Thea Wulff - Über den Roten Teppich an die Bar

Über den Roten Teppich an die Bar

Ein kleiner kompakter Leitfaden für die Planung und Organisation von Firmenevents und ähnlichen Veranstaltungen.

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Dieses Buch wurde im Auftrag der Landau Media AGdurch die RABBIT PUBLISHING GmbHproduziert und verlegt.

Über den Roten Teppich an die BarThea Wulff Copyright: © 2012 Thea Wulff / RABBIT PUBLISHING GmbH published by: epubli GmbH, Berlin www.epubli.de ISBN 978-3-8442-5301-6

Ist Ihnen mal aufgefallen, dass sich im Wort „Veranstaltung“ das Wort „Anstalt“ versteckt? Ich bin mir sehr, sehr sicher, dass das kein Zufall ist. Eine Veranstaltung zu planen und durchzuführen kann Sie ohne Weiteres in den Wahnsinn treiben. Sie davor zu bewahren, ist ein Grund für dieses kleine Büchlein.

Kapitel 1: Kleine und große Gedankenspiele

Ziele // Konzepte // Planung

Kapitel 2: Zwei bedeutende Größen

Anzahl der Gäste // Budget

Kapitel 3: Das große Fressen

Catering // Buffet // Getränkeauswahl

Kapitel 4: Alles hat seine Zeit

Zeitpunkt // Startzeit // Zeitplan

Kapitel 5: Kommt und schaut!

Einladung // Inhalt // Gestaltung // Gästemanagement

Kapitel 6: Und jetzt spielen wir alles durch

Veranstaltungsleitung // Ablaufplan // Durchlaufprobe

Kapitel 7: Schluss, Vorbei, Ende!

Rausschmiss // Abbau // Abwicklung

Ich habe in meinem Leben so manches studiert. Veranstaltungsmanagement gehörte nicht dazu. Habe ich dann überhaupt das Recht, ein Buch darüber zu schreiben? Wenn ich bedenke, dass meine Lieblingskochbücher nicht von gelernten, sondern passionierten Köchen geschrieben wurden, denke ich doch. Denn im Verlauf meines bisherigen Lebens habe ich oft im Schweiße meines Angesichts aber immer mit viel Liebe und Leidenschaft so ziemlich alles organisiert, was das Veranstaltungsportfolio so hergibt: Exklusive Dinner für wichtige Menschen in Anzügen, Gala-Veranstaltungen mit rotem Teppich und Blitzlichtgewitter oder Partys mit bis zu 1.300 Gästen.

Dieses Buch erhebt ergo nicht den Anspruch eines wissenschaftlichen Lehrbuches. Es soll lediglich einen ersten Überblick verschaffen, Denkanstöße liefern und vor allem uns nicht gelernte Veranstaltungsmanager befähigen, auf Augenhöhe mit unseren Dienstleistern zu sprechen. Dieses Buch ist in erster Linie für Kommunikationsprofis gedacht, die ohne Mühe eine PR-Kampagne planen und umsetzen können, aber auf dem Gebiet Eventmanagement noch etwas grün hinter den Ohren sind. Es lohnt sich aber dieses Buch auch dann zu lesen, wenn Sie von Ihrer Familie beauftragt wurden, Opa Willis 90igsten Geburtstag zu planen.

Natürlich gäbe es über Veranstaltungen wesentlich mehr zu schreiben, als ich es auf den folgenden Seiten tue. Aber wenn Sie dieses Buch in Ihren Händen halten, gibt es wahrscheinlich einen konkreten Grund dafür. Ich tippe mal auf eine demnächst zu planende Veranstaltung. Dann werden Sie kaum Zeit haben, sich durch ein 800-Seiten-Fachbuch zu kämpfen. Also fasse ich mich kurz und liefere nur die Basis. Für alle weiteren Fragen, wenden Sie sich bitte an all die zahlreichen Fachautoren dieser Welt.

Viel Spaß beim Lesen.

Thea Wulff

Was wollen Sie eigentlich?

Das ist die wichtigste Frage, die Sie lange im Vorfeld der eigentlichen Planung Ihrer Veranstaltung mit Ihren Auftraggebern bzw. mit der Geschäftsleitung Ihres Unternehmens detailliert klären sollten. Der eigentliche Anlass des Events liegt meist auf der Hand – sei es nun ein Firmenjubiläum, der Abschluss eines wichtigen Projekts oder „einfach nur“ eine Weihnachtsfeier.

Der Anlass beschreibt aber noch lange nicht das oder die Ziele, die Sie mit der Ausrichtung einer großen Feier verfolgen. Es ist ein großer Unterschied, ob Sie eine große Party geben, um Mitarbeitern und Kunden einfach mal „Danke“ zu sagen, oder ob Sie am nächsten Tag in den Zeitungen über Ihre Veranstaltung und Ihr Unternehmen lesen wollen. Was auch immer Ihre Absichten und Ziele sind, halten Sie diese, wie bei jeder guten und erfolgreichen Kommunikationsmaßnahme, im Vorfeld schriftlich fest.

Lassen Sie sie von Ihren Auftraggebern abnicken und sprechen Sie mit allen Beteiligten – vom Koch bis zum Toilettenbetreiber – darüber. Nur so wird es Ihnen gelingen ein Event zu kreieren, über das man noch Tage später sprechen wird. Sauber durchdachte und für alle verständlich formulierte Ziele sind die Grundlage für eine Veranstaltung, durch die sich ein erkennbarer roter Faden zieht und die mit lauter kleinen i-Tüpfelchen zum unvergesslichen Ereignis wird.

Klettern Sie in die Köpfe ihrer Gäste und überlegen Sie sich genau, was jeder einzelne – ob Kunde, Prominenter, Journalist oder Mitarbeiter – über Ihre Veranstaltung erzählen soll, wenn er am nächsten Tag gefragt wird. Sie werden in den nächsten Wochen oder Monaten viel Energie, Zeit und Geld investieren. Sorgen Sie dafür, dass jeder weiß, warum.

Seien Sie anders!

„Prosecco und Häppchen“ kann jeder. Kennt auch jeder. Deshalb sollte Ihre Veranstaltung wesentlich mehr bieten. Im kleineren, privaten Rahmen sind die besten Partys meist die, die unter einem Motto stehen. Was nicht heißt, dass Sie Ihre Gäste zwingen sollen, peinliche Kostüme zu tragen.

Ein Motto hilft Ihnen in der Konzeptionsphase, einen roten Faden für Ihre Veranstaltung zu finden und kleinere Ideen zu entwickeln, die den Abend zu etwas Besonderem machen. Für die Party zum 20-jährigen Firmenjubiläum von GrundyUFA, einem der größten TV-Produzenten in Europa, wählten wir beispielsweise das Motto „Couch-Kultur“, denn in der Regel werden die Produkte von GrundyUFA auf dem Sofa konsumiert.

Das Thema „Sofa“ zog sich durch die gesamte Veranstaltung – von der Einladungskarte über den Bau des roten Teppichs bis zum Catering – und brachte uns gleichzeitig auf viele neue Ideen, die für ordentlich Gesprächsstoff sorgten. Wir haben uns während der gesamten Konzeptions- und Planungsphase die Fragen gestellt: „Was verbindet man mit einem gemütlichen Fernsehabend auf dem Sofa?“, „Wie lässt sich das für eine grandiose Party adaptieren?“ und „Wie grenzen wir uns gleichzeitig vom Negativ-Bild des Couch-Potatoes ab?“.

Lieben Sie das Detail!

Haben Sie mal „ Das perfekte Dinner“ auf Vox geschaut? Sollten Sie tun. In der Sendung laden sich fünf Menschen gegenseitig zum Essen in den eigenen vier Wänden ein und kämpfen um den Titel des besten Gastgebers. Am Ende gewinnt nicht unbedingt der beste Koch, sondern der, dem es mit viel Liebe zum Detail gelungen ist, den perfekten Abend auszurichten.

Hören Sie bei den Bewertungen der Kandidaten genau hin und lernen Sie, worauf Menschen achten. Sie werden feststellen, dass vieles, in das Sie viel Zeit und Geld investieren – zum Beispiel gutes Essen – als selbstverständlich erachtet wird. Knackpunkt bei der Bewertung (beim „perfekten Dinner“) sind meist die Kleinigkeiten („Diese hübschen kleinen Blumengestecke auf dem Tisch …“).

Auch hier gilt es, sich in die Lage des Gastes zu versetzen. Gehen Sie immer wieder minutiös den Ablauf des Abends aus der Perspektive eines Gastes durch und überlegen Sie, welche Bedürfnisse er an dem Abend haben könnte. Fangen Sie bei der Ankunft ihrer Gäste an, worauf sich sofort folgende Fragen ergeben könnten:

1. Haben wir den Ort der Veranstaltung gut in den Einladungen beschrieben?

2. Ist der Eingang ausgeschildert bzw. gut zu sehen?

3. Sind genügend Parkplätze vorhanden?