Кеннет Роуман, Джоэл Рафаэльсон - Как писать так, чтобы вам доверяли

Электронную почту легко использовать. Иногда — слишком легко. С ее помощью вы можете спокойно выиграть время на то, чтобы обдумать вещи, требующие размышления. Есть моменты, когда невозможно прервать разговор, чтобы спокойно решить проблему, или когда любезность требует красиво напечатанного или написанного от руки письма.

Предостережение от пользования электронной почтой может само по себе вызвать определенные проблемы. Обычно у новичков online кружится голова от всякого рода открытий, и они хотят сообщить об этом всем. Болтливые зануды могут столкнуться лишь с огромной, но не расположенной их слушать аудиторией. Люди, обладающие естественным стремлением спрятаться куда подальше, сами закрывают себя за стенами электронных сообщений, отправляя их кому-нибудь, кто находится очень далеко.

Глава 13

Как писать удобочитаемо

Если ваш текст кажется громоздким и беспорядочным, читатель, даже не вникнув в первые слова, почувствует, что ему предстоит испытание. «Придется нелегко» — вот о чем будет говорить ваше сообщение при первом взгляде на него. Если же то, что вы написали, на первый взгляд оценивается как удобочитаемое и легкое для понимания, то можно считать это успешным началом коммуникации. Такой подход срабатывал с печатным документом, теперь он актуален и в отношении электронной корреспонденции.

Если сообщение по размеру длиннее нескольких строк, встает задача форматирования. Абзацы длиной во весь экран почти невозможно читать, они порождают у читателя невнимательность. Большинство программ обработки текста позволяют вам просматривать все страницы. Так вы получите представление о тексте в целом и легче поймете, что надо подкорректировать. Ниже приводятся советы, благодаря которым вы придадите своему тексту более профес­сиональный вид. Его захочется прочесть, сослаться на него, а читаться он будет с легкостью.

1. Первым напишите заголовок

Поместите его в центр и напечатайте заглавными буквами. Это сориентирует читателя.

ОФИС ЗАКРЫВАЕТСЯ В ПЯТНИЦУ, МЫ ВЫИГРАЛИ СДЕЛКУ.

2. Делайте короткие абзацы

Каждый длинный абзац дробите на части — две и больше. Для e-mail это особенно важно.

3. Используйте параметры ввода для ясности и акцентов

Многие журналы и газеты предпочитают выделять в тексте важные места не подчеркиванием, а курсивом .

Чтобы подчеркнуть ключевые идеи, поместите их в абзацы с отступом. Они выделятся среди общего массива текста, и читатель обратит на них внимание. Курсив тут вдвойне эффективен.

Когда же вы все-таки используете подчеркивание — например, в заголовках или во вступлении, — подчеркивайте сплошной линией, а не прерывистой. На своем ПК вы мо­жете сколько угодно пользоваться цветными и специальными шрифтами, но это неуместно в официальных до­кументах. Разумное использование цвета пригодится в пре­зен­тациях.

4. Обозначенные цифрами или буквами пункты помогут проследить вашу мысль

В этом случае лучше всего оставлять немного пространства между левым краем страницы и цифрами, как в примере ниже:

Программное обеспечение для редактирования текстов предоставляет вам инструменты, которыми раньше были оснащены только принтеры. Например, жирный шрифт может помочь сразу заметить в тексте главные моменты.

«Подвешенные» на полях, выступающие перед строкой цифры и буквы для нумерации облегчают понимание текста читателем.

5. Используйте прописные и строчные буквы

Писать заглавные буквы где-то еще кроме заголовков следует осмотрительно. Если писать весь текст заглавными буквами, будет казаться, что ОН КРИЧИТ. Однако это можно делать в отдельных случаях, когда необходимо максимально сконцентрировать внимание читателей на чем-либо, как это сделал Билл Гейтс в сообщении своим коллегам в Microsoft:

«Я категорически против того, чтобы НЕ поддержать» [о последней версии Java от Sun Microsystems].

6. Разделяйте массивы текста

Сделайте подзаголовки, напечатайте их заглавными и строчными буквами, выделите жирным шрифтом или подчеркните и отбейте сверху и снизу пробелами, отделяющими их от текста. Удобно отправлять длинные электронные письма как приложения. Если вы хотите так поступить, напечатайте в письме: «Подробности в приложении» — и постарайтесь сделать приложение простым и доступным для понимания.

7. Отделяйте абзацы пробелами

Интервалы в проектах документов, пока вы их пишете, должны быть тройными, а отступы — максимальными. Это упрощает процесс редактирования. В финальной версии уменьшите межстрочный интервал до единицы, а между абзацами оставьте два пробела.