Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Ви можете натренувати себе, майже як легкоатлет, бути швидшим, відповідальнішим, діяти на випередження і зосереджуватися на всіх справах, якими необхідно зайнятися. Ви можете думати ефективніше та керувати результатами з легкістю. Ви можете зменшити кількість відкритих питань в усіх сферах робочого й особистого життя і досягати більшого з меншими зусиллями. Ви можете ухвалювати успішні рішення стосовно всіх справ, за які беретеся, і створити стандартну систему дій для життя і роботи в цьому тисячолітті.

Початок — це вже половина справи.

Але перед тим, як ви цього досягнете, вам слід виробити звичку нічого не тримати в голові. Однак зробити це, як ми вже переконалися, неможливо, просто керуючи часом, інформацією чи пріоритетами. Тим паче, що:

• ви не можете керувати собою протягом п’яти хвилин, а на шостій це припинити;

• ви не можете опрацьовувати надмір інформації, інакше ви збожеволієте, щойно зайдете до бібліотеки або потрапите вперше до інтернету;

• ви не керуєте пріоритетами — вони у вас є.

Натомість керувати всіма справами означає керувати своїми діями.

Те, як ви керуєте власними часом, інформацією, тілом, увагою згідно з вашими пріоритетами, — ось справжні завдання, на яких маєте зосередити обмежені ресурси. Суттєва проблема — це вибір правильного рішення стосовно того, чим саме займатися в кожен момент часу. Керувати діями — це і є справжнє завдання.

Це здається очевидним. Та ви здивуєтесь, коли довідаєтеся, скільки подальших кроків для скількох проектів залишаються невизначеними для більшості людей. Керувати діями, які ви не визначили чи стосовно яких не ухвалили рішення, надзвичайно складно. Людей зусібіч оточують десятки завдань, але вони не знають, які саме ці завдання. Поширена скарга «У мене бракує часу на...» (вставте потрібне) зрозуміла, оскільки багато проектів здаються гнітючими — вони і справді пригнічують, адже проект неможливо реалізувати!. Ви можете лише виконувати дії, пов’язані з ним. Багато дій потребують усього хвилини чи двох, щоб зрушити справу з місця.

Навчаючи і тренуючи тисячі людей, я з’ясував, що брак часу не є для них головною проблемою (хоча вони можуть вважати саме так); справжня проблема — це відсутність чіткості стосовно проекту і визначення пов’язаних з ним наступних кроків. Прояснення аспектів справи на початку, щойно вона з’явилася на обрії, а не згодом, коли вона вже переросла в проблему, уможливлює отримання переваг від керування діями.

Справи рідко стоять на місці через брак часу. Вони застрягають, оскільки не було вирішено, що саме і коли робити.

Упорядкування справ потребує визначення двох основних компонентів: 1) що означає завершення справи (результат); 2) яким є процес її виконання (дія). І більшість людей не усвідомлює цього, беручись до розв’язання завдань, які стоять перед ними.

З роками я виявив практичну цінність роботи над удосконаленням персональної продуктивності знизу вгору, починаючи з найнижчого рівня поточних справ і зобов’язань. Здавалося б, найприйнятніше працювати згори донизу, спершу розкриваючи персональні та організаційні мету і бачення, відтак визначаючи важливі завдання й насамкінець зосереджуючись на деталях виконання. Проте проблема в тому, що більшість людей настільки заклопотані щоденною рутиною, що їхня здатність уважно зосереджуватися на ширших горизонтах вельми низька. Отож підхід знизу вгору зазвичай ефективніший. Якщо водночас тримати під контролем те, що лежить перед вами на столі та поглинає вашу свідомість, і застосовувати практики, яким ви довіряєте, це допоможе вам не збиватися зі шляху й уможливить розширення світобачення. З’явиться наснажуюча, творча енергія, яка переведе ваш фокус на нові висоти, і зросте впевненість у тому, що ви з усім впораєтеся. Люди, які ревно беруться до роботи і втілюють цей процес, миттєво відчувають свободу, полегкість і наснагу.

Самого бачення замало, воно має поєднуватися з діяльністю. Недостатньо просто дивитися на щаблі, ними необхідно підніматися.

Ви будете краще підготовлені до зосередженого обмірковування, якщо інструменти для втілення результативних дій стануть незмінною частиною вашого робочого стилю. Існують більш значущі речі для обдумування, ніж ті, що на вашому столі, але якщо на цьому рівні ви керуєте справами не так ефективно, як могли би, робота нагадуватиме плавання в лантуху.