Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников

• Вместо жалоб излагайте свои просьбы или требования.

• Вместо обвинений говорите о фактах нарушения и их последствиях, не забывая и внести свои предложения по исправлению ошибок (Критикуя, предлагай).

• Вместо критики личностей или качеств личности, критикуйте действия.

• Вместо нагнетания страхов и угроз используйте описание возможных последствий.

• Вместо поиска виновных (Кто виноват?) ищите причины и пути исправления (Что делать?)

• Вместо споров и вбивания своих аргументов и доводов вкладывайте свои аргументы и доводы в систему взглядов Вашего коллеги.

Лично я люблю максимально конкретные правила, в которых используются только «твердые слова камни» и понятные алгоритмы.

Наример:

«Прежде, чем предъявить к кому-либо претензию, сотрудник обязан задать себе три контрольных вопроса:

а) какова ДЕЙСТВИТЕЛЬНАЯ суть претензии-проблемы?

б) что Я САМ НЕ СДЕЛАЛ для решения проблемы?

в) что реально и кому предлагается сделать для решения проблемы?

Затем ответить на вопросы письменно и отложить ответы на 2 часа или 2 два дня (в зависимости от срочности ситуации).

Прежде чем предъявить претензию коллеге, внимательно перечитать п. «а». Если претензия не исчезнет, выполнить все зависящее от меня по п. «б». если претензия опять не исчезнет, перепишите пункт «в» в виде перечня задач и предлагаемых решений, а также понятного плана реализации. Именно этот перечень задач и желаемый способ решения проблемной ситуации и донесите своему коллеге.

Иного способа предъявить претензию в нашей компании нет».

Чтобы быть хорошим слушателем, необходимо:

• Подтверждать свое внимание нейтральными вставками в разговор: «Да», «Да, я Вас поняла», «Да, конечно Вы правы» и т. д.;

• Слушать внимательно, чтобы в любой момент быть готовым уточнить высказывание собеседника. Уточнить необходимо все «воздушные» слова Вашего коллеги.

• Обязательно использовать обратную связь и проверку правильно понимания услышанного от коллеги, с помощью техники: «Правильно ли я Вас понял… (далее суть услышанного).

• Всегда дослушать фразу до конца и только после этого высказываться самому;

• Всем своим поведением (интонации, вопросы, уточнения) показывать собеседнику, что Вам ДЕЙСТВИТЕЛЬНО важно то, что он говорит.

Не лишним будет еще раз напомнить, что изменение корпоративной культуры без решения проблем отделов и противоречий в процессах и мотивации невозможно. Надо исключить дублирование функций, нежелание руководителей отделов делиться информацией и давать разъяснения, невозможность достичь поставленных целей из-за недостаточных полномочий. Иначе конфликтов не избежать, несмотря на все прописанные правила и все обучение по развитию коммуникативных навыков Ваших сотрудников.

Для более эффективной коммуникации и формирования нужной корпоративной культуры в Вашей компании могут быть использованы такие инструменты как «корпоративный информационный ящик», «корпоративный стенд», «корпоративная газета, «корпоративный сайт» и т. п. На некоторых из них я более подробно остановлюсь прямо сейчас.

Цель создания корпоративного информационного ящика и его назначение:

Корпоративный информационный ящик служит носителем корпоративной информации, он обеспечивает анонимный канал связи с сотрудниками и выявляет проблемные зоны в жизнедеятельности компании.

Схема создания:

1. Приобретение ящика почтового/или изготовление ящика и его оформление в образе компании с нанесенным логотипом организации и надписью, например, «Скажи свое слово».

2. Ящик крепится в проходной рабочей зоне. Обязательно гарантируется исправность его механизма закрывания. Ключ от него хранится только у руководителя и не подлежит передаче третьим лицам.

3. Порядок работы с ящиком:

Сотрудники компании извещаются о новом проекте: объявление на стенде о создании корпоративного информационного ящика. Доводится цель создания и его назначение, а именно:

•получить информацию о достоверной картине жизни компании;

•желание руководства знать все, чем живут и дышат сотрудники, получая информацию из первых рук;