Александр Высоцкий - Финансовое планирование. Искусство создавать доход

Зачем писать несколько заявок на одно крупное приобретение, зачем тратить на это время?

Предположим, ранее было принято решение о том, чтобы приобрести нечто дорогостоящее, на что придется выделять деньги несколько недель. Несмотря на то, что в общем решение уже было принято, чтобы можно было выделить очередную сумму во время еженедельного распределения средств, руководителям необходимо иметь данные. Как минимум им необходимо получить сведения о том, сколько уже было выделено на это приобретение, сколько осталось выделить, почему на текущей неделе необходимо выделить именно указанную в заявке сумму.

Если не будет заявки с этими данными, руководители в процессе одобрения расходов не смогут принять разумное решение. Поэтому, даже если было решено купить новый станок и деньги на это приобретение выделяют в течение нескольких недель, каждую неделю на следующую сумму подается отдельная заявка. В процессе ее одобрения руководители в зависимости от приоритетов деятельности смогут одобрить/отклонить или изменить запрашиваемую сумму. Если несколько таких заявок уже одобрено, можно будет легко проверять остатки денег на Главном счете, сверив с остатками средств по одобренным, но еще не оплаченным заявкам.

Что делать, если компания уже немаленькая и еженедельно придется рассматривать несколько десятков заявок?

В таком случае возникает соблазн создать правила, согласно которым какие-то заявки будут одобрять автоматически. Например, выделить перечень расходов, которые вообще не нужно будет рассматривать руководителям: аренда, зарплата, коммунальные расходы, офисные и т.д. Довольно часто так и делают: называют это «основами» и сбрасывают в этот список множество статей из разных департаментов. Выглядит удобно, но это – грубая ошибка, такой подход выводит эти статьи расходов из области ответственности руководителей. Как показывает опыт, при таком подходе руководители, во-первых, вообще не задумываются о рациональности расходов по этим статьям, а во-вторых, они не могут использовать эти деньги на какие-то более приоритетные нужды. Иногда имеет смысл срочно потратить больше чем обычно на продвижение, а через пару недель больше выделить на зарплату. При «автоматическом» одобрении таких статей использование инвестиционного подхода при одобрении расходов будет неоправданно ограничено. Правильное решение проблемы большого количества заявок не в том, чтобы забрать у руководителей контроль над какими-то статьями расходов.

Если заявок по отдельным приобретениям становится много – как минимум несколько десятков еженедельно, имеет смысл укрупнять эти заявки. Например, можно оформлять отдельную заявку на офисную бумагу, отдельную на картриджи, отдельную на остальные канцтовары. Но чтобы «укрупнить» заявки и уменьшить их количество, можно просто внести все эти товары в одну заявку, ведь они относятся к одной статье ФП №1. Для оборудования нового рабочего места можно оформлять отдельные заявки на стол, кресло и шкаф, а можно сделать одну заявку на оборудование всего рабочего места. Руководители должны следить за тем, чтобы с ростом компании происходило постепенное укрупнение заявок, иначе будет очень сложно использовать инвестиционный подход. При значительном увеличении количества заявок возникает риск того, что внимание руководителей будет рассеяно и не будут установлены разумные приоритеты при одобрении.

Как проводить распределение средств, если доход за неделю слишком низкий, его не хватает даже на самое необходимое?

Обратите внимание, что доход за прошедшую неделю не обязательно определяет сумму, которая будет переведена на Главный счет и затем потрачена на приобретения. Бывает так, что из-за особенностей деятельности доход от недели к неделе значительно изменяется, например, если оплаты по выполненным заказам поступают в начале месяца. Задача РСФ заключается в том, чтобы управлять уровнем расходов компании, поддерживая его на уровне среднего объема предоставленного клиентам продукта. Другими словами, РСФ одобряет расходы исходя из среднего уровня производства, но, конечно, при этом единственным источником денег является валовой доход.

Так что, если в предыдущие недели валовой доход превышал средний уровень производства, РСФ ограничивал расходы, в результате на Счете №1 остались средства, которые можно использовать для оплаты расходов на следующей неделе. Например, в нашей консалтинговой компании мы заключаем договора с клиентами на 11-месячную консалтинговую программу. Клиенты платят частями, как правило, раз в месяц. Таким образом, на Счете №1 всегда больше денег, чем объем фактического предоставления услуг. При этом РСФ должен удерживать средний уровень расходов компании так, чтобы он соответствовал уровню производства. Поэтому вполне обычной может быть ситуация, когда в какую-то из недель валовой доход будет слишком маленьким, но при нормальном уровне предоставления услуг компания получит соответствующие деньги на Главный счет для оплаты услуг.