Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников

Безусловно, существует великое множество стандартов описания процессов (IDEF0, IDEF3, IDEF 5, SADT, DFD – только некоторые из них). Каждый формат имеет свой набор символов описания, свои концептуальные допущения и ограничения – поэтому, начав описание, не меняйте формат, иначе не избежать путаницы.

Некоторые форматы достаточно сложны для восприятия, другими тяжело пользоваться без вводного курса обучения – в таком случае Вам придется воспользоваться помощью профессионалов.

Самый легкий в освоении формат – блок-схема. Он интуитивно понятен для любого человека с высшим образованием и не требует специальной подготовки. Существует много специализированных программных продуктов, позволяющих строить такие схемы – BPwin, ARIS, Casewise и т. д. Каждый из этих продуктов обладает несомненными достоинствами, но их возможности и характеристики гораздо шире, чем у инструмента, решающего только задачи рисования блок-схем. Поэтому проще всего использовать программу «MS Visio», которая предоставляет хорошие возможности именно для прорисовки блок-схем.

Но можно и вовсе ничего не усложнять. Что нам важно? Главное, чтобы готовые схемы были понятны и отражали сущность процессов. И, безусловно, были понятны всем, а не только некой избранной касте, владеющей тайной информацией, хранящейся в тонне бумаг или загадочном файле компьютера за семью печатями.

Я считаю, что в начальной фазе вариант с карандашом и бумагой оптимален. Но самое лучшее – это взять цветные стикеры для выделения элементов схемы: в случае внесения изменений нужно будет лишь переклеить разноцветные листочки без стирания чего-либо. Не устаю повторять – используйте визуальные подходы описания бизнес-процессов, способствующие эффективности работы в группе.

Если хотите, создавайте хоть комиксы – главное, чтобы это принесло результат! Можете обратиться, например, в компанию «Правила игры» (г. Москва) где вас научат грамотно визуализировать информацию, в том числе и бизнес-процессы. Генеральный директор Сергей Бехтерев – ведущий специалист в майнд-менеджменте («mind management» – технология предоставления сложной информации в наглядном и понятном виде).

Потом, конечно, правильно будет перенести итоговый результат на бумажный носитель, например в Word или Excel.

1. Первый шагдля описания бизнес-процесса – создание общей картины того, кто учавствует в процессе и того, как они взаимодействуют друг с другом и с окружающим миром. Это так называемая карта взаимосвязей. Она не учитывает производственные действия или их последовательность.

Для ее отображения Вы на чистом листе бумаге рисуете ячейки, обозначающие отделы или сотрудников, которые принимают участие в рассматриваемом процессе. После этого каждая взаимосвязь между ними анализируется, чтобы понять ее тип. С помощью разных стрелок Вы можете показать различный тип взаимосвязей. Например:

Соотвественно, Вы должны описать окружение, которое представляет собой совокупность «входов» и «выходов» бизнес-процессов с обозначением имеющихся поставщиков и клиентов. Они, в свою очередь, подразделяются на «внешних» и «внутренних» – то есть, подразделения и сотрудники Вашей компании, которые участвуют в данном бизнес-процессе.

Давайте перейдем к примерам. Возьмем стандартный бизнес-процесс, который назовем «Поиск, подбор и прием сотрудника в штат компании». «Входом» в него указан запрос на подбор кандидатуры сотрудника, поступающего из профильного подразделения: именно оно и будет «внутренним поставщиком» процесса.

«Выходом» из бизнес-процесса станет принятый сотрудник, который поступает в подразделение – получается, что это профильное подразделение одновременно будет и «внутренним клиентом» данного бизнес-процесса.

При описании окружения бизнес-процесса приходится его «входы» и «выходы» делить на два типа: первичные и вторичные. В результате такого деления получаются «первичные и вторичные входы», а также «первичные и вторичные выходы». Это делается для того, чтобы не нарушать принцип Парето «20 на 80».

При описании окружения бизнес-процесса число «входов»/«выходов» может быть очень большим: схема получается огромной и насыщенной ненужной информацией, которая в дальнейшем будет только дезориентировать Вас.