Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников

! Еще несколько полезных рекомендаций:

Рекомендую присвоить номер или идентификатор каждой работе;

•При формулировке названия работ необходимо использовать два правила:

Правило 1.Название работы нужно формулировать следующим образом:

Например, если работа связана с действием по продаже продукции, то ее нужно назвать «Продажа продукции», а еще лучше конкретизировать что это за продукция.

Правило 2.Формулируя название работы, используйте краткую и лаконичную формулировку – это повысит эффективность дальнейшей работы по оптимизации бизнес-процесса. Идеальный вариант – формулировка при помощи 2–3 слов. В крайнем случае, нужно стремиться использовать в названии не более 50 символов. В сложных случаях также рекомендуется для каждого краткого названия работы сделать ее подробное описание и поместить в глоссарий.

При формулировании названий материальных и информационных потоков также нужно использовать подобные правила.

В данном случае второе правило используется без изменений, а первое правило формулируется следующим образом:

Например, если речь идет о продукции, которую отгрузили клиенту, то данный поток нужно сформулировать следующим образом – «Продукция, отгруженная» или «Продукция, отгруженная клиенту». В данном случае «Продукция» это объект, представляющий поток, а «отгруженная клиенту» – статус объекта.

Получилось? Поздравляю, вы создали карту процессов!

Довольно быстро Вы поймете, что «внутри» компании происходит множество действий – около сотни, возможно больше. Так происходит потому, что при описании бизнес-процессов основной принцип – это постоянное дробление на более мелкие элементы. Главное – вовремя остановиться.

Примеры

1. Например, цель компании – разработка и выпуск новой продукции. Мелкие процессы: покупка технологии, оборудования, подготовка кадров, покупка сырья. Технологии покупаются по следующей схеме: выбор продавца, сбор прайс-листа, сравнение цены, составление договора, оплата, получение и внедрение технологии.

2. Другой пример того на какие действия и операции можно разбить бизнес-процесс: «Управление ассортиментом».

Выбор поставщиков:

1. Заключение/перезаключение договоров поставки с поставщиками.

2. Проведение переговоров с поставщиками, получение информации об условиях работы с поставщиком.

3. Принятие решения о работе с новым поставщиком.

4. Занесение необходимую информацию в базу данных «Поставщики».

• Формирование структуры товарного ассортимента:

1. Сбор обратной связи о потребностях клиентов.

2. Сбор информации о ценах конкурентов.

3. Получение информации о новых видах товара у поставщиков.

4. Проведение анализа маркетинговой информации.

5. Формирование Структуры товарного ассортимента.

6. Планирование продаж.

• Ценообразование:

1. Определение размера базовой наценки и формирование перечня базовых наценок по товарным группам.

2. Внесение размера базовых наценок в справочник товара.

3. Формирование бюджета/ графика поставок и оплат на месяц.

4. Формирование прайс-листа.

• Закупка и доставка товара от поставщика:

1. Формирование заявок на закупку товара и их согласование с поставщиком.

2. Согласование заявок на закупку (руководством компании).

3. Получение спецификации/ накладной на товар от поставщика.

4. Анализ несоответствия цены, количества и ассортимента товара указанного в заявке на закупку и спецификации.

5. Получение от поставщика спецификации на фактически отгруженный товар.

6. Расчет общего объема товарной партии (м 3) и количества мест, отгружаемых поставщиками.

7. Контроль доставки груза в транспортную компанию/ на склад.

• Оплата товара и транспортных услуг:

1. Получение счетов-фактур на оплату товара/ транспортных услуг.

2. Передача полученных счетов-фактур в бухгалтерию.

3. Формирование/ согласование заявок на оплату товара/ услуг транспортной компании.

4. Оплата товара/ услуг транспортной компании в соответствии с заявками на оплату.

5. Ведение взаиморасчетов с поставщиками. Проведение сверок с поставщиками по взаиморасчетам.