Александр Высоцкий - Финансовое планирование. Искусство создавать доход

Именно Исполнительный совет отвечает за правильное распределение средств и, если возникают проблемы в работе из-за ошибок в распределении, Исполнительный совет будет нести ответственность перед Офисом владельца компании. Самой распространенной причиной, из-за которой может возникать описанная в вопросе ситуация, является отсутствие РСФ и Исполнительного совета.

Что нужно учесть при внедрении системы управления финансами в компании с ярко выраженной сезонностью?

Если есть явно выраженная сезонность и в период межсезонья валовой доход опускается ниже средней за год точки безубыточности, необходимо это учитывать при управлении финансами. В таком случае необходимо иметь две ФП №1: одну для сезона, другую для межсезонья. Программа сезона должна включать еженедельные отчисления определенных сумм на отдельный резервный счет, который будет использоваться как источник дохода в межсезонье. Важный момент отчисления должны осуществляться не в процентах от валовой прибыли, а в определенной сумме так же, как при оплате аренды. Необходимо заранее, на основании данных прошлого сезона рассчитать, какие суммы еженедельно должны отчисляться в этот резерв, чтобы в межсезонье восполнить недостаток дохода. Эти суммы могут быть неравными для разных недель сезона – постепенно расти с начала сезона и снижаться к концу. Общая сумма таких отчислений должна быть достаточной, чтобы компания могла выжить в межсезонье, но такой, чтобы даже в межсезонье была потребность в получении дополнительного дохода. Только в этом случае у компании будет необходимость создавать доход и в межсезонье.

Когда наступает межсезонье, собранная сумма по заранее определенному графику добавляется к текущему доходу компании. При этом система управления финансами работает без каких бы то ни было изменений. Единственное отличие – РСФ позволяет компании нарушать среднее соотношение «ассигнование – производство», но не больше чем на соответствующую сумму, установленную на неделю для пополнения дохода.

Доход компании по неделям года – пик сезона приходится на Новый год, нижняя точка межсезонья – начало июля.

Отчисления / выплаты резерва межсезонья. В сезон каждую неделю на соответствующий резервный счет перечисляется заранее запланированная сумма из валовой прибыли. В межсезонье, в соответствии с графиком, каждую неделю в сумму валовой прибыли добавляется определенная сумма. На графике – вычеты в сезон со знаком минус, добавления в межсезонье со знаком плюс.

Какова процедура одобрения расходов со Счета оборотных средств?

Подобно Рекомендательному совету должна быть организована работа Совета по распределению денег Счета оборотных средств. В такой совет обычно входят: начальник отдела Продаж; начальник отдела Расходов; начальник отдела Снабжения производства. Они собираются один или несколько раз в неделю чтобы рассмотреть все заявки на приобретение основных материалов или товаров для продажи и счета поставщиков. На этом совете они разрабатывают предложение по распределению средств для оплаты поставщикам. Это предложение одобряет Исполнительный совет, а затем проверяет и окончательно одобряет РСФ. Как и в случае с Главным счетом, так же после одобрения осуществляется перечисление на Счет оборотных средств суммы, соответствующей одобренным оплатам. После этого производится приобретение. Как правило, для закупок товаров или материалов требуется отдельная форма заказа на приобретение, так как бизнес-процесс приобретения в этом случае отличается от обычных приобретений при оплатах с Главного счета.

Как правильно поступать, если приходится ежедневно платить поставщикам?

В некоторых видах бизнеса приходится ежедневно оплачивать счета поставщиков, например, в типографии необходимо оперативно оплачивать бумагу и картон. Или в некоторых транспортных компаниях требуется ежедневно оплачивать топливо и некоторые другие расходы. В таком случае часть валового дохода, которая предназначена на эти выплаты, должна ежедневно перечисляться на Счет оборотных средств. Конечно, для такого перечисления должны быть основания. В полиграфической компании таким основанием может быть справка от Финансового департамента, в которой указаны данные о сметной стоимости материалов по заказам, на которые поступили предоплаты. В транспортной компании это может быть, например, определенный средний процент расходов на топливо от валового дохода. На основе этих данных РСФ ежедневно перечисляет соответствующие суммы на Счет оборотных средств, а отдел Расходов производит оплаты поставщикам.