Александр Днепров - Microsoft Access 2007

• если выполняется замена, в поле Заменить навведите текст, которым нужно заменить найденный фрагмент;

• в поле Поиск ввыберите область поиска: текущий столбец или всю таблицу;

• в списке Совпадениевыберите значение С любой частью поля, чтобы найти все значения полей таблицы, содержащие образец в качестве подстроки;

• в поле Просмотрвыберите направление поиска: вперед (вверх), назад (вниз) или по всей обрасти поиска;

• если необходимо при поиске различать прописные и строчные буквы, установите флажок С учетом регистра;

• если при поиске нужно учитывать не только значение поля, но и формат отображения (см. подразд. «Форматы отображения данных»), установите флажок С учетом формата полей.

4. Для поиска значения, удовлетворяющего заданным условиям, нажмите кнопку Найти далее.

Если необходимо без дальнейшего просмотра заменить все фрагменты, которые будут найдены в выбранном направлении поиска, нажмите кнопку Заменить все.

5. Для поиска следующего значения, удовлетворяющего заданным условиям, снова нажмите кнопку Найти далее.

6. Для выхода из окна Поиск и заменанажмите кнопку Отмена.

Следующий раздел посвящен сортировке записей в таблице.

Сортировка

Вы можете сделать просмотр записей таблицы более комфортным, если упорядочите их по значениям какого-либо поля. Для этого щелкните кнопкой мыши в любой ячейке столбца и откройте на ленте вкладку Главная. В группе команд Сортировка и фильтр(рис. 2.29) нажмите кнопку

для сортировки по возрастанию или кнопку

для сортировки по убыванию.

Результат сортировки зависит от типа данных поля:

• значения текстовых полей упорядочиваются по алфавиту;

• числа и денежные суммы упорядочиваются по величине;

• даты упорядочиваются в хронологическом порядке;

• при сортировке логических значений по возрастанию первыми следуют истинные значения, при сортировке по убыванию первыми следуют ложные значения.

Рис. 2.29.Группа команд Сортировка и фильтр вкладки Главная

Для полей с типом данных Поле МЕМО, Поле объекта OLE, Гиперссылкаи Вложениесортировка не поддерживается.

Время сортировки в таблице с большим количеством записей значительно сокращается, если для поля был создан индекс (см. подраздел «Индексирование»).

Если вам необходимо упорядочить записи по значениям нескольких полей, выполните следующие действия.

1. Расположите столбцы друг за другом в той последовательности, в которой будет осуществляться сортировка. Например, если в таблице Клиентынеобходимо отсортировать записи по значению поля Рейтинг, а записи с одинаковым рейтингом упорядочить по имени клиента, необходимо поместить столбец Рейтингнепосредственно перед полем Имя.

Для перемещения столбца вначале выделите его, щелкнув кнопкой мыши на его названии, затем повторите операцию, не отпуская кнопку мыши, перетащите столбец в нужное место.

2. Выделите диапазон столбцов для сортировки. Для этого щелкните кнопкой мыши на названии первого столбца, затем нажмите клавишу Shiftи, удерживая ее нажатой, щелкните кнопкой мыши на названии последнего столбца.

3. Откройте на ленте вкладку Главнаяи нажмите кнопку

для сортировки по возрастанию или кнопку

для сортировки по убыванию.

Чтобы созданная сортировка была применена при следующем открытии таблицы, сохраните изменения, нажав сочетание клавиш Ctrl+S.

Далее рассмотрим применение фильтра для отбора записей таблицы.

Фильтрация

Для выборочного отображения записей таблицы служат фильтры. Фильтр содержит условия отбора записей: в результате применения фильтра в таблице отображаются только те записи, которые удовлетворяют условиям, остальные записи скрыты.

В программе Access предусмотрены следующие типы фильтров:

• простой фильтр и фильтр по выделению обеспечивают отбор записей по значениям одного столбца;