Павел Меньшиков - Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

3.2.2. Утвердить регламент «Возврат бракованной продукции» (четкое разделение сфер ответственности между бухгалтерией и отделом сбыта).

4. Взаимоотношения с внешними контрагентами, от которых зависим мы.

4.1. ОАО «РЖД».

4.1.1. Согласовать предоставление актов сверки взаиморасчетов не ежеквартально, а ежемесячно.

4.2. Налоговая инспекция № 13.

4.2.1. Разобраться с их письмом от 12 сентября № 15/18в.

5. Взаимоотношения с внешними контрагентами, которые зависят от нас.

5.1. Касается всех.

5.1.1. Сделать информационное письмо об изменениях в оформлении счетов-фактур в соответствии с изменениями в законодательстве с 1 января следующего года. Разместить его на сайте и на первом этаже у входа.

5.2.ИП Васильев И. Н.

5.2.1. Навести порядок в документах и расчетах за прошлый год и первый квартал этого года.

Всегда держите этот файл под рукой и по мере возникновения идей сразу их записывайте. Если в момент рождения очередной умной мысли вы находитесь не у своего компьютера, то не поленитесь и запишите ее на любом подвернувшемся листке бумаги, а потом тоже не поленитесь и перепишите в этот общий файл.

Когда у вас появляется свободная минутка, открывайте реестр задач и выбирайте либо самую насущную из них, либо ту, которую в данный момент приятно решать.

Например, бывает, что вечером неожиданно освободилось время, но вы уже очень устали. Голова болит, начинать что-то серьезное нет сил, но при этом совсем выбрасывать время «в дебет 99 счета» тоже не хочется. Берете список задач и находите в нем запись: «Отработать с Ивановой знание границ своей компетенции, рассказать ей про отличие инициативы от самодеятельности». О, это как раз то, что надо! Звоните Кате Ивановой и говорите: «Зайди-ка, пожалуйста, ко мне на полчасика!»

Реестр задач – это не что иное, как перечень ваших инвестиционных продуктов, поэтому его можно использовать и для планирования работ на следующий день. Чтобы ваш рабочий день не был похож на «день сурка», ежедневно выделяйте определенное время на решение таких инвестиционных задач. Текучка не должна занимать 100 % рабочего времени.

Я рекомендую отводить на инвестиционные продукты не менее двух часов в день. Каждый вечер открывайте реестр задач и выбирайте ту, которой займетесь завтра. И на следующий день обязательно выполните намеченное. Не позволяйте текущим делам заполнить время, выделенное на инвестиционные задачи. Иначе авральный и стрессовый режим работы не удастся побороть никогда.

Файл со списком мыслей будет постоянно пополняться. Но те задачи, которые вы уже выполнили, я рекомендую не стирать, а помечать каким-нибудь другим цветом. Это очень важно для того, чтобы время от времени смотреть на этот список и понимать: «Я не кручусь как белка в колесе. Ситуация постепенно улучшается». И получать таким образом силы и вдохновение для дальнейшего движения вперед и решения новых задач.

А когда появляется удобный момент, чтобы ненавязчиво рассказать о своих успехах генеральному директору, при помощи этого файла можно очень быстро освежить в памяти то, что было сделано.

После того как вы выбрали задачу, которой будете заниматься, необходимо тщательно проанализировать истинные причины ее возникновения. Если на этом этапе допустить ошибку, то все дальнейшие действия будут бесполезны.

Например, вы задаетесь вопросом: «Почему не все счета-фактуры приходят вовремя?» Кто виноват? Поставщик или наш снабженец? Допустим, мы определили, что это вина поставщика. Тогда следующий шаг – понять, что ему мешает работать так, как нам нужно. Расписываем варианты и по каждому из них продумываем решения. Если поставщику просто лень, на просьбы он не реагирует и в списке «контрагентов, от которых зависим мы» его нет, то мы просим руководителя отдела снабжения найти более адекватного поставщика. Если счета-фактуры теряются где-то по дороге, то нужно совместными усилиями придумать способ передачи, при котором риск утери минимален. И так далее.

Ниже приведен пример анализа и разрешения ситуаций.

1. Взаимоотношения со смежными отделами

1.1. Отдел снабжения

1.1.1. Оформление договоров с поставщиками

Проблема:Не все договора проходят перед подписанием через бухгалтерию, хотя бухгалтерия приказом генерального директора включена в состав визирующих подразделений.

Решение:Установление контрольной функции в канцелярии – канцелярия не ставит печать компании на договор, если на этом договоре отсутствует виза бухгалтерии.