Александр Высоцкий - Финансовое планирование. Искусство создавать доход

РСФ должен внимательно следить за творчеством руководителей в отношении формирования различных накопительных фондов, такая инициатива – один из признаков деградации системы управления финансами.

Наша компания активно работает с партнерами и выплачивает довольно много комиссионных за направленных к нам партнерами клиентов. Как должна быть организована работа с комиссионными?

В этом случае в системе разделения счетов должен быть еще один счет – Счет комиссионных, который находится в области ответственности директора компании. РСФ еженедельно со Счета №1 перечисляет на Счет комиссионных средства, которые должны быть выплачены партнерам. Основанием для такого перечисления является справка, которую предоставляет Финансовый департамент, в которой указано, кому и за что должны быть выплачены комиссионные. После получения средств на счет Финансовый департамент производит выплаты партнерам. Средства Счета комиссионных не могут использоваться ни на какие другие расходы, только на такие выплаты.

Почему распределение средств проводится еженедельно, а не раз в месяц? Ведь есть же виды бизнеса, где практически весь доход поступает один раз в месяц.

Действительно, в некоторых видах бизнеса основной доход поступает в течение нескольких дней, как правило, в начале или конце календарного месяца: аренда, строительство, корпоративные клининговые услуги и т.д.

Периодичность проведения распределения средств зависит не от того, как часто поступает доход. Теоретически, можно было бы распределять деньги раз в месяц, но это только теоретически. На практике это невозможно сделать из-за того, что невозможно точно спланировать деятельность всех департаментов на месяц вперед. Причиной этого являются как минимум изменения в окружении бизнеса. Ведь самое сложное при распределении средств – не одобрение заявок, а планирование, способствующее повышению дохода. Практически невозможно точно спланировать и согласовать все ключевые задачи по всем департаментам на месяц вперед. Поэтому оптимальным промежутком оперативного планирования является неделя, это позволяет, с одной стороны, действовать достаточно оперативно и не совершать грубых ошибок. С другой стороны, если при планировании и распределении средств на неделю были совершены ошибки, их последствия не такие масштабные, как могли бы быть при планировании на месяц.

Какова процедура одобрения приобретения, если оплату не требуется делать в ближайшее время, а например, через месяц, но взять обязательства нужно сейчас?

В этом случае необходимо оформить заявку на обязательство. Она должна быть одобрена прежде, чем сотрудник примет какое-либо обязательство от лица компании. Если этого не сделать, в момент, когда компания получит счет на оплату этого приобретения, руководители будут поставлены перед необходимостью платить и будут лишены выбора. Использование предварительных заявок было рассмотрено в главе No8.

Зачем составлять и подавать заявку на выделение средств, если потребность в приобретении очевидна?

Действительно, такой вопрос может возникать, например, в отношении выделения суммы на оплату аренды или заработной платы. Потребность в таких расходах действительно очевидна, но тем не менее это не единственные потребности компании. Чтобы можно было сравнить их важность с другими и принять правильное решение, каждое приобретение должно быть представлено соответствующей заявкой. Ведь может быть так, что совет руководителей решит на текущей неделе вообще не выделять денег на аренду, а больше потратить на рекламу. А благодаря ожидаемой отдаче от рекламы совет рассчитывает выделить большую сумму на аренду помещений на следующей неделе. Это может быть вполне разумным решением, но чтобы его мог принять Рекомендательный совет, а затем рассмотреть и одобрить Исполнительный совет, и в конце концов проверить и одобрить РСФ, должны быть основания для принятия решения. Руководители при одобрении решения должны иметь документы, которые показывают, какие еще заявки были одобрены, а какие отклонены. Если решение отклонить заявку на аренду было неразумным, но заявка физически присутствует и правильно оформлена, Исполнительный совет или РСФ сможет легко исправить ситуацию.

Что интересно, идея не оформлять заявки на «очевидно важные» расходы, как правило, возникает, когда в компании нет Исполнительного совета и РСФ, а Рекомендательный совет при этом пытается «оптимизировать» процесс управления финансами. Конечно, заявки никогда не составляют на суммы, которые вообще не должны поступать на Главный счет: резервы, дивиденды, суммы специального дохода. Но заявки обязательно должны быть составлены на любую сумму, которая будет оплачена с Главного счета.