Christoph Störkle - Praxishandbuch Büro

P (Planer) = 4 + 3 + 3 + 1 + 3 + 3 + 2 + 4 + 1 + 2 = 26

S (Sorgfaltstyp) = 3 + 4 + 3 + 1 + 1 + 2 + 3 + 2 + 3 + 1 = 23

Summe: 100

Die beispielhafte Person ist wohl recht kreativ. Hat aber auch starke Tendenzen zur Planung.

Macher sind meist Alphatiere, die Aufgaben schnell erledigen möchten. Solche Menschen nehmen sich oft viel vor und sind hektisch, was auch eine gewisse Schludrigkeit erzeugt.

Bezeichnende Adjektive: Aggressiv, anspruchsvoll, direkt, entschlossen, hartnäckig, herausfordernd, konkurrierend, ruhelos, stur, willensstark.

Vorteile:

• Anderen in Gedanken und Ideen oft voraus

• Bringt Dinge auf den Punkt

• Ergebnisorientiert / fokussiert

• Gute Analysefähigkeit

• Hohe Erwartungen an sich und andere

• Pünktlich wenn ihm etwas wichtig ist

• Schnelle und produktive Arbeitsweise

• Setzt klare Ziele

• Weiß was er will

Nachteile:

• Aufgabenumfang wird oft falsch eingeschätzt

• Leistungsschwache werden von ihm abgestraft

• Nimmt sich mehr vor, als er erledigen kann

• Oft unzugänglich gegenüber Gegenargumenten

• Tendenz zur Hektik und Chaos

• Übt Druck auf andere aus

• Verliert die Konzentration, wenn es unbedeutend erscheint

• Zu hohe Erwartungen an sich und andere

• Zu risikofreudig

Empfehlungen:

• Mehr auf andere eingehen / vertrauen

• Mehr Planung

• Mehr Zeit nehmen

• Nicht von sich auf andere schließen

• Öfters mal entspannen

• Prioritäten setzen

• Verständnisvoller werden

Kreative Persönlichkeiten können oft nicht „Nein“ sagen, sind interessiert, kommunikativ und leistungsbereit. Spontanität und eine optimistische Grundeinstellungen sind bezeichnende Eigenschaften. Der Arbeitsplatz ist meist chaotisch und mehrere Aufgaben werden gleichzeitig angefangen.

Bezeichnende Adjektive: Begeistert, freundlich, fröhlich, gesellig, gesprächig, gewinnend, inspirierend, kontaktfreudig, nett, verspielt.

Vorteile:

• Aufgeschlossen

• Begrüßt Veränderungen

• Hilfsbereit

• Kontaktfreudig

• Lässt sich leicht begeistern

• Optimistische Grundeinstellung

• Parallele Erledigung von Aufgaben

• Spontanität

Nachteile:

• Geringe Analysefähigkeit

• Kann nicht abschalten

• Oft naiv optimistisch

• Setzt sich schwer zu erreichende Ziele

• Unordentlich

• Unpünktlich

• Verzettelt sich oft

Empfehlungen:

• Auf Pünktlichkeit achten

• Aufgaben nacheinander abarbeiten

• Aufgaben priorisieren

• Checklisten erstellen

• Ordnung schaffen

• Realistischere Ziele setzen

• Tages- oder Wochenpläne erstellen

Die Arbeitsweise ist langsam aber gründlich. Die Konzentration liegt auf einer Aufgabe welche priorisiert wurde und er ist schwer aus der Ruhe zu bringen.

Bezeichnende Adjektive: Aufmerksam, ausgleichend, beständig, einsichtig, entspannt, gutmütig, loyal, mitfühlend, rücksichtsvoll, verbindlich.

Vorteile:

• Es werden Ziele gesetzt und Aufgaben priorisiert

• Gründlich

• Gut organisiert

• Hohe fachliche Kompetenz

• Pünktlich

• Zuverlässig

Nachteile:

• Bei mehreren Aufgaben schnell überfordert

• Hält sich zulange mit Details auf

• Kann nicht gut mit Druck umgehen

• Mangelnde Spontanität / Flexibilität

Empfehlung:

• Auf Ergebnisorientierung mehr Wert legen

• Mit Aufgaben früher beginnen

• Neue Arbeitstechniken und -methoden versuchen

• Prozesse optimieren

• Ziele und Aufgaben mit anderen absprechen

Die Vorbereitung ist meist sehr lang, aber ein System steckt dahinter. Planer verbringen oft zu viel Zeit mit Details und wehren sich gegen Veränderungen. Für die Abarbeitung von Aufgaben wird häufig mehr Zeit benötigt.

Bezeichnende Adjektive: Akkurat, beherrscht, diplomatisch, einsichtig, gewissenhaft, gründlich, logisch, reserviert, taktvoll, vorsichtig.

Vorteile:

• Genauigkeit

• Gewissenhaft

• Großes Wissen

• Guten Überblick

• Hochkonzentriert

• Kann sich Details hineinarbeiten

• Termintreu

• Zuverlässig

Nachteile:

• Benötigt viel Zeit für Planung und Vorbereitung

• Braucht lange um auf den Punkt zu kommen

• Detailverliebt

• Geringe Risikobereitschaft

• Langsamkeit

• Schlechter Umgang mit Störfaktoren

• Spontanität

• Stur

Empfehlungen:

• Absprechen, wie detailliert etwas erledigt werden muss

• Neue Dinge ausprobieren

• Planungszeiten verkürzen

• Risikofreudiger werden

• Vorschriften lockerer sehen

• Weniger Perfektion

• Zeitlimits setzen

„Der kommt am weitesten, der anfangs selbst nicht weiß,

wie weit er kommen werde, dafür aber jeden Umstand,

den ihm die Zeit gewährt, nach festen Maßregeln gebraucht.“

Johann Gottfried von Herder; deutscher Dichter, Theologe und Philosoph

Zeitmanagement beschreibt Methoden, mit denen Aufgaben effizienter abgearbeitet werden können. Die bekanntesten Methoden werden folgend vorgestellt.

4.1 Paretoprinzip / 80-zu-20-Regel

Besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% Aufwand erreicht werden. Die restlichen 20% der Ergebnisse benötigen 80% Aufwand.

4.2 Der Fünf-Fragen-Plan für effiziente Dokumentenbearbeitung

1. Wer braucht dieses Dokument?

• Niemand: Ab in den Papierkorb

• Andere: Entsprechend weiterleiten

• Ich selber: Weiter zu Punkt 2

2. Ist ein bestimmter Termin vorgegeben?

• Ja: Entsprechend in die Arbeitsplanung übernehmen

• Nein: Selber einen Termin setzen und entsprechend in die Arbeitsplanung übernehmen

3. Ist eine Aktion notwendig?

• Nein: Weiter mit Punkt 4

• Ja: Abarbeiten und dann Dokument vernichten bzw. archivieren (Weiter mit Punkt 4)

4. Muss das Dokument archiviert werden bzw. gibt es ein Aufbewahrungsinteresse?

• Nein: Ab in den Papierkorb

• Ja: Archivieren, am besten mit Fristvermerk (Weiter mit Punkt 5)

5. Wie soll das Dokument archiviert werden?

• Gibt es eine bestimmte Person, die Dokumente archiviert? Entsprechend weiterleiten.

• Genügt es, die Quelle des Dokuments zu notieren, um es eventuell wiederbeschaffen zu können?

• Ist der Aufwand zur Archivierung größer als der Verlust der Informationen?

4.3 Eisenhower-Prinzip

Abarbeitung mithilfe der „Eisenhower-Regel“ bzw. des „Eisenhower-Prinzips“ (Namensgebende ist der US-Präsident Dwight D. Eisenhower). Dieses Prinzip ist aus der ABC-Analyse entstanden.

Kategorie A: Diese Aufgaben sollte man selbst und schnellstmöglich erledigen.

Kategorie B: Einen Zeitpunkt für die Bearbeitung festlegen. Wird so dann zu Kategorie A.

Kategorie C: Nach Möglichkeit delegieren. Möglichst wenig Zeit darauf verwenden.

Kategorie D: Direkt aussortieren bzw. nicht beachten. Vielleicht delegieren.