussarbeit, denn dies wäre nicht erlaubt! Alle Fragen rund um Aufwandsentschädigung oder Abschlussprämie regelt rechtlich die Personalabteilung.

Auch Büchergutscheine sind oft praktizierte Formen der Aufwandsentschädigung.

Denken Sie im Fall von Förderprojekten oder Forschungsaufträgen auch an die Kostenübernahme.

Ausstattung, Aufwandsentschädigung plus eventuelle Zusatzkosten: All diese finanziellen Posten sollte der Betreuer vorab zusammenstellen und mit dem Budget-Verantwortlichen und mit der Personalabteilung abstimmen, damit während der Abschlussarbeit keine unnötigen Diskussionen den Fortschritt der Arbeit blockieren (oder im schlimmsten Fall verhindern).

Beispiel

Tab. 2:Beispiel für eine Kostenübersicht

[32]2.6 Zeit planen

Ohne einen nennenswerten Anteil an Betreuung wird die Abschlussarbeit kein Erfolg, weder für den Studenten noch für das Unternehmen. Als Betreuer sollten Sie sich im Klaren darüber sein, dass Sie in den Studenten eine Menge Zeit investieren müssen. Doch wie hoch ist der Aufwand tatsächlich?

In der Regel kann man davon ausgehen, dass in den ersten Tagen der Betreuung ungefähr zwei Stunden für die praktische Einführung des Studenten anfallen. Die kommenden zwei Wochen ist dann ungefähr eine halbe Stunde pro Tag nötig, damit die Arbeit mit dem Studenten gut anläuft. Danach fällt ungefähr 1 Stunde wöchentlich für die Betreuung an. Am Ende sollten Sie mindestens 1 bis 2 ganze Arbeitstage für die Beurteilung und die Diskussion der Arbeit einplanen, plus der Aufwand für die Abstimmung mit der Hochschule und die Hilfe bei der Vorbereitung der Abschlusspräsentation.

Rechnen Sie den Zeitaufwand noch großzügiger, wenn Sie das erste Mal eine Betreuung übernehmen. Bei allen weiteren Betreuungen haben Sie dann einen Erfahrungsschatz in der Schublade, der Ihnen hie und da Zeit spart. Eine gute Quelle für den tatsächlichen Zeitaufwand sind immer auch Kollegen, die bereits Abschlussarbeiten betreut haben.

Tipp! Nach der Aufstellung des zu erwartenden Zeitaufwands sollte auf alle Fälle noch einmal kritisch hinterfragt werden, ob das – möglicherweise – zu erwartende Ergebnis der Abschlussarbeit den Zeitaufwand, den Sie als Betreuer investieren, wirklich lohnt.

[33] Beispiel

Tab. 3:Beispiel für eine Zeitabschätzung