Майкл Хайятт - Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время

По моему опыту, в данном случае лучше всего стать своим собственным подопытным кроликом. Тестируя самостоятельно, четко выполняйте только то, что записали, чтобы увидеть, не пропустили ли вы чего-нибудь. Не пытайтесь обмануть самого себя . Если какой-то шаг оказался не прописан, не делайте его. Проверка того, что есть в документации – и только этого, – немедленно выявит любые дыры или неправильное направление. Делайте заметки на ходу, корректируя рабочий процесс до тех пор, пока у вас не будет идеальной, действительно работающей документации, с помощью которой процесс будет функционировать так, как задумано, независимо от того, кто за ним следит. Вы также можете попросить кого-то из вашей команды протестировать рабочий процесс.

5. Подключение остальных. Как только вы поймете, что задокументированный процесс работает, пришло время поделиться им с другими членами вашей команды по электронной почте, с помощью инструментов общего доступа в приложении, которое вы использовали для его создания, или на центральном файловом сервере. Смысл в том, чтобы поделиться им и убедиться, что каждый, кто когда-нибудь может столкнуться с этим процессом, знает, где найти руководство. Не удивляйтесь, если люди будут находить пробелы в вашем руководстве. Наоборот, поощряйте их вносить дополнительные уточнения. Это не займет много времени, и вот вы уже получите безупречную методичку, которой может следовать любой. Именно здесь вы увидите истинную силу руководств: они делают делегирование гораздо более надежным и простым в реализации.

Упражнения для этой главы включают лист с упражнениями, называемый «Workflow Optimizer», или «Оптимизатор рабочего процесса». Он послужит удобным напоминанием о пяти шагах, которые мы только что рассмотрели. А пока давайте рассмотрим четвертый, и последний, тип автоматизации.

Наконец, мы подходим к технической автоматизации. Именно с нее обычно и начинают большинство искателей продуктивности. Думаю, вы заметили, что в этой книге я в основном не очень лестно отзываюсь о технологиях, например заявляя о том, насколько сильно они могут отвлекать во время выполнения работы. Несмотря на это, положительное влияние современного программного и аппаратного обеспечения на бизнес неоспоримо. Я бы сказал, что автоматизация – это причина, по которой мы обращаемся к технологиям в первую очередь. Мы хотим переложить тяжелую работу и повторяющиеся задачи на какую-нибудь компьютерную программу, тем самым освободив наш разум для решения других задач. Как только вы найдете правильный набор инструментов, вам останется только настроить их на работу в фоновом режиме и доверить им выполнение работы без ваших усилий.

Одно быстрое предупреждение, пока мы не начали обсуждение технологий: не отдавайте свое сердце и не клянитесь в любви до гроба какому-то конкретному приложению. Конечно, вы хотите найти приложения, которые работают лучше всего для вас. Тем не менее вы всегда должны оставаться открытыми для чего-то нового, если появится лучший, более эффективный вариант – или если ваше любимое приложение или сервис внезапно выйдут из бизнеса. Я потерял счет количеству замечательных приложений и инструментов, которые я включил в свои рабочие процессы, но которые вскоре затерялись в бесконечном марше технологий.

С годами я понял, что на технологию можно положиться, а на отдельные инструменты – нет. По этой причине важно сосредотачиваться на типе инструмента, который вам нужен, больше, чем на том, какой конкретно инструмент вы используете. Я всегда использую какое-нибудь приложение для списка дел, например потому, что ценю этот тип программного обеспечения. Тем не менее я могу в любой момент сменить одно приложение на другое, будь то Todoist, Wunderlist, Nozbe или что-то еще из дюжины других, которые я пробовал. Поскольку тип – это то, что имеет наибольшее значение, когда речь заходит о технических решениях, давайте рассмотрим четыре основных типа приложений, которые могут повысить вашу производительность.

Программное обеспечение, позволяющее фильтровать письма на электронной почте. Помните, когда вы впервые открыли для себя электронную почту? Я вот помню. Может быть, вы так молоды, что никогда не знали мира без нее, но лично я очень хорошо помню те первые дни существования электронной почты. America Online (AOL) была одним из первых удобных для потребителей почтовых сервисов. Их фирменное сообщение «You’ve got mail!» вызывало у меня прилив радости и предвкушения каждый раз, когда я его слышал. Сегодня моя реакция на почтовый ящик гораздо менее восторженная. Электронная почта, оставленная без присмотра, быстро превращается в раздутого, требовательного зверя, способного пожирать целые дни – и даже недели. В какой-то момент своей карьеры у меня были недели, когда я получал более 700 электронных писем, каждое из которых конкурировало за часть моего ограниченного времени, энергии и внимания. С таким большим объемом электронной почты проблем в значительной степени стало больше, чем преимуществ от ее использования.