Markus Böttcher - Compliance

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Verhaltenskodex, zusätzliche Compliance-Richtlinien und sämtliche weiteren Zusatzinformationen rund um das Thema Compliance sollten sich komprimiert auf einer eigenen Compliance-Intranetseitefinden. Diese Seite sollte klar aufgebaut und einfach zu navigieren sein. Alle Ansprechpartner wie der Group Compliance Officer und seine lokalen Vertreter sowie Spezialisten für bestimmte Gebiete sollten auf der Website mit Kontaktdaten verzeichnet sein. Auch hier gilt die Binsenweisheit, dass die Intranet-Seite zum Besuch und Weiterlesen anregen und nicht in der allgemeinen Informationsflut des Unternehmens untergehen soll.

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Deshalb sollte mit allen zur Verfügung stehenden Medien gearbeitet werden, um die Seite anregend und interessant zu gestalten. Auch das Mission Statement bzw. die Verpflichtung der Führungsebene zu Compliance soll auf dieser Seite klar zum Ausdruck kommen. Die Seite kann z.B. mit einem Begrüßungsvideo des Vorstands- oder Aufsichtsratsvorsitzenden über die große Bedeutung von Compliance eröffnet werden. Ausschnitte aus Medienmeldungen über Vorkommnisse aus dem Bereich Compliance lockern die doch meist trockenen Richtlinien und Informationen auf; kleine (tatsächliche oder fiktive) Geschichten können die spezifische Problematik eines Compliance-Themas besser verdeutlichen als so manch andere spröde Informationsquelle.

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Die Compliance-Intranetseite ist die interne Visitenkarte der Compliance-Abteilung gegenüber den Mitarbeitern. Von der Gestaltung der Seite hängt es mit ab, ob und wie sehr die Belegschaft in die Sachkenntnis und die menschlich-sozialen Fähigkeiten der Compliance-Beauftragten Vertrauen hat. Wie auch beim Code of Conduct und sonstiger Kommunikation durch die Compliance-Abteilung wirkt es vertrauensbildend, wenn der Mitarbeiter direkt angesprochen wird („Sie haben Fragen oder möchten uns etwas mitteilen? Wir sind für Sie da!“).

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Neben der für den internen Gebrauch bestimmten Intranetseite sollte die Thematik Compliance auch auf der öffentlichen Websitedes Unternehmens an prominenter Stelle zu finden sein. Dies ist für die Außenwirkung des Unternehmens von großer Bedeutung und trägt zur klaren Definition der Unternehmenskultur zugunsten von Aktionären, Kunden, den Medien und der sonstigen Außenwelt bei. Insbesondere sollten sich die Grundlagen der Compliance-Kultur, einschließlich des Verhaltenskodex (in Kurz- oder in Langfassung) auf der Website finden. Das „Herzstück des Wohlverhaltens“ darf durchaus nach außen kommuniziert werden; es gibt keinerlei Grund, dieses der Außenwelt vorzuenthalten, im Gegenteil. Die Compliance Website ist, gerade im globalen Konzern, ein wichtiges Aushängeschild, das internationalen Standards entsprechen und verständlich formuliert werden sollte. Die Botschaft des Unternehmens (z.B. Null-Toleranz-Politik) sollte klar und deutlich formuliert werden, so dass Missverständnisse gar nicht erst aufkommen.

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Erfahrungsgemäß sind es in der Regel zumeist die Mitarbeiter, die von Regelverstößen oder Fehlverhalten im Unternehmen oder im Umfeld des Unternehmens erfahren. Doch die Erfahrung zeigt auch, dass diese Regelverstöße oder ein Fehlverhalten oft unentdeckt bleiben, weil die Mitarbeiter Angst haben, ihr Anliegen offen zu äußern. Gerade in Kontinentaleuropa ist diese Zurückhaltung sehr ausgeprägt, sei es aus falsch verstandener Loyalität zum Unternehmen, zum Vorgesetzten oder zu Kollegen, sei es aus Sorge, nicht ernst genommen zu werden oder auch aus der schieren Angst vor Repressalien bis hin zum Verlust des Arbeitsplatzes.[8]

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Umso bedeutsamer ist es, dass das Unternehmen klar herausstellt, jedes Fehlverhalten sehr ernst zu nehmen, und zwar unabhängig davon, von wem es begangen wird: Von Führungskräften, den Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Auftragnehmern etc. Es ist eindeutig zu kommunizieren, welche schwerwiegenden Konsequenzen, bis hin zu strafrechtlichen Sanktionen, ein Fehlverhalten für das Unternehmen haben kann.

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Zu empfehlen ist daher, soweit rechtlich zulässig, neben dem Verhaltenskodex Richtlinien für die Annahme und Prüfung von Mitarbeitermeldungen zu erstellen (sog. „Whistleblowing Guidelines“). Diese Richtlinien sollen die Mitarbeiter ermutigen, in redlicher Absicht jedes Fehlverhalten mündlich oder schriftlich zu melden, das ihnen im Rahmen ihrer Tätigkeit zur Kenntnis gelangt, sei es aus erster Hand oder aus einer Quelle, die für glaubwürdig gehalten werden darf. Exemplarisch sollte die Richtlinie die Mitarbeiter ermutigen, Folgendes zu melden:

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Die Whistleblowing-Richtlinie sollte klarstellen, dass das Unternehmen eine Kultur der Offenheit, des Vertrauens und der Transparenz fördert und deshalb auf die Unterstützung der Mitarbeiter angewiesen ist, um unrechtmäßiges oder nicht integres Verhalten zu minimieren. Die Mitarbeiter sollten explizit ermutigt werden, offen mit ihren Vorgesetzten und/oder Compliance-Verantwortlichen zu sprechen, falls ihnen eine der oben genannten Verhaltensweisen bekannt wird. Im Rahmen der vom Unternehmen geförderten Offenheit und Transparenz sollte auch darauf hingewiesen werden, dass das Unternehmen es bevorzugt, wenn der „Whistleblower“ seine Identität offenlegt, es andererseits aber auch akzeptiert wird, wenn der Meldende anonym bleiben möchte.[9]

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Die Möglichkeiten, eine Meldung an die in der Richtlinie idealerweise namentlich bezeichneten Vertrauenspersonen zu richten, sollten vielfältig sein. Sowohl eine persönliche Besprechung als auch die Kommunikation per Briefpost, E-Mail, Telefon oder Telefax sollte möglich sein. Dabei ist auf strenge Vertraulichkeit zu achten. Die Kontaktpersonen sollten über eigene Telefone[10] und nur ihnen zugängliche Faxgeräte verfügen. Dies sollte in der Richtlinie unbedingt erwähnt werden, da das interne Meldesystem oft am mangelnden Vertrauen der Mitarbeiter in die diskrete Handhabung der übermittelten Information scheitert.

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Es gibt eine starke Tendenz, die Compliance Hotline an externe Anbieter auszulagern. Interne Compliance-Mitarbeiter sind kaum in der Lage, rund um die Uhr für Hinweise verfügbar zu sein. Dies führt dann dazu, dass Hinweise gar nicht angenommen werden können und damit im Sande verlaufen. Externe Dienstleister hingegen, die sich auf 24-Stunden-Service auf globaler Ebene spezialisiert haben, garantieren eine hundertprozentige zeitliche Abdeckung und sind zudem neutrale Ansprechpartner, d.h. die Hemmschwelle des Mitarbeiters Hinweise zu geben wird dadurch möglicherweise herabgesetzt.