Павел Меньшиков - Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

2. Создается инструкция и проводится обучение менеджеров, как правильно заполнять название. Это снимает, например, еще 16 % ошибок.

3. Оставшиеся 4 % ошибок закрываются путем назначения ответственного за справочник. Для этого менеджерам разрешается записывать всех новых контрагентов только в строго определенную временную папку «К разборке». Ответственный за справочник регулярно заходит в эту папку и проверяет правильность заполнения карточек контрагентов. Если есть ошибки – исправляет. Задвоенные карточки объединяет в одну. А правильно оформленные карточки переносит уже в постоянные папки для всеобщего использования.

Такой комплекс мер называется «тактика выжженной земли». Принимаются не половинчатые решения, а те, что полностью снимают проблему. Только после комплексного воздействия можно приступать к реализации следующей задачи.

С чего же начать преобразования в бухгалтерии? И самое главное, когда начать? Знаете, как курить бросают? Ждут понедельника, первого числа следующего месяца или вовсе 1 января. У бухгалтеров свое специфическое времясчисление: «Вот сдадим квартальную отчетность и начнем». Это занятие бесперспективное.

Легко не будет никогда, поэтому начинать нужно сразу, как только почувствуете моральную готовность. Главное – настроиться, и вперед. Может быть, это будет 5-е число, среда, сразу после обеда. Не нужно ждать красивых дат или приурочивать начало преобразований к каким-нибудь знаковым событиям.

При этом понятие «настроиться» состоит из двух основных частей:

1. Собраться с духом, поверить в свои силы.

2. Посмотреть на коллег другими глазами: «Это не генеральный директор меня не понимает, это я ему раньше неправильно объясняла – на языке эмоций, а надо – на языке цифр. Руководитель отдела снабжения – адекватный человек, просто у него свои интересы в силу занимаемой должности, и это нормально. Нужно попробовать понять его доводы и найти компромиссное решение». И так далее.

А если вернуться к тому, с чего начать эти преобразования, то главный принцип здесь – правило Парето, 80/20. Начинать нужно с каких-нибудь не очень сложных вещей, которые при этом дадут наибольший эффект.

Максимальный эффект в первое время обеспечат те задачи, решение которых позволяет освободить ваше личное время. Чем больше у вас его будет освобождаться, тем быстрее вы сможете приступить к решению других, не менее важных задач.

Чтобы появилась возможность понять, с чего начать в первую очередь, набросайте реестр задач, из которых можно будет выбрать самые актуальные. И так потихоньку, шаг за шагом клубок взаимосвязанных проблем начнет распутываться все больше и больше.

Проинвентаризируйте, какие функции выполняет и какие продукты изготавливает в настоящее время бухгалтерия.

Избавьтесь от изготовления абсолютно бесполезных, то есть не имеющих заказчика, продуктов. Затем согласуйте с генеральным директором уровень качества тех продуктов, которые останутся.

Далее определите пути повышения эффективности выполнения возложенных на бухгалтерию функций. Это может быть и поиск внутренних резервов, и повышение уровня автоматизации, механизации и технологичности работы, и более гибкое использование психологических особенностей своих сотрудников.

Постепенно, по мере наведения порядка внутри бухгалтерии, переходите к выстраиванию взаимоотношений с соседними подразделениями и контрагентами.

При общении с генеральным директором уделяйте основное время решению наиболее дорогостоящих вопросов, тем самым повышая в его глазах свой авторитет и авторитет бухгалтерии в целом. Как мы уже говорили, это позволит решать другие проблемы гораздо проще и быстрее.

Если при наведении порядка во вверенном вам подразделении вас начнут покидать моральные силы, не отчаивайтесь, а просто напишите мне по адресу

pvm@pavel-menshikov.ru

и я отвечу на любые ваши вопросы, предложу решение сложных ситуаций, скорректирую при необходимости ваши действия или просто вдохну в вас новый заряд энергии и сил. Ибо за много лет работы с бухгалтерскими службами я не встретил еще пока ни одной неразрешимой проблемы.

Также много интересного об эффективности бухгалтерии вы найдете на моем персональном сайте

www.pavel-menshikov.ru (или павелменьшиков. рф)

или в социальных сетях:

www.facebook.com/effectbuxg– страница «Эффективная бухгалтерия», где я публикую собственные разработки, касающиеся технологий повышения эффективности работы бухгалтерской службы, а также интересные ссылки на ресурсы, которые удалось обнаружить на просторах интернета;