Карен Лиланд: Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

Для начала удалите все письма, которые вам больше не требуются (не забудьте очистить папку «Спам»). На вашем компьютере наверняка достаточно места, чтобы хранить целое собрание Библиотеки Конгресса, поэтому так привлекательна мысль пропустить этот шаг. Но помните: чем больше порядка в почте, тем меньше времени вы тратите на поиск информации.

Следующий шаг – организовать систему папок, которая позволит относительно легко находить старые сообщения. Можно воссоздать в почте те же папки, которые используются для организации рабочих документов. К примеру, если вы структурируете бумаги по именам заказчиков, так же стоит поступить и с папками в электронной почте. Если вы распределяете их по датам, назовите папки соответствующим образом.

Сколько раз вы возвращались к одному и тому же письму (смотрели, открывали, перечитывали), а затем переключались на другую задачу, ничего не сделав с предыдущей? Как только вы приведете почтовый ящик в порядок, не позволяйте новым письмам его нарушить. Не откладывайте работу с письмом, не ждите, что оно само себя прочитает и напишет ответ. Алан Лакейн в своей известной книге «Искусство успевать» [5] Лакейн А. Искусство успевать. – М.: Агентство «ФАИР», 1996. рекомендует обращаться к каждому документу только раз. Тот же принцип распространяется и на письма. Простое решение – обрабатывать каждое письмо, когда оно поступает, предпринимая одно из следующих действий.

Если из письма следует, что от вас требуется какое-либо действие и его можно выполнить за разумное время (не более пяти минут), приступайте сразу. Если мгновенный ответ невозможен, выделите письмо или переместите в папку «В работе», чтобы оно не потерялось и не осталось без ответа. Если для задачи требуется больше времени (от 15 минут), откройте календарь и назначьте конкретный день. Будьте осторожны, не создавайте слишком длинный список дел на будущее. Дважды в неделю просматривайте его, выполняйте задачи и не позволяйте папке «В работе» разрастись до огромных размеров.

Если подходящей папки еще нет, создайте ее. Тогда вы сможете собирать в ней письма из одного и того же источника, от одного клиента, по одному проекту или одной теме.

Иногда приятно выбросить стопку старых журналов, которые лежали дома полгода. Точно такие же чувства вызывает решение ничего не делать с несущественным письмом. Если мысль об удалении сообщения, которое может пригодиться в будущем, наводит на вас ужас, то, чтобы принять окончательное решение, спросите себя:

● В этом письме есть важная информация, которую я смогу использовать сейчас или в будущем?

● Это письмо относится к важному проекту, цели или задаче, над которыми я сейчас работаю?

● Это письмо содержит информацию, которую важно сохранить из юридических, налоговых и тому подобных соображений?

Если задачу из письма можно передать кому-нибудь другому, перешлите его как можно скорее. Если вы беретесь за ее выполнение сами, но хотите включить в переписку кого-то еще, перешлите письмо сейчас и не откладывайте.

Наконец, не переходите в режим «Игнорировать», когда приходят новые сообщения. Все, что долго лежит в папке «Входящие», сливается в общую массу, отнимает умственные силы и забивает почтовый ящик.

Продуктивность в цифровом мире можно повысить, если знать, как писать электронные письма. Это позволит добиться желаемых результатов и сэкономить время себе и окружающим. Сделать это помогут несколько приемов.

По данным опроса компании ClickZ, 60 % людей дочитывают письмо только до половины. Чтобы ваши письма не угодили в число тех, которые не дочитали от скуки, уберите все лишнее и переходите к самой сути. В качестве примера рассмотрим письмо. Версия до редактирования:

Меня поразила и вдохновила наша встреча, проведенная два дня назад, по поводу новых систем, которые планируется ввести в эксплуатацию весной следующего года. Мне кажется, все, кто на ней присутствовал, хорошо подготовились и понимали специфические вопросы, связанные с процессом интеграции. Как мы и говорили на встрече, только совместными усилиями мы сможем предугадать возможные проблемы и справиться с ними по мере их появления. С нетерпением жду следующей встречи, которая назначена на пятницу, 27-е число в 9:30.