Павел Меньшиков - Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

1.1.2. Оформление счетов-фактур

Проблема:Счет-фактура не приходит вовремя или вообще не приходит.

Случай 1.Есть все документы кроме счета-фактуры.

Решение:

1) к счету 19 привязывается справочник «Возможность предъявить НДС к зачету» (статья «нет счета-фактуры»), а также справочник «Ответственный отдел» (значение «отдел снабжения»);

2) настраивается отчет по незачтенным суммам НДС на текущую дату в разрезе ответственных отделов;

3) устанавливается персональная ответственность за истребование документов у поставщиков и сроки истребования (увязывается с системой мотивации).

Случай 2.Нет вообще никаких документов

Решение:

1) открывается субсчет 60.03 «Неотфактурованные поставки», к которому привязывается аналитика «Ответственный отдел»;

2) настраивается отчет на текущую дату по субсчету 60.03 в разрезе ответственных отделов;

3) устанавливается персональная ответственность за истребование документов у поставщиков и сроки истребования (увязывается с системой мотивации).

1.1.3. Своевременное закрытие накладными (актами) авансов выданных

Проблема:Авансы, выплаченные поставщикам, висят и не закрываются в течение длительного периода времени. Процесс неуправляемый.

Решение:

1) к субсчету 60.02 «Авансы выданные» привязываются справочники «Контрагент», «Договор», «Документ», «Ответственный отдел»;

2) настраивается отчет по незакрытым авансам выданным, который можно формировать на любую (например, текущую) дату;

3) устанавливаются нормативные сроки закрытия авансов (в соответствии с условиями договоров) и персональная ответственность за своевременное закрытие авансов поставщиков (увязывается с системой мотивации).

И здесь есть одно очень важное правило: если задача слишком сложная, необходимо разбить ее на несколько более мелких подзадач. Предлагаю в качестве нормативного времени на выполнение одной задачи срок не более одной недели. Если опасаетесь, что за неделю ту или иную задачу выполнить будет сложно, обязательно разбейте ее как минимум на две части.

Например, бухгалтеру-кассиру Петровой нужно написать инструкцию на свое рабочее место. Учитывая постоянные отвлечения на текущую работу, сделать это за неделю будет непросто. Поэтому мы разбиваем инструкцию на две части: 1) в части оформления приходных кассовых ордеров; 2) в части оформления расходных кассовых ордеров.

Почему не дольше, чем одна неделя? Потому что лучше маленькими шагами, но вперед. Пусть маленькая задача – но зато решенная до конца. Кроме того, на выполнение небольшой задачи проще морально настроиться.

Справились с проблемой – констатируете: «Все, этот вопрос решен. Перехожу к другой задаче».

Очень важно, чтобы не приходилось потом постоянно возвращаться к уже, казалось бы, решенным проблемам. Это происходит из-за того, что мы что-то не учли, где-то не додумали, оставили какую-то лазейку. Поэтому старайтесь решать проблемы так, чтобы в будущем даже мышь не смогла проскочить.

Например, менеджеры отдела продаж вводят в справочник «Контрагенты» своих покупателей. И начинается: «ООО «Строймаркет», Строймаркет ООО, просто Строймаркет, Строй Маркет, Строй-маркет, Сроймаркет (букву случайно пропустили или, наоборот, поставили лишние пробелы). А потом как бухгалтерии взаиморасчеты сводить, акты сверок делать? Это ужас какой-то!

И забрать у них функцию ввода новых поставщиков в справочник тоже нельзя, потому что бизнесу мешать нельзя, бизнесу надо помогать. Можно, конечно, забрать эту работу у менеджеров и поручить одному бухгалтеру. Ошибок будет на порядок меньше. Но что вся компания будет делать, когда этот бухгалтер вдруг заболеет или в отпуск уйдет? Чтобы отгрузить продукцию, нужно оформить отгрузочные документы. Они распечатываются только из информационной системы, значит нужно ввести нового контрагента. И что, пока бухгалтер болеет, все отгрузки прекращаются? Конечно же, нет.

Функция ввода остается за менеджерами, однако для устранения проблемы с ошибками реализуется ряд мер:

1. Разрабатывается шаблон названия. То есть сначала идет название, затем – организационно-правовая форма (ОПФ). Строймаркет ООО. И никак иначе. Чтобы менеджеры придерживались этого правила, в карточке контрагента делается два поля: «Название» и «ОПФ». Эти поля настраиваются как обязательные для заполнения, то есть без указания, например, ОПФ карточка просто не сохранится. Менеджер заполняет эти поля в произвольном порядке, и уже сама информационная система выстраивает итоговое полное название в правильном виде. Эта мера снижает проблему, допустим, на 80 %, но другие ошибки все равно остаются.