Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Ви вже знаєте, як задіяти все необхідне для досягнення цього здорового продуктивного стану. Проте якщо ви належите до більшості людей, ви маєте застосовувати ці вміння систематично та вповні, аби триматися на вершині справ, а не бути похованими під ними. І хоча описані в цій книжці методи й техніка є вкрай практичними і ґрунтуються на здоровому глузді, більшості людей доведеться переглянути свої основні звички, щоб сповна насолодитися перевагами цієї системи. Потрібно внести незначні зміни у спосіб, в який ви визначаєте та організовуєте речі, що володіють вашою увагою, — і це суттєво поліпшить здатність впоратися з ключовими аспектами щоденних справ. А отримані результати можуть докорінно змінити ваше життя.

Методи, які я пропоную, ґрунтуються на трьох основних цілях: 1) визначити всі речі, які потрібно зробити або які можуть бути корисними для вас — зараз, згодом, одного дня, великі, маленькі чи щось посередині, — занотувати їх у зручний і логічний спосіб і не тримати більше в голові; 2) скерувати себе на ухвалення первинних рішень стосовно всіх проблем, що можуть з’явитися у вашому житті, щоб ви завжди мали напоготові робочий план першочергових дій, до яких можна вдатися або переглянути їх у потрібний момент; 3) координувати і впорядковувати весь цей зміст, повсякчас усвідомлюючи численні рівні відповідальності перед собою та іншими.

Ця книга пропонує підтверджені методи високопродуктивного керування робочим процесом. Вона дає необхідні інструменти, підказки, техніки та секрети їх застосування. Ви виявите, що принципи і методи можна невідкладно застосовувати до будь-якої діяльності на роботі та вдома [4] Під терміном «робота» в його найширшому значенні я розумію все, що ви волієте чи потребуєте змінити. Багато хто розмежовує поняття «робота» і «особисте життя», але не я. Для мене прополоти сад або оновити заповіт є такою ж «роботою», як написати цю книгу чи проконсультувати клієнта. Всі методи і техніки можуть застосовуватися до всього спектра «робота — приватне життя». Так і треба чинити, щоб вони були ефективними. . Те, що я описую, можна втілювати як безперервний динамічний стиль дій в особистому чи професійному житті, як це багато людей чинили до вас. Або подібно до інших ви можете використовувати це як посібник з контролю всіх процесів, у яких ви задіяні.

Сьогодні майже всі, з ким я працюю, відчувають, що у них забагато різних справ і замало часу для їх виконання. Якось я консультував двох людей з подібною проблемою. Першим був партнер із великої інвестиційної компанії, який непокоївся, що запропоновані йому нові корпоративні обов’язки надто заважатимуть родинним стосункам. Другою клієнткою була менеджер з управління персоналом середньої ланки, яка намагалася щоденно дати раду більш як півтора сотням електронних листів, бо мусила за рік подвоїти штат регіонального офісу компанії з 1100 до 2000 працівників, а їй не хотілося вихідні проводити на роботі.

У новому тисячолітті з’явився парадокс: у людей підвищилася якість життя, але водночас вони перебувають у постійному стресі, беручись за таку кількість справ, з якою не в змозі впоратися. І тяжко нести, і шкода кинути. Надлишок варіантів і можливостей спричинює тиск щодо вибору та ухвалення рішень. І більшість людей почуваються розчарованими та розгубленими, оскільки не можуть поліпшити цю ситуацію.

Головним фактором накопичення стресу є те, що природа нашої роботи змінюється більше і швидше, ніж наша до неї підготовка та здатність її виконувати. Лише за другу половину XX століття те, що називалося «роботою», в індустріалізованому світі трансформувалося від конвеєрного «зробив — передай далі» виду діяльності в те, що пізніше Пітер Друкер точно охарактеризував як «інтелектуальна робота».

Раніше праця була очевидною. Потрібно було орати ниви, працювати на верстатах, запаковувати коробки, доїти корів, надсилати бандеролі. Ви знали, яку роботу слід виконати, — ви її бачили. І було зрозуміло, коли роботу закінчено. Підвищити продуктивність означало зробити робочий процес ефективнішим, тобто працювати важче або довше.

Майже кожен проект можна виконати краще, і нині доступне величезне розмаїття інформації, як цього досягти.

Майже всі люди, яких я знаю, намагаються впоратися одночасно з десятком справ або прагнуть поліпшити стільки ж ситуацій, і навіть якби вони цим займалися до кінця своїх днів, вони б не довели ці речі до ідеалу. Ви напевне стикаєтеся з такою ж дилемою. Наскільки краще можна було організувати ту конференцію? Чи могли бути ефективнішими навчальна програма, компенсаційний пакет ваших топ-менеджерів? Чи могли б ви ефективніше стежити за навчанням своїх дітей? Наскільки читабельним буде блог, який ви пишете? Чи досягла потрібної мотивації робоча нарада, яку ви провели? Як зміцнити власне здоров’я? Наскільки функціональною є реорганізація вашого відділу? І останнє запитання: яка саме інформація допомогла б вам реалізувати ці проекти «краще»? Відповідь: нескінченна кількість інформації, легкодоступної, хоча би потенційно, завдяки інтернету.