Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

● Если Ким не понимает, что конкретно от нее требуется, она может потратить много времени (в том числе после окончания рабочего дня) и составить документ на 100 страниц, при этом отодвинув более важный проект. А может отправить пару коротких электронных писем. Как бы то ни было, вы не получите то, что действительно нужно. Большинство коллег не умеет читать мысли. Иногда у них получается угадать ваши желания, но все же стоит с самого начала изложить задачу максимально четко. Например: «Рэна, на следующей неделе я выступаю на конференции, и мне нужен обзор нового продукта от научно-исследовательского отдела. Объем – две страницы» .

● Временны́е рамки. Конкретные временны́е рамки, о которых вы договорились с человеком, гарантируют, что вы получите желаемое в подходящие сроки. Представьте, что вы говорите: «Ким, мне нужны итоговые показатели продаж за третий квартал как можно скорее» .

● Эту просьбу можно трактовать по-разному: для одного человека «как можно скорее» значит «на следующей неделе», а для другого – «как только я закончу со всеми своими делами». Правильнее будет сказать так: « Рэна, мне нужны итоговые показатели продаж за третий квартал завтра к обеду».

● Дополнительная информация.Обращаясь к человеку с просьбой, не думайте, что он знает все, что знаете вы. Скажем, Джилл отправляет Майку, коллеге-бухгалтеру, письмо: «Мне нужна оплата по счету-фактуре к концу недели».

● Майк не получил от Джилл подробностей, поэтому ему приходится их искать, что приводит к недельной задержке. Та же просьба, но со справочной информацией, была бы сформулирована так: « Майк, мой счет-фактура (№ 3421 на сумму $651,23) был принят 15 марта 2020 года. Из-за внутренней ошибки в бухгалтерии оплата вовремя не прошла. Получится оплатить до конца этой недели?»

Инертные разговоры кардинально отличаются от эффективных. Из-за них время на рабочем месте тратится впустую: в центре внимания – мнения людей, при этом решить вопрос никто не пытается. Можно выделить четыре типа таких бесед. Будьте осторожны! Они уведут вас с пути продуктивности.

● Разговоры о несбыточных желаниях, «а вот если бы». Они обычно ни к чему не приводят. Например: «Каждый квартал инвентаризация, и каждый раз требуют, чтобы я укладывался в жесткие сроки. Вот бы процесс стал проще!»

● Осуждения. Они позволяют выпустить пар – и ничего более. Время от времени все высказываются с осуждением, но такие разговоры не выливаются ни во что хорошее. Например: «На прежнем месте была нормальная инвентаризация. Там действительно хорошо в этом разбирались. Не то что здесь».

● Нытье. Не путайте его с жалобами. В отличие от грамотной жалобы, нытье ситуацию не изменит. Например: «Ненавижу процесс инвентаризации. С каждым разом легче не становится. Бесят программы, которыми приходится пользоваться. С этим всем надо что-то делать, а то жду конца квартала с ужасом».

● Разговоры о текущем положении. Если вы когда-нибудь были на собрании, где шло активное обсуждение, но ничего существенного не происходило, у вас наверняка возникал вопрос: «А о чем, собственно, спор?» Это бесполезный и выматывающий тип инертных разговоров. В отличие от мозгового штурма, после которого начинается работа, такие обсуждения ведут лишь для того, чтобы сохранить текущее положение дел.

Вы стоите у кулера в офисе, никого не трогаете. Вдруг к вам подходит коллега и просит организовать развлечения на пикнике, который компания устраивает в следующем месяце. Пикник как раз между предстоящим выступлением в администрации города и ежегодным приездом тетушки, поэтому стоило бы сказать «нет». Вы открываете рот, чтобы сказать «Прости. Я бы рад помочь, но не выйдет», но вместо этого произносите: «Ладно, помогу».

«Нет». Это простое слово будет легче произносить, если вы научитесь соглашаться на нужное и отказываться от ненужного. Понимание трех ловушек согласия и выхода из них упростит задачу.

На Хеллоуин дети ходят по домам и собирают конфеты. У каких-то из соседей всегда самые вкусные сладости – к ним нужно обязательно успеть зайти. Повзрослев, мы тоже боимся что-то пропустить, поэтому соглашаемся из страха, что отказ – это упущенная возможность «успеть съесть самые вкусные конфеты».

Умное решение:если хочется согласиться, но время неподходящее, предложите другой вариант или договоритесь сделать это потом: