Christoph Störkle - Praxishandbuch Büro

8.2 Besprechungen vorbereiten und durchführen

8.3 Agenda bzw. Tagesordnung

8.4 Zeitliche Planung

8.5 Ort

8.6 Einladung

8.7 Bewirtung

8.8 Sonstiges

8.9 Protokoll

8.10 Ergebnisliste

8.11 Auftragsliste

8.12 Vorbereitung

8.13 Ablauf einer Besprechung

8.14 Konflikte / Störungen bei Besprechungen

8.15 Leitung der Diskussion übernehmen

8.16 Nachbereitung

9 Präsentationen / Reden / Vorträge

9.1 Grundlagen der Kommunikation

9.1.1 Gesprächsebenen / Vier-Ebenen-Modell / Vier-Seiten-Modell / Vier-Schnäbel-Modell / Quadratische Kommunikation / 4-Ohren-Modell von Friedemann Schulz von Thun

9.1.2 Fragen

9.1.3 Feedback

9.2 Vorbereitung einer Präsentation / Rede / eines Vortrags

9.2.1 Die klassischen fünf Arbeitsschritte einer Rede

9.2.2 Emotional mitreißen

9.2.3 Rhetorisch überzeugen

9.2.4 Argumentation

9.2.5 Verständlichkeit

9.2.6 Aufmerksamkeit

9.2.7 Informationen

9.2.8 Visualisierung

9.2.9 Teilnehmer motivieren / aktivieren

9.3 Aufbau einer Präsentation / Rede / eines Vortrags

9.3.1 Einleitung, Hauptteil, Schluss (1-2-3-Formel)

9.3.2 Die Lehre von den vier Redeteilen

9.3.3 AIDA-Formel

9.3.4 Antike Redegliederung

9.3.5 Fünf-Punkte-Formel / Fünf-Finger- oder Fünf-Satz-Formel

9.3.6 Integrierte Problemlösungsformel

9.3.7 Pro-und-Kontra-Formel / Plus-Minus-Formel

9.3.8 Vier-B-Formel

9.3.9 Programmatische Struktur

9.3.10 Analytische Struktur

9.3.11 Proleptische Struktur

9.3.12 Statement-Struktur

9.4 Der Vortrag

9.4.1 Allgemeine Tipps

9.4.2 Thema

9.4.3 Auftreten

9.4.4 Vermeiden

9.5 Einwände / Widerstand / Störungen / Angriffe

9.6 Vorbereitung einer Präsentation

9.6.1 Einladung

9.6.2 Zeiteinteilung Präsentation

9.6.3 Präsentationsaufbau

9.7 Medien und Techniken

9.8 Interaktionsstrategie

9.9 Veranstaltungsort

10 Verhandlungen

10.1 Vorbereitung einer Verhandlung

10.2 Durchführung

10.3 Vier Haupthindernisse zur Entwicklung von Entscheidungsmöglichkeiten

11 Business Englisch

11.1 Die häufigsten englischen Begriffe im Büro

11.2 Anrede im Englischen

11.3 Typische Formulierungen in der schriftlichen Korrespondenz

11.4 Verabschiedung im Englischen

11.5 Small Talk

12 Fremde Arbeitskulturen

12.1 Auslandsaufenthalte

12.2 USA

12.3 China

13 Umgang mit Beratern

14 Headhunter

15 Karriere

15.1 Allgemeines

15.2 Aufstieg

15.3 Umgang mit dem Vorgesetzten

16 Führung

16.1 Führungsstile

16.2 Führungstechniken

16.3 Führungsinstrumente (auch Führungswerkzeuge)

16.4 Verhalten als Führungskraft

16.5 Motivation

16.6 Team-/ Gruppenbildung

17 Das Mitarbeitergespräch

17.1 Anlässe und Themen von Mitarbeitergesprächen

17.2 Vorbereitung als Mitarbeiter

17.3 Mitarbeitergespräch als Führungskraft

17.4 Mögliches Verhalten des Mitarbeiters bei einem Mitarbeitergespräch

17.5 Gehaltsverhandlungen

17.6 Vermeiden als Führungskraft

17.7 Kundengespräch

18 Mikropolitik / Karriereorientiertes Verhalten / Machiavellismus

18.1 Netzwerke (bzw. Networking, Seilschaften, Vitamin B)

18.2 Politische Taktiken (Mikropolitik und Machiavellismus)

18.3 Konflikte im Büro

„Alles im Leben ist Organisation.“

Wilhelm von Humboldt; deutscher Gelehrter und Staatsmann

In Unternehmen sind heute die unterschiedlichsten Organisationsformen vorzufinden. Das folgende Kapitel zeigt, welche Organisationsformen zumeist umgesetzt werden und wieso.

Die funktionale Organisation (auch Einlinienorganisation oder Trennaufbauorganisation) basiert auf einem Verrichtungsprinzip. Die Aufgabenverteilung ist relativ überschaubar und homogen und ist daher besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet.

Vorteile:

- Begrenzter Bedarf an fachlich spezialisierten Führungskräften

- Bündelung des Wissens

- Effekt der Spezialisierung wird ausgenutzt

- Eindeutige und klar abgrenzbare Aufgabenbereiche, Kommunikationsbeziehungen und Hierarchie

- Wenig Aufwand

Nachteile:

- Beitrag zum Gesamtergebnis der einzelnen Bereiche / Mitarbeiter teilweise schwer ersichtlich

- Erschwerte Koordination und Kommunikation zwischen den Bereichen

- Fehlende Generalisierung

- Führungsaufgaben werden weitgehend von der Unternehmensspitze übernommen

- Gefahr der Überlastung bzw. Leerzeiten

- Mangelnde Gesamtsicht und fehlendes Verständnis für andere Bereiche (Ressortegoismus)

- Mögliche Informationsfilterung

Die Organisationsstruktur orientiert sich an (Absatz-)Gebieten (Städte, Länder, Kontinente, …). Dabei ist wichtig, dass die Gebiete eindeutig abgrenzbar sind. Vor allem Unternehmen mit einer großen Anzahl von Standardprodukten können diese Organisationsstruktur einsetzen.

Vorteile:

- Die Bearbeitung des Markts kann individuell angepasst werden

- Relativ einfach und eindeutig

- Spezifische Ausrichtung auf das Gebiet möglich

Nachteile:

- Die langfristige Strategie leidet unter Umständen

- Möglichkeit einer unterschiedlichen Marktpolitik

- Schwierige Koordination zwischen den Bereichen

Ausgehend von den Kunden, werden hier die verschiedenen Bereiche zusammengefasst. Diese Organisationsform ist lediglich anwendbar bei einer überschaubaren Anzahl von Kunden.

Vorteile:

- Auf spezifische Kundenanforderungen kann gezielt eingegangen werden

- Enge Kundenbeziehungen

- Spezialisierung auf Kunden

Nachteile:

- Hohe Kosten

- Mögliche Kompetenzprobleme unter den Mitarbeitern

- Spezialisierte Mitarbeiter notwendig

Die Orientierung der Organisation basiert auf den Produkten bzw. Produktgruppen. Sie wird meist von Unternehmen eingesetzt, deren Produkte stark unterschiedlich sind.

Vorteile:

- Flexible Marktanpassungen möglich

- Hohe Motivation der Bereiche

- Klare Zuordnung von Leistungsbeiträgen

- Starke Marketingorientierung bzw. Marktorientierung

- Zugang zu neuen Märkten

Nachteile:

- Aufwendig

- Internes Konkurrenzdenken

- Mögliche Kompetenzkonflikte

- Nur begrenzte Zusammenarbeit

- Spezialisierte Mitarbeiter notwendig

Ist ein Unternehmen nach mehreren Kriterien strukturiert (Kunden, Gebiete, Produkte, Projekte, …), kommt eine Matrix Organisation zum Einsatz.

Vorteile:

- Innovationsförderung