Майкл Хайятт - Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время

Если вышесказанное кажется вам знакомым или поражает одну из ваших главных болевых точек, подумайте об инвестировании в какую-нибудь форму программного обеспечения для фильтрации электронной почты. Иногда мы думаем, что этот инструмент фильтрует только спам-сообщения, но это лишь начало. Хорошее программное обеспечение для фильтрации электронной почты помогает управлять вашим почтовым ящиком, автоматически сортируя все ваши сообщения и помещая их в папки на основе установленных вами критериев. Например, можно настроить фильтры для отправки рекламных писем, рекламных объявлений, информационных бюллетеней, квитанций, личных сообщений и заметок о проектах в специальные папки. Это позволяет содержать почту в хорошо организованном виде с самого начала. Письма больше не летят в свалку, на которую похожа любая среднестатистическая электронная почта.

Большинство распространенных почтовых сервисов, таких как Gmail, Outlook и Apple Mail, имеют встроенную функцию фильтрации. Отличные коммерческие фильтрующие продукты, такие как SaneBox, также доступны и гораздо более просты в использовании. Они работают как по волшебству, постоянно и автоматически очищая вашу электронную почту в фоновом режиме. Этот тип услуг представляет собой автоматизацию в ее лучших проявлениях, и я не смог бы существовать в мире электронной почты без чего-то подобного.

Программное обеспечение для макрообработки. Если термин «макрообработка» заставляет ваши глаза выпучиваться, оставайтесь со мной еще хотя бы минуту. Я обещаю, что не буду проводить для вас никакого урока по компьютерному программированию. Макрообработка относится к программному обеспечению, которое позволяет вам группировать несколько небольших действий в последовательность. Это превращает множество отдельных микрозадач в единую макрооперацию, которую вы можете запустить с помощью сочетания клавиш, текстовой комбинации, определенного условия на вашем компьютере или даже вашего голоса.

Я использую макросы как часть своего рабочего процесса каждый день, и мои связаны с сочетаниями клавиш. Вы, вероятно, знакомы с использованием основных сочетаний клавиш, таких как cmd+C или ctrl+C для копирования и cmd+V или ctrl+V для вставки. Как только вы привыкнете к таким быстрым ярлыкам, то больше почти никогда не будете тянуться к мышке, чтобы вырезать, копировать, вставить, выделить курсивом или подчеркнуть текст. Дело в том, что вам станет проще держать пальцы на клавиатуре. Вот почему я люблю включать клавиатурные макрокоманды в свою работу. Например, для использования программы под названием Keyboard Maestro – только для Mac, но есть решения и для Windows – я настроил несколько быстрых команд, которые будут выполнять почти все мои обычные задачи с клавиатурой или мышью. Вместо того чтобы двигать руки к мыши или трекпаду, чтобы найти и запустить приложение с почтой, я могу просто щелкнуть сочетание клавиш, чтобы открыть его. Я могу сделать то же самое, чтобы открыть другие мои наиболее часто используемые приложения.

Открытие приложений – это лишь малая доля того, что я могу делать с помощью сочетаний клавиш. С такой же легкостью я могу инициировать гораздо более сложные и конкретные действия, многие из которых стали незаменимыми в моей работе. Например, я могу выделить блок текста и нажать комбинацию клавиш, чтобы превратить весь выделенный текст в верхний, нижний или заглавный регистр. Возможно, это необычная потребность для вас, но я сейчас говорю о своих задачах. Помните, что первым шагом в автоматизации рабочего процесса является определение своих собственных потребностей. Поняв, сколько времени трачу на различные варианты редактирования текстового формата, я решил потратить немного времени на настройку макрокоманд конкретно для этих задач. Теперь я могу вызывать эти вещи в одно мгновение; на данный момент такие команды – уже просто часть моей мышечной памяти. Как только вы настроите макросы и научитесь их использовать, они помогут вам освободить кучу времени и снять часть рабочей нагрузки.

Программное обеспечение для расширения текста. Программное обеспечение для расширения текста – это другой тип сочетания клавиш. Это сервис, который работает на вашем компьютере и превращает небольшие, определенные фрагменты текста в более длинный и сложный текст. Например, когда я набираю ;f2 в документе, электронной почте или в любом другом текстовом поле, мой компьютер немедленно расширяет этот ярлык до «Free to FocusTM» (включая символ TM). Набор клавиш mhco вставляет в документ «Michael Hyatt and Company». Набор клавиш ; biz расширяется до моего местного номера телефона, а ; dlong – до длинной формы сегодняшней даты. Это все те вещи, которые я вынужден печатать несколько раз в день, и эти сочетания клавиш экономят мне секунду здесь и там весь день каждый день. Все складывается.