Александр Высоцкий - Финансовое планирование. Искусство создавать доход

Так как деньги на Счете оборотных средств были ограничены, были установлены точные правила в отношении того, какие заказы могут быть взяты без предоплаты. Кроме того, менеджерам по продаже приходилось сравнивать разные заказы с точки зрения прибыльности, чтобы взять именно те, на которых компания может заработать больше. Тем клиентам, заказы которых были не приоритетны с точки зрения использования собственных оборотных средств, предлагали изготовление продукции только после предоплаты. Благодаря этому достигалась высокая эффективность использования собственных оборотных средств, а регулярные отчисления в оборотные некоторого процента валовой прибыли постепенно повышали их объем. Эта система позволила значительно повысить и валовой доход, и средний процент валовой прибыли.

Что делать, если по соображениям безопасности нельзя предоставить руководителям данные о размере и составе расходов?

Обычно такая ситуация возникает только по одной причине – компания систематически нарушает законы. Например, скрывает часть дохода от налогообложения, платит «зарплату в конвертах» или уходит от оплаты НДС через «обналичивание». Если такая практика существует, это становится серьезным препятствием при внедрении системы управления финансами. Решение в данной ситуации может быть только одно – найти легальные способы снижения расходов, которые не создают угрозы для руководителей или компании. Есть множество консалтинговых компаний, которые помогают разработать такую модель работы компании, чтобы можно было легально минимизировать расходы на налоги. Никто не может запретить снижать налоги легальными, не противоречащими законам способами. Возможно, что при этом расходы компании несколько возрастут, но затем, благодаря внедрению описанной системы управления финансами, можно будет повысить валовую прибыль. Так что переход на легальную схему работы и последующее увеличение эффективности обращения с деньгами – хорошая инвестиция. Невозможно добиться высокой эффективности, если нет возможности подключить к управлению финансами руководителей. А подключить их к этому невозможно, если есть необходимость скрывать от них какие-то важные данные о финансовой деятельности.

Как справиться с угрозой разворовывания денег, если решение о распределении средств принимают руководители?

Один из наших клиентов рассказал о том, что его ушлый завхоз добивался выделения денег на покупку новой мебели, клал деньги в карман (если это наличные) или получал откат с перечисления – «обналичивал», а затем приносил документы как на новую покупку. Но на самом деле новую мебель не приобретали, а реставрировали старую так, что она выглядит как новая.

Если финансовая система работает правильно, такого вообще не может произойти. Во-первых, руководитель департамента, к которому относится завхоз, одобряет все его заявки на выделение средств. Сомневаюсь, что мебель можно отправить на реставрацию и имитировать приобретение новой без ведома руководителя. Во-вторых, это невозможно сделать по той причине, что отдел Учета ведет учет всего имущества. Ведь старая мебель должна была куда-то исчезнуть, ее нужно было списать и т.п, прежде чем она превратится в новую. Другими словами, чтобы стали возможны злоупотребления, недостаточно злого умысла только одного сотрудника, в это должно быть вовлечено множество людей. Большинство людей честные и порядочные, поэтому такие ситуации никогда не возникают, если в компании нормально налажен учет и работает система управления финансами, регулярно проводят проверки цен, а руководители департаментов действительно работают с заявками так, чтобы стремиться к повышению дохода.

Что делать, если на Рекомендательном совете руководители отклоняют заявки и это создает значительные угрозы деятельности компании?

Например, руководителю одного из департаментов говорят: «Вы будете подавать заявки на Рекомендательный совет и аргументировать необходимость их одобрения. В зависимости от решения руководителей будет выделяться финансирование». Тот сразу скисает, а другие члены совета при этом прячут ухмылки мол, денег обычно мало, а заявок много. Обходились же мы без этой новой рекламы и теперь обойдемся… Как реально обеспечить ему необходимое финансирование, чтобы он не скис, ведь решение действительно принимают члены Рекомендательного совета?

Члены Рекомендательного совета вырабатывают только лишь предложение по распределению средств, которое отражено в Директиве по распределению. После работы Рекомендательного совета Директива – не более чем предложение. Самый высокий уровень, на котором осуществляется контроль, – РСФ, он проверяет средний уровень расходов по всем статьям, в отношении которых есть установленная политика (например, продвижение, обучение и т.п.). Кроме того, он проверяет обеспечение финансированием статей ФП №1, чтобы на жизненно важные расходы выделялись средства. Именно по этой причине все отклоненные Рекомендательным или Исполнительным советом заявки должны быть также прикреплены к Директиве по распределению. И РСФ, и Исполнительный совет должны видеть в Директиве и приложенных к ней документах, какие заявки были отклонены. И они могут одобрить эти заявки без согласования с Рекомендательным советом.