Владимир Морыженков - Расходы Банка России. Целесообразность, контроль и аудит

В течение периода Т0-Т1 контроль за расходами на финансово-хозяйственную деятельность опирается на следующие действия:

1) мониторинг использования статей расходов. На основе поступающей оперативной информации о расходах, можно отслеживать динамику использования смет в течение периода. Если составленные и утвержденные сметы уже имеют временную разбивку, тогда использование сметы можно вести относительно совокупных запланированных расходов по времени. Если формат составления смет не предполагает временную разбивку, тогда можно использовать линейный метод, когда предполагается, что расходы равномерно распределены во времени. В таком случае можно выявлять существенные отклонения совокупных фактических расходов от предполагаемых на данный момент времени в течение отчетного периода;

2) несоответствие понесенных расходов предоставленной информации в пояснительной записке. Используя оперативную информацию о расходах подразделений, а также составленные и утвержденные сметы, включая пояснительные записки, можно вести текущий контроль за целесообразностью и правомерностью расходов, т. е. насколько они соответствуют заявленным целям в пояснительной записке. Если фактические расходы по своему назначению отклоняются от заявленных целей подразделений на текущий период, тогда такие затраты могут быть эскалированы для экстренного утверждения либо направлены на дальнейшее рассмотрение. В любом случае выявление несоответствий представляет собой контрольную процедуру за расходами;

3) несоответствие ценовых параметров условиям договоров. При их наличии необходим: – анализ расходов по вендорам и договорам, достижение предельных значений; – анализ расходов по проектам на соответствие бюджетам и результатам выполнения работ; – бенчмаркинг отдельных цен и стоимостей продукции и услуг относительно внешних рыночных индикаторов; – анализ общей эффективности и результативности на основе сопоставления операционных результатов деятельности и финансовых расходов. Такой анализ, тем не менее, является субъективным и зависит от восприятия деятельности между подразделениями; – мониторинг агрегированных показателей деятельности, рассчитываемых на основе комплексного анализа различных статей расходов и операционных показателей (например, стоимость телефонного звонка, стоимость транзакции на фондовом рынке). Такие аналитические показатели являются индикаторами эффективности деятельности подразделений; – выявление закономерностей и пропорций между различными финансовыми статьями и операционными показателями и мониторинг данных пропорций; – разделение фиксированных и переменных расходов, связанных с операционной деятельностью.

В конце отчетного периода анализируется отклонений фактических финансовых расходов от плановых показателей. Дополнительно анализируется отклонения фактических и плановых операционных показателей, что позволит указать на адекватность понесенных финансовых расходов.

По результатам такого проведенного анализа достигаются следующие цели: – обосновываются отклонения от плановых показателей;

• формируется более качественная основа для планирования следующего периода. Это можно достичь за счет включения дополнительных операционных показателей и формирования операционно-финансовой модели по каждому подразделению. такая модель позволяет формализовать и обосновать назначения каждого подразделения и установить зависимость между расходами подразделения, ожидаемыми результатами деятельности и фактически полученными;

• согласование уровней сервиса и расходов вспомогательных подразделений с подразделениями заказчиками/потребителями услуг и сервисов.

Таким образом, ПЭУ играет ключевую роль в координации процесса подготовки\утверждения смет расходов и финансирования на этапе планирования, а также в течение отчетного периода и по его окончании. Однако деятельности такого подразделения должна быть существенно дополнена сбором и анализ операционной информации, чтобы интерпретировать результаты деятельности прочих подразделений и делать выводы о правомерности и целесообразности расходов на основе имеющейся операционной информации.

При этом важным механизмом контроля является процедура эскалации выявленных отклонений и возможность принятия корректирующих действий. Это возможно на Бюджетном комитете, Операционном комитете – или за счет непосредственного участия в отдельных процедурам (например, авторизация договоров, расходов, др.).