Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

У цьому високотехнологічному, обплутаному дротами світі немає нічого нового, крім частоти змін. Коли темпи змін у житті й роботі були значно повільнішими, люди встигали звикнути до неминучого дискомфорту від чогось нового і могли певний час жити у відносній стабільності. Сучасний світ не дарує нам такої розкоші, як тайм-аути. Він змінюється і в той час, коли ви читаєте цю книжку. І якщо під час читання вас відволікали думки про якісь інші справи, які ви маєте зробити, або вам кортіло перевірити електронну пошту (раптом надійшло щось варте уваги), це є проявами синдрому «хочу все встигати».

Ні стандартна освіта, ні традиційні моделі тайм-менеджменту, ні безліч доступних цифрових і паперових органайзерів не працюють за нових вимог, що постають перед нами. Якщо ви намагалися користуватися якимось з цих інструментів, то з’ясували, що вони малозначущі перед тією швидкістю, складнощами та мінливими пріоритетами, з якими ви працюєте. Можливість концентруватися, розслаблятися і тримати все під контролем у цей плідний, але невгамовний і часто невпорядкований час, потребує нових способів мислення і праці. Щоб дістатися висот, необхідні нові методи, технології та робочі навички.

В старі часи діяли традиційні підходи до тайм-менеджменту й особистої організації. Працівникам, які лише переходили від конвеєрної системи до нового стилю роботи, де є вибір, давалися рекомендації, що і коли виконувати. Коли час сам по собі став виробничим фактором, основним робочим інструментом слугували персональні ділові щоденники. (Навіть у 1980-ті багато професіоналів вважали ділові щоденники стрижнем організованості, та й чимало людей і досі використовують щоденник та електронну пошту як інструменти контролю.) Але разом зі свободою дій з’явилася потреба якісно вирішувати, що саме робити у певний час. Для сортування завдань знадобилися техніки складання переліку справ і вибору пріоритетів, такі, як ABC-аналіз. А це і відповідальність за правильний вибір згідно з вашими пріоритетами.

Найімовірніше, на певному рівні ви дійшли висновку, що діловий щоденник може ефективно впоратися лише з частиною ваших справ. І щоденні списки обов’язків, і спрощене сортування їх за важливістю довели свою непридатність, коли йдеться про обсяги та мінливу природу середньостатистичного навантаження на працівника. Робота і життя складаються з сотень електронних листів і текстів щодня, без жодної можливості проігнорувати хоча б один запит, скаргу, замовлення або повідомлення від фірми чи родини. Мало хто може розраховувати, що розпише всі свої завдання за їхньою важливістю, або що дотримається заздалегідь визначеного списку справ, і жоден телефонний дзвінок, повідомлення чи розмова з керівником або чоловіком/дружиною не зруйнують цей план дощенту.

Вітри та хвилі завжди на боці найвправніших мореплавців.

З другого боку, багато бізнес-посібників, методик, семінарів і гуру як метод розв’язання проблем пропонували подивитися на «загальну картину». Якщо чітко уявити свої мету і цінності, запрацює мислення, наводячи лад, надаючи значення і напрямок нашій роботі. На жаль, на практиці цей гарний намір обдумувати цінності часто не приносить бажаних результатів. Я бачив, як багато таких спроб зазнали невдачі через перелічені нижче причини:

1. Досягти доволі високого рівня сконцентрованості завадять наші щоденні та щогодинні зобов’язання.

2. Через неефективну систему самоорганізації виникає підсвідомий опір започаткуванню більш масштабних проектів і постановці мети вищого рівня, оскільки їх не вдасться реалізувати на належному рівні, а це своєю чергою ще більше відволікатиме і спричинить стрес.

3. Якщо уявити найвищі рівні та цінності, підніметься загальна планка стандартів, і тоді ми помітимо безліч дрібниць, що потребують змін. І нам стає зле від навали справ, які потрібно владнати. А звідки взялося стільки справ у наших списках для негайного виконання? Від наших цінностей!

Зосередитися на основних результатах і цінностях, безперечно, важливо. У такий спосіб виробляються критерії, за якими можна ухвалювати складні рішення, визначати, які справи пригальмувати, а на яких зосередитися більше з-поміж інших. Але це не означає, що роботи поменшає чи в процесі її виконання зникнуть складнощі. Якраз навпаки: ставки в грі, яка триває день у день, лише зростуть. Наприклад, для менеджера з питань роботи з персоналом рішення дотримувати високих стандартів праці, щоб залучити й утримати найкращих працівників, не спростить завдання. Не полегшає і матері, яка усвідомить, що до того часу, як донька-підліток залишить дім і вирушить на роботу чи навчання, зосталося лише декілька місяців канікул, протягом яких їй потрібно передати весь важливий досвід. Зростання якості нашого мислення та зобов’язань не зменшує кількості потенційно потрібних і важливих завдань для виконання.