Карен Лиланд - Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

Разбивайте задачу, когда:

● она кажется неподъемной;

● вы откладываете работу над ней;

● вы пять раз передвигали ее в календаре;

● мысль о ее выполнении вызывает слезы.

Суровая правда звучит так: «Никто, даже самые продуктивные люди и несравненные гуру тайм-менеджмента, не может сделать за день всё, что было запланировано, – за исключением редких случаев». Так устроена работа. Несмотря на всю подготовку и благие намерения, некоторые пункты плана на день приходится передвигать на завтра.

Представьте, что в списке дел стоит задача с самым высоким приоритетом: перезвонить клиенту по поводу недавнего счета. Вы пытались дозвониться до него, но он не брал трубку. Потом он перезвонил, но у вас была деловая встреча за обедом. Чехарда продолжается, а вам пора идти на совещание, которое продлится до конца рабочего дня. Вы предпринимаете последнюю отчаянную попытку, тоже безуспешную, вы сдаетесь и передвигаете звонок на завтра.

В этот момент у вас два варианта действий. Можно расстроиться из-за того, что дело не удалось закончить, начать критиковать себя и стыдиться, что пришлось сдвинуть задачу на следующий день. А можно – иначе взглянуть на понятие «готово».

У слова «готово» в словаре есть разные синонимы: «сделано», «закончено», «завершено» и т. д. Традиционный подход к определению подразумевает, что вы успешно дошли от точки А в точку Б. Сделано. Finito.

Но такую узкую и ограниченную трактовку можно расширить, а ряд синонимов – дополнить. Тогда это позволит создать ощущение завершенности даже для тех дел, которые закончены не были.

Кажется, здесь какое-то противоречие? Вовсе нет. У вас не получилось закончить все задачи из списка, но можно отметить, что вы всё же выполнили какие-то пункты плана, так как знаете, что еще предстоит сделать. Дальнейшие действия исходят из вашего решения и ответов на вопросы: «Я займусь этим прямо сейчас? Ладно. Готово. Я передам эту задачу кому-то другому? Отлично. Передаю – и готово. Я откажусь от этой задачи? Справедливо. Вычеркиваю и считаю выполненной. Я перенесу ее? Здорово. Сдвигаю на другой день, неделю или месяц – и со спокойной душой иду отдыхать, зная, что дело запланировано на будущее».

Делегированные или перенесенные задачи обычно требуют дополнительных действий, пока не будут завершены или отменены. Но на сегодня их можно считать готовыми, потому что следующий шаг известен. Если же игнорировать задачу и не принимать решений по дальнейшим действиям, чувства завершенности это не принесет.

Если ввести в поисковую систему запрос «инструменты тайм-менеджмента», появится огромное количество статей, в которых идет речь о постановке целей, приоритетах, организации и делегировании. ОК! Все это – важные аспекты грамотного управления временем. Но не менее важно сосредоточиться на не столь очевидных способах улучшить отношения со временем и понизить уровень стресса.

Мы дадим вам шесть полезных советов, которые зачастую остаются незамеченными.

Для бизнеса разговор – то же самое, что двигатель для автомобиля. Продавец общается с покупателем по телефону, сотрудник решает проблему клиента, руководитель проводит мозговой штурм с подчиненными. Без этого все стоит на месте. Но при этом многие беседы на работе ни к чему не приводят. Понимание того, какие виды разговоров подталкивают к дальнейшим действиям, – критически важный навык для успешной работы.

Обычно в эту категорию попадают беседы, в которых содержится просьба или требование. В зависимости от того, как предпочитает работать собеседник, просьбу можно выразить по-разному.

● Более конкретно: «Ким, мне нужно, чтобы ты пришла завтра к 7:30, тогда мы закончим инвентаризацию к обеду. Сможешь прийти?»

● Менее конкретно: «Рэна, мне кажется, я не успею закончить инвентаризацию к завтрашнему дню. Поможешь?»

Прямые и четкие запросы приводят к более рациональному использованию времени: всё оговаривается заранее, и задача, скорее всего, будет выполнена в срок. Чтобы формулировка оказалась удачной, включите в нее следующие пункты:

● Конкретные результаты.Просьба, которая сформулирована без подробностей, способна привести к потере времени, сил и денег. Например, вы просите: «Ким, на следующей неделе я выступаю на конференции, и мне нужна вся информация от научно-исследовательского отдела, которую удастся достать».