Александр Днепров - Microsoft Access 2007

3. Щелкните кнопкой мыши на первой ячейке строки Сортировка. Выберите из списка направление сортировки записей по значениям этого поля.

4. Щелкните кнопкой мыши на первой ячейке строки Условие отбора. Введите выражение, задающее условие на значение поля. Например, чтобы отобразить заказы за период с начала года до текущей даты, введите в поле Датавыражение >= #01.01.2008# AND <= Date(). Сведения о выражениях вы можете найти в подразд. «Условие на значение» выше.

5. Если требуется задать условие на значение еще одного поля, аналогичным образом заполните следующий столбец сетки.

6. Если требуется задать несколько групп условий, введите их в следующие строки таблицы. Запись таблицы попадет в результирующий набор, если она удовлетворяет одновременно всем условиям в какой-либо из строк. Иными словами, наборы записей, отобранные с помощью каждой строки расширенного фильтра, объединяются.

7. Чтобы отобразить результат фильтрации, нажмите на вкладке Главнаякнопку Применить фильтр.

8. На основе расширенного фильтра можно быстро создать запрос. Для этого вернитесь на вкладку (или в окно) создания расширенного фильтра. На ленте откройте вкладку Главная, в группе команд Сортировка и фильтрнажмите кнопку Дополнительнои в появившемся меню выберите пункт Сохранить как запрос. В появившейся панели введите название запроса и нажмите кнопку ОК.

Итак, вы научились создавать фильтры всех четырех типов. Теперь рассмотрим последнюю в этой главе операцию, выполняемую с таблицей, – распечатку таблицы на принтере.

Печать таблицы

Если вам нужно вывести таблицу на печать, откройте ее в режиме таблицы, нажмите кнопку Officeв левом верхнем углу главного окна и в появившемся меню выберите пункт Печать.

На экране появится окно Печать. В этом окне выберите принтер, с помощью которого нужно напечатать таблицу, и укажите параметры печати. Перечень этих параметров зависит от модели принтера. Нажмите кнопку ОК, чтобы запустить печать таблицы.

Более подробные сведения о печати документов приведены в справочной системе Windows ( Пуск? Справка и поддержка, раздел Печать и факс).

В этой главе вы узнали, как построить базу данных в программе Access: создать таблицы, создать поля таблиц, настроить свойства полей, определить ключевые поля, установить связи между таблицами. Освоены все операции, выполняемые с таблицей, в том числе ввод и редактирование, сортировка и фильтрация данных. Полученные знания и навыки пригодятся вам и в дальнейшем при работе с другими компонентами базы данных, в частности запросами.

Далее объектом изучения станут формы ввода данных. Их созданию и использованию посвящена следующая глава.

Создание новой формы

Изменение существующей формы

Печать формы

Работа с формой

Резюме

Формой называется объект базы данных, используемый для просмотра, ввода или изменения данных. По сравнению с ручным вводом данных, интерфейс, основанный на формах, позволяет автоматизировать процесс путем добавления в форму функциональных элементов, ввести проверку данных, настроить представление данных для просмотра. Грамотно созданная форма ускоряет работу с базой данных и делает ее схожей с уже привычной для пользователя работой с окнами Windows. В Microsoft Office Access 2007 созданы новые средства создания и изменения форм, которые и будут рассмотрены в данной главе.

Microsoft Office Access 2007 предоставляет разнообразные способы создания форм в зависимости от необходимой функциональности и сложности. Можно создавать следующие виды форм:

• обычная форма с помощью инструмента Форма;

• разделенная форма с помощью инструмента Разделенная форма;

• обычная форма с помощью инструмента Несколько элементов;

• обычная форма с помощью мастера форм;

• пустая форма.

Кроме того, уже созданная форма может быть доработана в режиме конструктора, где в нее могут быть добавлены элементы управления.

Детально рассмотрим каждый способ создания форм, используя для примеров учебную базу данных Отдел продаж.

Для начала изучите наиболее простые способы создания форм, когда большую часть работы за вас выполняет программа Microsoft Office Access 2007.