Андрей Гартвич - «Упрощенка» с нуля. Налоговый самоучитель

Приведенная здесь справка-расчет не является унифицированным документом. Налогоплательщик имеет право использовать самостоятельно разработанные документы, предварительно утвердив их формы.

Реализацию методов ФИФО и ЛИФО мы не рассматриваем, поскольку она сложна алгоритмически. Для применения этих методов целесообразно вести учет товаров с помощью компьютерных программ. В частности, можно использовать программу «1С: Бухгалтерия», которая также выпускается в варианте «1С: Упрощенка».

Федеральная налоговая служба и государственные внебюджетные фонды имеют право проверять хозяйственную деятельность налогоплательщика за последние три года. Поэтому документы, подтверждающие доходы и расходы, следует хранить как минимум в течение этого срока.

На многие виды документов законодательно установлены более длительные сроки хранения.

Налогоплательщик может организовать систему хранения документов по своему усмотрению. Тем не менее упомянем некоторые архивные правила, которые целесообразно соблюдать при хранении документов.

• Документы одного вида группируются в так называемые дела, то есть папки. В одно дело группируются документы одного периода – месяца, квартала или года. По завершении периода дело закрывается, что означает запрет на добавление в него новых документов.

• На обложке папки должны быть указаны наименование налогоплательщика и дела, его порядковый номер с начала года, дата его открытия и закрытия, срок его хранения после закрытия.

• Дело содержит опись хранящихся в нем документов.

• Документы следует помещать в дело в определенном порядке, например в хронологическом. Приложения присоединяются к документам, к которым они относятся, независимо от даты их составления.

Налогоплательщик имеет право использовать унифицированные формы документов (то есть формы документов, утвержденные государственными органами) или самостоятельно разработанные формы документов. В форме документа должны быть предусмотрены следующие обязательные сведения – реквизиты:

• наименование документа;

• дата составления;

• наименование налогоплательщика;

• содержание хозяйственного события;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• фамилии и должности ответственных лиц;

• личные подписи указанных лиц.

Самостоятельно разработанные формы следует утвердить внутренним распорядительным документом.

Расходами признаются обоснованные затраты, которые оправданы экономически. То есть затраты должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение доходов.

К сожалению, в законодательстве отсутствуют конкретные критерии экономической обоснованности и экономической оправданности расходов. Следовательно, понятие обоснованность является оценочной категорией. Правомерность оценки расходов как обоснованных часто является причиной споров налогоплательщиков с налоговыми органами, которые выносятся в арбитражные суды.

Однозначно признанным является следующий критерий. Расход является обоснованным и экономически оправданным, если он связан с предпринимательской деятельностью налогоплательщика.

Направленность затрат на получение доходов не означает, что затраты в дальнейшем обязательно должны быть подтверждены полученным доходом. Предпринимательская деятельность сопровождается рисками.

Так, затраты на приобретение циркулярной пилы будут признаны оправданными экономически, если среди видов деятельности, которыми занимается налогоплательщик, указана деревообработка. Но если налогоплательщик занимается разработкой и поддержкой сайтов, то циркулярную пилу не удастся признать экономически оправданным приобретением.

Затраты на приобретение грузового автомобиля будут признаны обоснованными, если налогоплательщик занимается грузовыми перевозками и у него есть соответствующая лицензия. Но если налогоплательщик занимается оптовой торговлей, то обоснованность приобретения грузового автомобиля может понадобиться доказывать в арбитражном суде.

При проверке экономической оправданности налоговая служба использует перечень видов расходов, который приведен в Налоговом кодексе применительно к УСН. Поэтому налогоплательщик не сможет доказать налоговой службе обоснованность расходов на приобретение легкового автомобиля для предпринимателя или руководителя предприятия, аргументируя тем, что владельцу бизнеса несолидно приезжать на деловые переговоры на общественном транспорте. Представительские расходы в упомянутом перечне не предусмотрены. Налогоплательщик также не сможет доказать налоговой службе обоснованность расходов на приобретение проездного билета для руководителя и даже для курьера, поскольку транспортных расходов в перечне тоже нет (там они упомянуты только как составная часть командировочных расходов).