Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

Мы уже рассказывали, как взять под контроль вещи, бумаги, цели, приоритеты и даже режим сна. Но ни один уважающий себя автор, который пишет об управлении временем, не может пройти мимо советов о жизни в сети – по крайней мере с точки зрения тайм-менеджмента.

В современном мире онлайн-жизнь включает в себя отбор, сортировку, организацию и контроль огромного количества информации, в том числе электронной почты, социальных сетей и файлов на компьютере.

По данным исследования Microsoft, американцы в среднем проводят семь часов в день за компьютером. Опрос компании Accountemps показал, что на поиск информации работники тратят по шесть недель в год.

Статистические данные могут показаться не связанными между собой. Но это не так. Люди часто ищут что-то на компьютерах. Сколько времени на прошлой неделе вы потратили на то, чтобы найти файл, затерявшийся где-то в ноутбуке?

Мучительный поиск нужного контракта с клиентом подталкивает к мысли, что в периодической уборке нуждаются не только шкафы, но и папки на компьютере. Приведем несколько проверенных способов усовершенствовать жизнь онлайн и освободить больше времени в процессе.

За последние годы объем памяти в компьютерах увеличился во много раз, поэтому вопрос хранения файлов стоит не так остро – в отличие от дурной привычки забивать пространство информацией без разбора. Делимся несколькими способами сохранить порядок на жестком диске.

● Удалите старые ненужные черновики документов, у которых есть обновленная версия.

● Удалите файлы, в которых содержится неактуальная информация.

● Удалите пустые папки, которыми никогда не пользовались.

● Разберитесь с папками, у которых разные названия, но одинаковое содержимое.

● Удалите сотни (или даже тысячи) лишних фотографий из последней поездки.

Избавившись от старого и ненужного, можно приступать к созданию логичной системы.

Попробуйте воспроизвести систему хранения бумажных документов. Чем больше основные папки и категории напоминают привычную нецифровую систему, тем легче искать и сохранять различные документы.

В дополнение к этому создайте на рабочем столе папку «В работе» или «Текущее», чтобы сохранять там все, над чем вы работаете в данный момент, и иметь к этому легкий доступ. Пусть в основном компьютер и служит архивом, но в этой папке можно держать последнюю информацию и проекты.

Наконец, организуйте и обновите закладки в браузере. Там тоже может быть сохранено огромное количество ссылок без особой структуры. Воспользуйтесь возможностями браузера, чтобы создать папки с понятными названиями, которые можно объединить и наполнить закладками.

Для многих папка «Входящие» стала полигоном задач, которые необходимо выполнить. Начните уборку в почтовом ящике с удаления старых ненужных писем. Затем опустошите корзину.

Из-за того, что у многих достаточно места для хранения писем, этот шаг часто пропускают. Однако по собственному опыту можем сказать: чем больше человек стремится держать почту в порядке, тем меньше времени ему требуется на поиск необходимой информации.

Организуйте систему хранения электронных писем. Один из способов – создать папки по категориям, которые используются для работы. К примеру, если обычно вы организуете работу по клиентам, в названиях папок укажите их имена. Если по продукту, упомяните его название.

Наконец, не стоит попадать в ловушку и игнорировать файлы на компьютере. Это та же самая ситуация, что с ящиками, шкафами и даже целыми комнатами: в беспорядке они превращаются в черную дыру и начинают высасывать энергию. Случайные файлы всплывают то здесь, то там, и в памяти компьютера остается множество хлама.

Если вам когда-нибудь приходилось искать что-то конкретное в захламленном шкафу, вы знаете, сколько времени и сил это отнимает. Продираться через коробки со старьем, стопки бумаг, мелочи со свадьбы тетушки Милдред – всё это съедает минуты и часы, а еще проверяет терпение на прочность. Беспорядок в папке «Входящие» способен вызвать те же эмоции и так же вывести из себя. Потратив несколько минут и наведя порядок сейчас, вы сохраните в 10 раз больше времени в будущем.

В работе с почтовым ящиком – два направления. Первое – удалить ненужные письма и рассортировать по категориям оставшиеся. Второе – распределять новые письма при их поступлении.