Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Якщо ваша свідомість чиста, вона завжди готова до будь-чого, вона відкрита до всього.

Пригадайте останній раз, коли ви працювали з високою продуктивністю. Найімовірніше, ви повністю контролювали ситуацію, не відчували стресу, були сконцентровані на тому, що робите. Час, здавалося, зник (як, уже обід?), і ви бачили прогрес у досягненні важливого результату. Вам би кортіло ще отримати такий досвід?

А якщо ви перебуваєте в абсолютно протилежному стані — втрата контролю, стрес, розгубленість, втома, відчуття, що ви застрягли, — чи можете ви повернутися до продуктивного стану? Ось де методологія GTD істотно вплине на ваше життя, вказуючи, як відновити стан «свідомості, як вода», щоб усі ваші ресурси та здібності працювали на найвищому рівні. Для багатьох людей складність полягає в тому, щоби помітити той момент, коли вони вийшли з продуктивного стану. Більшість живе у напівстресі так довго, що не знає, що може бути інакше — що існує інша, сприятливіша, можливість взаємодіяти з цим світом. На щастя, ця книжка допоможе вам визначити рівень навантаження, який ви покладете на себе, знаючи, що існують техніки для його зменшення.

Після десятиліть навчання і тренування тисяч клієнтів я відкрив просту істину: найбільше стресів трапляється тому, що люди беруть на себе зобов’язання, з якими не можуть упоратися. Навіть ті, котрі свідомо не відчувають стресу, незмінно почуватимуться спокійніше, зосередженіше й енергійніше, коли навчаться ефективно контролювати «відкриті питання» в житті.

Ви напевне виконуєте набагато більше завдань, аніж усвідомлюєте, і кожне з них — велике чи незначне — підсвідомо відстежується вами. Такі незавершені справи або «відкриті питання» — це те, що відволікає вашу увагу від нагальних завдань, якими ви наразі зайняті. Це може стосуватися будь-чого — від справді грандіозних думок, «як покінчити з голодом у всьому світі», до скромніших — «найняти нового помічника» і до мізерних — «замінити лампочку на ґанку».

«Відкрите питання», що не стосується конкретних завдань, які ви зараз виконуєте, володітиме вашою увагою, якщо його на вирішити належним чином.

Щоб ефективно давати раду всім цим питанням, вам спершу доведеться з’ясувати й чітко усвідомити, що ж вас непокоїть, визначити, яке це має для вас значення, і вирішити, як це питання закрити. Це видається легким процесом, але насправді більшість людей неспроможні послідовно з ним упоратися. Їм бракує знань або мотивації, а може, й того, й іншого, і ще й тому, що вони не уявляють, що втрачають, нехтуючи цією практикою.

Щоб навести лад у своїх зобов’язаннях, слід вдатися до таких простих дій:

По-перше, якщо ви думаєте про них, ваш мозок не відпочиває. Те, що ви вважаєте незавершеним, треба занотувати в якийсь надійний спосіб поза вашою головою. Я називаю це накопичувальним інструментом, до якого ви регулярно повертатиметесь і впорядковуватимете.

По-друге, ви маєте чітко з’ясувати, в чому полягає зобов’язання, і вирішити, що необхідно зробити (якщо потрібно щось робити) для його виконання.

По-третє, щойно ви окреслите всі кроки, слід створити нагадування про них у такій системі, яку ви регулярно переглядатимете.

Потрібно використовувати мозок, щоб звільнити його від справ.

Я пропоную вам записати проект чи ситуацію, які наразі поглинають усі ваші думки. Те, що вас дратує, відволікає, цікавить або у якийсь інший спосіб забирає більшу частину вашої свідомої уваги. Це може бути проект чи проблема «на носі», щось, із чим вам доведеться мати справу, чи ситуація, яку не варто відкладати на потім.

Можливо, у вас попереду відпускна мандрівка і потрібно остаточно вирішити всі питання стосовно неї. Ви щойно прочитали електронного листа про невідкладну проблему у вашому відділі. Або ви успадкували 6 млн доларів і розгубились, як далі діяти з цією готівкою. Це може бути що завгодно.

Записали? Добре. Тепер опишіть одним реченням вдале розв’язання цієї проблеми чи ситуації, якого ви прагнете. Інакше кажучи, що має відбутися, щоб ви позначили цей проект: «виконано»? Можна просто написати «Поїхати у відпустку на Гаваї», «Прояснити ситуацію з покупцем X», «Розв’язати проблему у С’юзен в коледжі», «З’ясувати щодо нової структури керування підрозділами», «Застосувати нову інвестиційну стратегію», «Знайти варіанти, як заохотити Мануеля до читання». Все зрозуміло? Добре.