Майкл Хайятт - Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время

Теперь, когда вы знаете, что такое шаблон электронного письма, давайте рассмотрим, как я его использую. Первым шагом, очевидно, является написание черновика письма. Если это обычное электронное письмо, то у вас, вероятно, уже есть несколько различных версий сообщения, сохраненных в папке «Отправленные» вашего почтового клиента. Вернитесь к своим старым письмам и найдите то, которое можно было бы превратить в шаблон. Затем напишите новую версию письма, как если бы вы отвечали конкретному человеку. Подумайте обо всех способах, которыми вы могли бы ответить и послужить этому человеку. В письмо, которое я отправляю авторам, просящим меня о помощи, например, обязательно включена ссылка на соответствующий пост в блоге, а также ссылка на онлайн-тренинг, посвященный запросу человека. В этом черновике я охватил все основные моменты. Это не означает, что вы не будете со временем изменять или улучшать свой шаблон. В данном случае цель состоит в том, чтобы никогда больше не повторять тех усилий, которые потребовались для первоначального создания ответа.

Возможно, вы думаете, что следующим шагом будет сохранение черновика письма в виде документа в какой-нибудь папке и копирование и вставка его в новое письмо каждый раз, когда оно вам понадобится. Вы могли бы сделать это, но есть гораздо более быстрый и простой способ, и практически любой почтовый клиент предлагает подобное. Секретный соус – это функция подписи электронной почты вашего компьютера. Лично я использую компьютер Mac и базовый почтовый клиент Apple Mail для своей электронной почты. Как и большинство почтовых приложений, Apple Mail позволяет сохранять несколько различных подписей электронной почты. Обычно вы просто используете их, чтобы автоматически вставлять свое имя и, возможно, деловую контактную информацию. Однако теперь мы с вами превратим эту простую функцию в мощный источник продуктивности. Как только я создаю новый шаблон электронного письма, то сразу сохраняю его в своем почтовом клиенте в качестве новой подписи. Затем, когда мне это нужно, я могу поместить его в тело письма в один или два клика.

Например, в Apple Mail и Outlook сохраненные подписи отображаются в раскрывающемся списке на панели инструментов в верхней части окна сообщения. Таким образом, когда приходит запрос по электронной почте, вы можете просто нажать кнопку «Ответить» и выбрать соответствующий шаблон с помощью подписи электронной почты из выпадающего списка. Оттуда вы можете (и обычно должны) персонализировать электронное письмо, вставив имя человека, но это все, что от вас потребуется. То, что когда-то занимало десять минут или больше, может быть выполнено и забыто менее чем за минуту, иногда всего за несколько секунд. Это мощная стратегия экономии времени, позволяющая быстро пробираться через горы писем на электронной почте.

Однако шаблоны предназначены не только для электронной почты. Вы также можете создавать шаблоны бумажных писем, которые отправляете по почте. Например, если вы регулярно нанимаете людей, то можете создать шаблоны писем, указывающие на то, что заявка была получена или рассмотрена. Вы даже можете поставить свою цифровую подпись на документе, так что вам не придется подписывать его каждый раз перед отправлением. Кроме того, если вы часто проводите презентации с помощью окна слайдов в Keynote или PowerPoint, то можете создать базовый шаблон набора слайдов. В него вы можете заранее поместить макет, графику и заголовки слайдов. Как бы вы ни использовали шаблоны, основная концепция остается прежней: не изобретайте велосипед. Решите проблему один раз, запишите ее, а затем держите решение неподалеку, чтобы добраться до него за несколько щелчков, если возникнет тот же вопрос.

Под автоматизацией процессов подразумевается письменный, простой в исполнении набор инструкций для выполнения работы или последовательности. В чем-то это похоже на ритуал, но руководства по работе обычно гораздо более детализированы и специфичны для набора задач. В то время как ритуал больше похож на рутину, руководство больше похоже на набор инструкций, которые вы используете для сборки велосипеда для вашего ребенка или какой-то мебели из ИКЕА. В этих случаях каждый шаг процесса тщательно детализируется и записывается, гарантируя, что любой, кто будет следовать указаниям, сможет успешно достичь цели.

Я уверен, что вы уже можете придумать по крайней мере один громоздкий процесс, который выиграет от упорядоченного документированного рабочего потока. Хорошая новость заключается в том, что добиться такой автоматизации гораздо легче, чем вы можете себе представить. В то же время ее полезность трудно переоценить. Вот пять шагов, которые помогут вам объединить эти раздражающие общие задачи в один убийственный процесс.